Beim Thema E-Rechnungen trennt sich bei Buchhaltungssoftware die Spreu vom Weizen. Ein gutes Programm kann mehr, als elektronische Rechnungen zu erstellen und darzustellen. Es sorgt für Sicherheit, prüft und unterstützt beim praktischen Umgang mit E-Rechnungen. So wird es im Arbeitsalltag Deines Unternehmens zur echten Erleichterung.
Du suchst nach einem Programm für Deine Buchhaltung, das mit E-Rechnungen souverän zurechtkommt? Dann darf diese Funktionalität nicht nur ein nachgeliefertes Add-on sein. Dein alltäglicher Umgang mit E-Rechnungen sollte bei der Planung der Software konsequent mitgedacht worden sein.
Das zeigt sich an umfassenden, praktisch nutzbaren Unterstützungsfunktionen. In diesem Beitrag zählen wir wichtige Anforderungen auf. Sie entscheiden darüber, ob sich eine Buchhaltungssoftware in Deinem Arbeitsalltag wirklich bewährt.
Manche Programme wurden nur punktuell erweitert, um Mindestanforderungen einzuhalten. Sie stoßen schnell an ihre Grenzen. Im Idealfall beruhen die E-Rechnungsfunktionen der Software auf einem durchgängigen Konzept, das von der Erstellung oder Erfassung über die Prüfung bis zur Verarbeitung und Auswertung reicht und auch die Archivierung umfasst.
Oft denkt man zuerst an die Rechnungserstellung. Manuell betrieben bindet diese Routineaufgabe tatsächlich viel Zeit. Deshalb sorgt eine effiziente Erstellung von E-Rechnungen für wirkungsvolle Arbeitserleichterung. Doch darüber sollte man die Eingangsrechnungen nicht vergessen.
Gerade dort punkten Buchhaltungsprogramme mit guter E-Rechnungsfunktionalität. Es kommt darauf an, dass die XML-Daten eingehender E-Rechnungen automatisch, vollständig und vor allem problemlos ausgelesen und geprüft werden. Das ermöglicht Effizienzgewinne, da die Angaben direkt weiterverarbeitet und in eigenen Prozessen genutzt werden können.
Dazu kommt die Compliance: Schon jetzt müssen alle Unternehmen auf eingehende E-Rechnungen vorbereitet sein. Spätestens ab 2027 sollten Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen versenden können, ab 2028 auch die meisten kleineren Unternehmen.
Doch das ist nur die Pflicht. Die Kür erfüllt eine Software, wenn sie Rechnungsinformationen selbst aus unstrukturierten Rechnungsformaten erfasst. Ein leistungsfähiges Buchhaltungsprogramm scannt Papierrechnungen und als Grafik eingehende PDF-Rechnungen, erfasst die Rechnungsangaben und stellt sie zur digitalen Weiterverarbeitung bereit.
Im Geschäftsalltag ist vor allem das auch für Menschen lesbare Format ZUGFeRD für E-Rechnungen verbreitet. In bestimmten Fällen wird dagegen das rein XML-basierte Format XRechnung verlangt, etwa bei öffentlichen Aufträgen. Eine taugliche Rechnungsverwaltung ermöglicht Dir den Zugriff auf beide Formate. Sie kann XRechnungen wie auch ZUGFeRD-Rechnungen sowohl erstellen als auch einlesen.
Das ist wichtig. Schließlich willst Du in der Lage sein, Deine ausgehenden Rechnungen an die Vorgaben Deiner KundInnen anzupassen. Und Du möchtest Eingangsrechnungen ohne Zusatzaufwand formatunabhängig prüfen und erfassen.
Wenn ein Buchhaltungsprogramm Dich mit der Überprüfung der Rechnungsdokumente allein lässt, ist es wenig praxistauglich. Die Struktur der Datei ist fehlerhaft? Eine professionelle Rechnungssoftware erkennt diesen Fehler, bevor eine eingehende E-Rechnung abgespeichert und bezahlt oder eine Ausgangsrechnung verschickt wird. Die automatische Validierung aller eingehenden und ausgehenden E-Rechnungsdokumente anhand der einschlägigen Norm EN 16931 sollte fester Bestandteil der Softwarefunktionalität sein. Mit externen Validierungstools hantieren zu müssen ist ebenso fehleranfällig wie umständlich.
Natürlich darf sich die automatische Überprüfung nicht auf die formelle Struktur beschränken. Die Software sollte Dir auch einen Hinweis auf fehlende oder unplausible Rechnungspflichtangaben geben, von der Steuernummer bis zum Leistungszeitraum. Im Optimalfall gleicht sie zudem Informationen wie Namen und E-Mail-Adresse mit den hinterlegten Stammdaten ab. Leistungsfähige Programme dokumentieren die Überprüfung zudem in einem Prüfprotokoll, das zusammen mit dem Rechnungsdokument archiviert wird. Das hilft beim Nachvollziehen möglicher Fehler und dient als Nachweis gelebter Compliance.
Eine Buchhaltungssoftware, die Validierung und intelligente Fehlerhinweise umfasst, bietet Dir deutlich mehr Bedienkomfort. Darüber hinaus leistet sie einen wichtigen Beitrag zu einer GoBD-konformen Buchhaltung und verhindert, dass Rechnungsmängel für unangenehme Momente mit GeschäftspartnerInnen sorgen.
Die Norm EN 16931, die E-Rechnungen EU-weit definiert, sieht eine Vielzahl maschinenlesbarer „BT-Felder“ vor. Das sind festgelegte Felder für „business terms“ beziehungsweise Geschäftsbegriffe. Längst nicht alle Rechnungsprogramme nutzen die BT-Felder in ihrer gesamten Bandbreite aus. So verschenken sie Potenzial für effizientere Buchhaltungsprozesse.
So sieht die E-Rechnungsnorm beispielsweise das BT-Feld 13 für eine Bestellreferenz vor. Eine Software, die die Verwaltung von Bestellnummern in Rechnungen unterstützt, erleichtert den Arbeitsalltag in der Buchhaltung enorm. Das fehleranfällige, umständliche Eintippen wird durch automatische Erfassung und Verarbeitung ersetzt.
Ein professionelles E-Rechnungsprogramm ermöglicht Dir weitgehende Automatisierung: im Finanz- und Rechnungswesen selbst, in angrenzenden Aufgabengebieten wie dem Controlling und in der Zusammenarbeit mit Dritten wie Deinem Steuerbüro. Dafür muss die Software eine der Norm entsprechende Datenbasis gewährleisten.
Im Buchhaltungsalltag bist Du oft mit besonderen Rechnungen konfrontiert. Dazu gehören zum Beispiel Gutschriften, Reverse-Charge-Rechnungen, Sammelrechnungen, Vorausrechnungen sowie Abschlags- und Schlussrechnungen.
Dein E-Rechnungsprogramm sollte auch damit zurechtkommen. Es muss die korrekte Erfassung oder Erstellung selbst in diesen Fällen gewährleisten und auch solche Rechnungen verlässlich prüfen.
Ein weiteres Qualitätsmerkmal bei Buchhaltungssoftware sind laufende, zeitnahe Anpassungen und Updates. Die E-Rechnungs-Norm EN 16931 wurde bereits zweimal überarbeitet. Die letzte, sehr umfassende Aktualisierung fand im Frühjahr 2026 statt.
Seitdem lassen sich nun beispielsweise Sammelrechnungen über mehrere Bestellungen und Lieferungen hinweg in einer E-Rechnung sauber abbilden. Außerdem wurde die Zahl der verfügbaren BT-Felder (siehe oben) deutlich erhöht. Gut gepflegte Programme integrieren solche Änderungen zeitnah in ihren Funktionsumfang.
An eine E-Mail angehängte Dateien können unterwegs abgefangen und manipuliert werden. Schon deshalb bevorzugen viele Unternehmen den Download von Rechnungen gegenüber der Zusendung. Zu einer professionellen digitalen Buchhaltung gehört die Möglichkeit, E-Rechnungen auf einer geeigneten, sicheren Plattform zum Abruf bereitzustellen. Das bietet die Möglichkeit, die Rechnungsdokumente und die Zugriffsberechtigungen zentral zu verwalten.
Außerdem ist ein Abruf für Deine KundInnen komfortabler. Diese Funktionalität wird häufig übersehen. Sie ist jedoch ein wichtiger Schritt zu umfassender Kundenorientierung. Das gilt ganz besonders, wenn die Plattform den Abruf im jeweils gewünschten E-Rechnungsformat zulässt.
Wichtig für die Rechtssicherheit Deines Unternehmens: Jede ausgehende und eingehende E-Rechnung muss verlässlich aufbewahrt werden. Dabei wird die Speicherung der XML-Daten gefordert. Außerdem sollte die Archivierung gewährleisten, dass alle E-Rechnungen jederzeit abrufbar, vor Manipulation und Verlust geschützt und über die volle Aufbewahrungsfrist hinweg verfügbar sind.
Eine vollständige Archivierung mit garantiertem, leichtem Zugriff wird bei einer Betriebsprüfung wichtig. Daneben werden E-Rechnungen später vielleicht für Reportings, Auswertungen oder Recherchen benötigt. Auch diese Aufgaben werden durch eine sinnvolle Archivierung enorm erleichtert. Die technische Lösung für E-Rechnungen sollte deshalb ein zeitgemäßes Dokumentenmanagement samt Archivlösung unterstützen.
Du suchst ein Buchhaltungsprogramm, das die rechtlichen Anforderungen an E-Rechnungen umsetzt und Dir hohen Bedienkomfort sowie nützliche Funktionen bietet? Eine Software, die Dich beim Erstellen und beim Empfang von E-Rechnungen unterstützt, vor Fehlern bewahrt und die verlässlich aktuell gehalten wird?
All das findest Du bei orgaMAX Buchhaltung. Das Programm integriert sich nahtlos in Deine Alltagsabläufe. Es punktet mit hilfreichen Unterstützungsfunktionen, automatischen Prüfroutinen und großer Flexibilität. Außerdem bietet es eine starke Dokumentenlogik, die Dir das Durchsuchen und das Archivieren von Rechnungsdokumenten leicht macht. Klingt interessant? Du kannst orgaMAX Buchhaltung kostenlos testen!
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