Viele neue Unternehmen und wachsende Teams starten ihre Buchhaltung mit Word, Excel und PDF-Dateien. Auf den ersten Blick ergibt das auch Sinn. Bei der Gründung ist das Geld meistens knapp. Die Zahl der Aufträge und Bestellungen ist überschaubar. Excel & Co. sind als Werkzeuge vertraut und erfordern keine Einarbeitungszeit.
Warum also extra eine Buchhaltungssoftware anschaffen? Aus drei großen und vielen kleinen Gründen! Jeder davon wird drängender, je länger Dein Unternehmen besteht. Du machst es Dir selbst leichter, wenn Du bald auf eine professionelle Auftrags- und Rechnungsverwaltung umsteigst.
„Alles von Hand“ kostet Dich viel zu viel Zeit
Ein professionelles Buchhaltungsprogramm rechnet, speichert, verknüpft und archiviert für Dich. Es hat alle relevanten Zahlen und Informationen Deiner Buchführung in einer eigenen Datenbank gespeichert. Kontaktdaten, Kontonummern und andere Stammdaten Deiner KundInnen und Auftraggebenden sind jederzeit verfügbar und im Handumdrehen in Rechnung und Angebote eingebunden. Es kennt Deine verschiedenen Produkte oder Dienstleistungen, Deine Zahlungsbedingungen und Rabatte – Du musst nur noch auswählen. Umsätze, Buchungen, ausgehende und eingehende Rechnungen sowie bezahlte und offene Forderungen sind stets bequem im Blick.
Eine Buchhaltungssoftware speichert bei allen Umsätzen den Umsatzsteueranteil und addiert ihn zur laufenden Zahllast oder Vorsteuer hinzu. Die nächste Umsatzsteuervoranmeldung ist fast schon fertig – und dank der ELSTER-Schnittstelle direkt übermittelt.
Wenn Du mit Excel und Word arbeitest, musst Du Dir diese ganzen Informationen mühsam in Ordnern und Dokumenten zusammensuchen und selbst miteinander verknüpfen. Dort kannst Du nicht direkt vom Angebot zur Rechnung und weiter zur Überweisung in den Kontounterlagen springen und bekommst zur Zahlung auf dem Konto nicht direkt die passende Rechnung vorgeschlagen.
Man kann es auch kürzer sagen: Buchhaltung mit einer professionellen Software-Lösung spart Dir sehr viel Zeit. Du musst Beträge, Namen oder Rechnungspositionen nicht immer wieder neu schreiben. Fehler durch Hin- und Her-Kopieren fallen weg. Statt nach der korrekten Excel-Rechenformel zu suchen, kannst Du Dich auf Deine Arbeit und Deine KundInnen konzentrieren und Geld verdienen.
Die Eigenbau-Buchhaltung aus Bordmitteln wächst nicht mit
Deine Buchhaltung Marke Eigenbau funktioniert am besten, wenn Du ganz am Anfang stehst. Da genügt als Archiv noch ein einzelner Ordner. Aufträge und Belege hast Du im Kopf. Umsatzsteuer-Ausnahmen, Rechnungsstornos, Überzahlungen oder andere Sonderfälle sind noch nicht vorgekommen.
Das alles ändert sich bald genug. Und so fehlt nach einigen Jahren schlicht die Übersicht. Wieso wurde damals ein anderer Betrag bezahlt als berechnet? Warum war die Umsatzsteuer in diesem Fall ermäßigt? Wo ist das Angebot zu diesem Auftrag? Das Finden und Nachvollziehen zurückliegender Geschäftsvorgänge wird zur Detektivaufgabe.
Noch schlimmer wird es beim Abgeben der Buchhaltung an neue KollegInnen oder externe Dienstleistende. Außenstehende schaffen es kaum, sich in das gewachsene Durcheinander aus Dokumenten, Ordnern und Dateien einzuarbeiten. Und im Steuerbüro löst jeder Anruf von Dir Panik aus. So wird die Excel-und-Word-Buchhaltung leicht zur Fessel für Dein Unternehmenswachstum.
Dagegen wachsen Buchhaltungsprogramme mit. Sie speichern und berechnen, was anfällt. Je nach Bedarf kannst Du neue Funktionen und Erweiterungen buchen. Die Einarbeitung ist einfach. Unterm Strich spart Dir ein Umstieg auch deshalb Geld.
Fehlende Compliance: Buchhaltung mit Excel ist nicht GoBD-konform
Last but not least: Mit selbstgebastelten Lösungen aus Excel und Word erfüllst Du die Anforderungen nicht, die die Gesetze und das Finanzamt an Deine Buchhaltung stellen.
Das ist ein schwebendes Risiko: Bei einer Steuerprüfung kommen Deine Tabellenkalkulationen nicht gut an. Der Fiskus verlangt, dass Deine Bücher und Aufzeichnungen den GoBD entsprechen, den offiziellen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung in elektronischer Form“.
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Ein zentraler Teil dieser Anforderungen ist die revisionssichere Buchung und Speicherung. Buchungen und Buchungsunterlagen dürfen nach der Erfassung nicht mehr manipulierbar sein. Jede Änderung muss vom System erfasst und dauerhaft dokumentiert werden. Wenn Rechnungen, Belege oder Bestellungen nur als Office-Dateien vorliegen, lassen sie sich jederzeit ändern. Das gibt dem Finanzamt grundsätzlich das Recht, Deine Steuerlast zu schätzen – so, als hättest Du gar keine Buchführung.
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Buchhaltungssoftware sorgt für eine geordnete, nachvollziehbare und damit nachprüfbare Buchführung – auch das ist eine Anforderung der GoBD. Dagegen werden sich Betriebsprüfende kaum durch einen „digitalen Schuhkarton“ aus Excel-Tabellen, Grafikdateien mit Scans, Word-Dokumenten und E-Mails wühlen. Stattdessen droht auch deshalb die Schätzung.
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Ein professionelles Programm gewährleistet die Aufbewahrung aller Belege und Dokumente für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer. Ob ein Smartphone-Scan der Quittung im Durcheinander eines Dateiordners die erforderlichen acht Jahre übersteht, ist dagegen eher Glückssache.
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Ein weiterer zentraler Aspekt ist die E-Rechnung. Eingehende E-Rechnungen musst Du bereits jetzt akzeptieren. Ausgehende E-Rechnungen werden bei Unternehmenskunden je nach Umsatz 2027 oder 2028 Pflicht, außer für KleinunternehmerInnen. Eine korrekte E-Rechnung im vorgeschriebenen, maschinenlesbaren XML-Format ist mit Bordmitteln kaum zu erstellen. Dagegen gehört es zum Basisumfang jedes zeitgemäßen Buchhaltungsprogramms.
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Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt, dass Du die benötigten Informationen aus Deiner Buchhaltung digital bereitstellst oder ihm Lesezugriff darauf gibst. Auch daran scheiterst Du, wenn Du mit Word und Excel arbeitest. Selbst das Ausdrucken aller Unterlagen ist dann kein Ausweg: Eine digitale Buchhaltung muss GoBD-konform sein und kompatibel zu den vorgegebenen Schnittstellen des Finanzamts.
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Und dann ist da die Pflicht zu einer Verfahrensdokumentation: Du musst schriftlich festhalten, wie Buchhaltungsinformationen bei Dir erfasst und verarbeitet werden. Eine Software macht das einfach, denn ihre Programmabläufe liefern dafür ein Template. Über die Jahre gewachsene Arbeitsroutinen mit Excel-Dokumenten in eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation zu übersetzen, ist eine beträchtliche Herausforderung.
Fazit: Je früher Dein Unternehmen wechselt, um so einfacher wird der Umstieg
Zu hoher laufender Zeitaufwand, fehlende Skalierbarkeit der Abläufe, mangelhafte Compliance mit rechtlichen Vorgaben: Jedes dieser drei Problemfelder verschärft sich, je länger Du wartest.
Die Lösung ist einfach: Steig um auf ein professionelles, tausendfach bewährtes und leicht bedienbares Buchhaltungsprogramm wie orgaMAX Buchhaltung. Interesse? Unser kostenloser Guide für den Software-Einstieg macht den Umstieg einfach: Schau gleich rein!
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