Für Arbeitgeber: Mitarbeiter-Unterlagen müssen digitalisiert werden

Für viele der begleitenden Dokumente zum Lohnkonto gilt seit Jahresbeginn 2022 eine Digitalisierungspflicht: Arbeitgeber müssen Dokumente zu ihren Beschäftigten in elektronischer Form bereitstellen, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen danach fragen.

Die neuen Vorgaben lassen sich mit überschaubarem Aufwand bewältigen. Notfalls können Sie für die nächsten Jahre eine Befreiung beantragen. Kennen sollten Sie als Arbeitgeber die neuen Bestimmungen aber in jedem Fall, damit Sie Ihre Lohnbuchhaltung darauf ausrichten können.

Digitalisierungspflicht für viele Begleitunterlagen zur Lohnabrechnung

Eingeführt wurde die neue Digitalisierungspflicht durch eine Änderung der Paragrafen 8 und 9 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Sie trat zum 01.01.2022 in Kraft.

§ 8 Abs. 2 BVV listet auf, welche Dokumente nun „dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung“ zu stellen sind und welche er „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ hat. Leider findet sich in der Liste in vielen Fällen nur der Verweis auf andere Vorschriften. Zum schnellen Nachschauen ist sie daher wenig geeignet.

Unter anderem geht es um die Dokumentationspflicht in folgenden Konstellationen:

• Ausländische Arbeitnehmer legen Belege zur Staatsbürgerschaft vor.
• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Kindern weisen ihre „Elterneigenschaft“ nach.
• Für Mitarbeiter auf Geschäftsreise oder Arbeitseinsatz im Ausland wurde eine A1-Bescheinigung über den Sozialversicherungsschutz in Deutschland beantragt.
• Minijobber verzichten schriftlich auf das Abführen von Rentenversicherungsbeiträgen, machen Angaben zu weiteren Minijobs und informieren den Arbeitgeber über ihren Krankenversicherungsschutz.
• Kurzfristig Beschäftigte machen Angaben über weitere kurzfristige Jobs und über ihre Krankenversicherung.
• Werkstudenten weisen ihren Status mit Semesterbescheinigungen nach.
• Privat Krankenversicherte erklären schriftlich, dass sie trotz Erhöhung der Versicherungspflichtgrenze über ihr Gehalt hinaus oder trotz eines Wechsels in Teilzeit in der PKV bleiben wollen.
• Altersvollrentner legen ihren Rentenbescheid vor, damit der Arbeitgeber für sie keine Rentenversicherungsbeiträge abführt.
• Arbeitnehmer verzichten in einer förmlichen Erklärung freiwillig auf Lohn oder Gehalt, etwa in einer Unternehmenskrise oder im Rahmen einer Gehaltsumwandlung.
• In Branchen wie dem Baugewerbe, der Gastronomie, der Logistik oder dem Sicherheitsgewerbe müssen die Arbeitszeiten aufgezeichnet werden.

Die Liste ist nicht abschließend! Im Zweifel tun Sie als Arbeitgeber gut daran, die Digitalisierungspflicht großzügig auszulegen und lieber mehr als weniger Dokumente elektronisch vorzuhalten.

„Nur noch digital“ – was bedeutet das konkret?

Es ist nicht damit getan, alle Unterlagen, die auf Papier eingereicht werden, einzuscannen oder zu fotografieren und dann irgendwo abzuspeichern. Die Dokumente müssen nach den Grundsätzen der GoBD archiviert werden.

Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Veränderungen an den Dateien automatisch festgehalten werden, so dass das digitale Archiv revisionssicher ist. Außerdem sollte ein Betriebsprüfer die Logik der Ablage nachvollziehen können. Die Systematik muss also sachgerecht sein.

Die Sozialversicherungsträger stellen eine ganze Reihe weiterer Anforderungen. So muss jedes Dokument in einer eigenen Datei erfasst werden. Als Dateiformate sind neben PDF (ohne Skripte oder Formularfelder) nur bestimmte Grafikformate zugelassen (BMP, TIFF, JPG und PNG). Office-Formate wie .xlsx oder .docx sind nicht erlaubt.

Selbst die Länge der Dateinamen ist begrenzt: maximal zulässig sind 64 Zeichen. Außerdem werden sprechende Dateinamen verlangt, aus denen sich neben Art und Inhalt des Dokuments auch der Zeitraum und die Person ergeben, auf die es sich bezieht. Ein Beispiel wäre „semesterbescheinigung_barbara-beispiel_ws2022-2023.pdf“. Alternativ können Sie diese Angaben den Dokumentdateien auch in einer Tabelle oder in einem Textkommentar zuordnen. Hauptsache, ein Betriebsprüfer muss nicht jede Datei eigens öffnen, um herauszufinden, was sie enthält.

Signaturerfordernis

Für Unterlagen mit „Unterschriftenerfordernis“ besteht bei der Digitalisierung eine weitere Anforderung. Beispiele für Entgeltdokumente mit Unterschriftenerfordernis sind Lohnverzichtserklärungen von Arbeitnehmern oder Zeitarbeitsverträge.

Für sie ist eine „fortgeschrittene digitale Signatur“ erforderlich, wenn der Arbeitgeber sie digitalisiert, und eine „qualifizierte digitale Signatur“, wenn der Mitarbeiter sie bereits in digitaler Form einreicht. Die fortgeschrittene digitale Signatur erfordert PKI-Technologie, beispielsweise PGP oder eine andere Signatur-Software. Eine qualifizierte digitale Signatur setzt zusätzlich eine anerkannte Form der Identitätsüberprüfung voraus.

Fehlt Ihnen die Technik für digitale Signaturen der erforderlichen Stufe? In diesem Fall tun es auch einfache digitale Dateien (Scans oder Fotos) ohne Signatur. Sie müssen dann jedoch zusätzlich die Papierversion des Dokuments aufbewahren.

Arbeitgeber können ihr Zertifikat aus dem digitalen Meldeverfahren zur Sozialversicherung für die Signatur nutzen. Diese Möglichkeit ist im Gesetz explizit vorgesehen. Sie setzt natürlich voraus, dass die Hersteller eine solche Funktion in die Lohnabrechnungssoftware integrieren.

Zuständig sind Sie, der Arbeitgeber: Ihre Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, Ihnen wichtige Dokumente in digitaler Form zu übermitteln oder Erklärungen mit qualifizierter elektronischer Signatur auszustellen. Grundsätzlich ist es Ihre Aufgabe als Arbeitgeber, für die digitalisierten Dokumente in der erforderlichen Form zu sorgen.

Mit Befreiungsantrag: Schonfrist bis 2026

Das Gesetz räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, einen Aufschub bei der Digitalisierung von Lohn- und Gehaltsunterlagen zu erhalten. Voraussetzung ist ein Befreiungsantrag an das zuständige Büro des Prüfdienstes der Deutschen Rentenversicherung (DRV).

Wenn Sie einen Befreiungsantrag stellen wollen, finden Sie das für Sie zuständige Prüfbüro über die DRV-Website. Spätestens ab Januar 2027 müssen aber auch Nachzügler die Voraussetzungen für ein digitales Lohnkonto gemäß den BVV-Vorgaben geschaffen haben. Dann endet die Befreiungsmöglichkeit.

Weitere Informationen:

• Die gesetzlichen Vorgaben stehen in § 8 und 9 BVV, v. a. in § 8 Abs. 2 und in § 9 Abs. 5 BVV.
• Etwas konkreter wird das Gemeinsame Rundschreiben der Sozialversicherungen vom 18.03.2022 zur Digitalisierungspflicht, das die DRV zum Download bereitstellt (PDF, 849 KB).