Behalten oder entsorgen? Gesetzliche Aufbewahrungsfristen im Überblick

In regelmäßigen Abständen – ob nun zum Jahresende oder zum Abschluss des Geschäftsjahres – heißt es vielerorts „Ordnung schaffen“. Dann werden die Schränke ausgemistet und alte Ordner und Geschäftsunterlagen archiviert. Manche Unternehmen planen sogar extra dafür einen sogenannten „File Day“ ein, an dem jedes Büro Platz schafft und aussortiert. Und ist die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen, können bestimmte Unterlagen, Vorgänge und Daten gelöscht bzw. geschreddert werden. So wird Platz für Neues geschaffen und Datenträger von Überflüssigem befreit.

Jedes Jahr auf Neue stehen dabei folgende Fragen im Raum: „Wie lange muss ich eigentlich Rechnungen aufbewahren und wann kann ich Geschäftsbriefe und Bilanzen entsorgen? Müssen Privatleute eigentlich ähnlich strikte Fristen einhalten wie Geschäftskunden? Oder soll ich lieber auf Nummer sicher gehen und erst mal gar nichts entsorgen?“

Keine Sorge! Wir geben Ihnen einen Überblick, was Sie bedenken müssen und beantworten die wichtigsten Fragen rund um die Aufbewahrungsfristen.

Bezieht sich die Aufbewahrungsfrist lediglich auf gedruckte Dokumente?

Die Fristen für die Aufbewahrung sind unabhängig von der „Form“ der Unterlagen. Sie gelten daher für:

• Gedruckte oder geschriebene Dokumente
• Dokumente in elektronischer Form, wie z. B. PDF-Dateien
• Faxe und E-Mails
  
  

Ab wann zählt die Aufbewahrungsfrist?

Gehen Sie hierbei immer vom Ende des Kalenderjahres aus. Werden also im Jahr 2019 noch Buchungen für 2018 getätigt, beginnt die Aufbewahrungsfrist des Jahresabschlusses ab dem 01.01.2020 an zu zählen. Bei einer Verjährungsfrist von 10 Jahren, darf der genannte Abschluss von 2018 dann erst am 01.01.2030 vernichtet werden.

Gibt es Unterschiede bei den Regelungen zwischen Privat- und Geschäftsleuten?

Oh ja, die gibt es! Grundsätzlich gelten für Privatkunden weitaus weniger Regeln als für Geschäftskunden. Dies hat in erster Linie natürlich mit den vielen unterschiedlichen Dokumentenarten zu tun, die in einem Unternehmen vorkommen. Privatpersonen haben es da schon einfacher. Aber lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die Geschäftsleute bzw. Selbstständigen werfen.

Geschäftsleute: Bei Unternehmen richtet sich die Aufbewahrungsfrist nach § 147 der Abgabenordnung, § 14b des Umsatzsteuergesetzes sowie § 257 des Handelsgesetzbuchs. Dort sind Regelungen für die Aufbewahrung von Rechnungen, Buchungsbelegen und anderen Unterlagen enthalten. Die wichtigsten Zeiträume, die Sie sich für die Aufbewahrung von Unterlagen merken sollten, sind folgende:

• 3 Jahre: Für arbeitsrechtliche Unterlagen, wie beispielsweise Arbeitszeugnisse, ist eine Aufbewahrungsdauer von drei Jahren festgelegt. 
• 6 Jahre: Für diesen Zeitraum sollten Sie all diejenigen Dokumente aufbewahren, die zwar nicht im direkten Zusammenhang mit Buchungen und Abschlüssen stehen, aber dennoch relevant dafür sind. Darunter fallen z. B. empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe oder Unterlagen, mit deren Hilfe Geschäftsvorgänge nachvollzogen werden können.
• 10 Jahre: Hierunter fallen alle Unterlagen und Dokumente, die als Grundlage von Buchungen stehen. Im Einzelnen sind dies:
  • Jahresabschlüsse und alle dazugehörigen Dokumente. Dazu gehören z. B. Einnahmenüberschussrechnungen, aber auch Anlagenverzeichnisse
  • Verträge und Belege, die im Zusammenhang mit Ihren betrieblichen Einnahmen und Ausgaben stehen. Dies sind z. B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Gutschriften und Quittungen. Aber auch Gehaltsabrechnungen gehören dazu.
  • Auch Steuererklärungen und -bescheide sollten Sie mindestens 10 Jahre lang aufbewahren.
• 30 Jahre: Alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit gerichtlichen und anwaltlichen Verfahren stehen. Dies können z. B. Mahnbescheide, Urteile oder Prozessakten sein.

Grundsätzlich gibt es weitere Empfehlungen, die jedoch nicht rechtlich verpflichtend sind:

• 2 Jahre: Quittungen und Kaufbelege sollten bis zum Ablauf der Garantiedauer aufbewahrt werden, die in der Regel zwei Jahre beträgt.
• 3 Jahre: Kontoauszüge sollten mindestens 3 Jahre aufbewahrt werden. Grund ist auch wieder die Gewährleistung bzw. die Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte. Sollten Sie einen bereits vernichteten oder gelöschten Auszug bei Ihrer Hausbank neu beschaffen müssen, ist dies meist mit hohen Gebühren verbunden.
• Steuerunterlagen-Tipp: Handelt es sich um Steuerunterlagen, sollten Sie eine Besonderheit beachten. Denn erst wenn Sie die Unterlagen beim Finanzamt vorgelegt haben, der Steuerbescheid bei Ihnen eingegangen ist und auf Richtigkeit überprüft wurde, können Sie die Unterlagen vernichten. Wenn Sie jedoch sicher gehen wollen, sollten Sie Kopien Ihrer Einkommensteuer-Erklärung sowie die Bescheide zehn Jahre lang aufbewahren, da das Finanzamt bei Verdacht auf Steuerhinterziehung steuerrelevante Unterlagen zehn Jahre rückwirkend anfordern darf.
• Ein Leben lang: Unterschätzen Sie nicht, wie viele Unterlagen es gibt, die Sie ein Leben lang aufbewahren sollten. Heften Sie diese separat ab, um langes Suchen zu vermeiden, sollten Sie sie einmal benötigen. Die wichtigsten Unterlagen, die jeder zu Hause aufbewahren sollte, sind:
  • Familienurkunden: Geburtsurkunden, Taufschein und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Zeugnisse und Urkunden, die Ihre Ausbildung betreffen, sowie Arbeitszeugnisse
  • Für die Rentenberechnung relevante Unterlagen, wie Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen
  • Gesundheitsrelevante Unterlagen, wie ärztliche Gutachten

Besonders im privaten Bereich heißt es lieber auf Nummer sicherzugehen. Auch wenn es keine gesetzlichen Regeln gibt, sollte man die Unterlagen nicht voreilig entsorgen. Stellen Sie sich einmal vor, Sie benötigen eine alte Urkunde oder Bescheinigung. Meist wird diese kurzfristig benötigt. Hinzu kommt, dass man in Krankheitsfällen oder unangenehmen Familienangelegenheiten sowieso schon gestresst ist und die Dokumentensuche oder die Beantragung von Ersatzunterlagen eine zusätzliche Belastung darstellen würde. Dann ist es ein beruhigendes Gefühl, alle wichtigen Unterlagen jederzeit griffbereit an einem Ort zu haben.