Steuersparmodell: Smartphone oder Notebook vom Arbeitgeber

Arbeitgeber können ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Smartphone, ein Tablet oder ein Notebook steuerfrei zur privaten Nutzung überlassen. Dieses Lohnsteuer-Sparmodell erfordert keinen großen Aufwand und passt auch gut für kleinere Betriebe. Der Arbeitgeber kann beispielsweise das Handy des Arbeitnehmers für einen symbolischen Preis kaufen, es ihm anschließend wieder überlassen und die Verbindungskosten steuerfrei übernehmen.

Überlassung oder Übereignung von Smartphone, Notebook & Co.

Praktisch alle Beschäftigten wird es freuen, wenn der Arbeitgeber ihnen ein Handy, ein Notebook, ein Tablet, einen Laptop oder einen Desktop-Rechner zur privaten Nutzung bereitstellt. Die Sache ist auch für das Unternehmen interessant, denn so kann es den Mitarbeitern etwas Gutes tun und dabei von Steuervorteilen profitieren. Je nach Gestaltung fällt entweder keine oder pauschale Lohnsteuer an:

• Die Überlassung der Geräte ist komplett steuerfrei: Der Arbeitgeber bleibt Eigentümer, der Arbeitnehmer kann das Gerät für seine private Zwecke frei nutzen. Dieser geldwerte Vorteil muss nicht versteuert werden.
• Die Übereignung kann pauschal versteuert werden: In diesem Fall gehen die Geräte ins Eigentum des Arbeitnehmers über. Damit liegt eine Form von Sachlohn vor. Die Lohnsteuer kann in diesem Fall pauschal mit 25 Prozent entrichtet werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG).
  
  

Steuerfreie Überlassung: auch Zubehör und betriebliche Software ist eingeschlossen

Dass Unternehmen ihren Mitarbeitern IT-Geräte steuerfrei überlassen können, steht im Einkommensteuergesetz (§ 3 Nr. 45 EStG.). Das amtliche Lohnsteuer-Handbuch nennt weitere Details (LStH 2023 H3.45).

• Es zählt als Beispiele „PC, Laptop, Handy, Smartphone, Smartwatch, Tablet, Autotelefon“ auf.
• Die Steuerbefreiung gilt neben Geräten auch für die Überlassung von „System- und Anwendungsprogrammen“, die im Betrieb des Arbeitgeber eingesetzt werden. Ein Beispiel sind Virenscanner oder Betriebssysteme, für die das Unternehmen eine Volumenlizenz oder Lizenzen mit Heimnutzung besitzt.
• Steuerfrei ist außerdem die Überlassung von Zubehör wie Monitore, Drucker, WLAN-Router, SIM-Karten und Ladegeräte.
• Wenn der IT-Service des Unternehmens die Geräte installiert, wartet oder repariert, ohne dass der Mitarbeiter dafür bezahlt, ist das ebenfalls steuerfrei.
• Außerdem kann der Arbeitgeber die Verbindungsentgelte der Geräte übernehmen, ohne das Lohnsteuer anfällt, er kann also Handy oder Tablet samt Vertrag überlassen.
• Nicht steuerfrei sind gemäß Lohnsteuer-Handbuch im Regelfall Computerspiele, Smart-TV, Spielkonsolen, E-Book-Reader, Digitalkameras, digitale Videocamcorder und Navigationsgeräte, „weil es sich nicht um betriebliche Geräte des Arbeitgebers“ handelt.
  
  

Entscheidend ist das Arbeitgeber-Eigentum

Die Lohnsteuer auf die Überlassung entfällt zwar nur, soweit es „um betriebliche Geräte des Arbeitgebers“ oder um im Betrieb eingesetzte Software geht. Sie müssen jedoch von dem Mitarbeiter nicht beruflich genutzt werden. Selbst wenn er Geräte und Software ausschließlich privat verwendet, ist die Sache steuerfrei.

Entscheidend für die Lohnsteuerfreiheit ist, dass die Geräte im Eigentum des Arbeitgebers bleiben. Das sollte nachweisbar sein, zum Beispiel durch eine schriftliche Überlassungsvereinbarung. Sie kann zum Beispiel festlegen, dass der Mitarbeiter das Gerät zurückgeben muss, falls er das Unternehmen verlässt, und dass er es nicht an Dritte weitergeben darf.

Zulässig: das Modell „Ich kauf Dein Handy, Du kannst es weiter benutzen“

Eine zulässige Variante besteht darin, dass der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern ihr Smartphone für einen symbolischen Preis abkauft und es ihnen dann zur privaten Nutzung überlässt. So kann das Unternehmen die Kosten des privaten Mobilfunkvertrags oder auch die Smartphone-Reparatur für die Mitarbeiter übernehmen, ohne dass darauf Lohnsteuer anfällt.

Die Finanzverwaltung hat sich lange dagegen gewehrt, die Steuerfreiheit in solchen Fällen anzuerkennen. Eine solche Konstellation wird noch in den Lohnsteuerhinweisen 2023 als Negativ-Beispiel angeführt. Doch das ist mittlerweile überholt. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass bei dieser Form der Überlassung nach einem Ankauf selbst weit unter Marktwert keine Lohnsteuer entsteht. Der Ankaufspreis muss keinem Fremdvergleich standhalten (BFH, 23.11.2022, VI R 50/20).

Bei Entgeltumwandlung: steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig

Anders als viele andere Steuerbegünstigungen setzt die steuerfreie Überlassung von Smartphones, Notebooks oder Tablets nicht voraus, dass sie „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ erfolgt. Sie kann auch auf einer Lohnumwandlung basieren: Der Mitarbeiter erhält weniger Barlohn, dafür überlässt der Arbeitgeber ihm ein Notebook oder ein Smartphone von entsprechendem Wert zur Privatnutzung.

Allerdings hat diese Form der Überlassung einen Pferdefuß: Erfolgt die Überlassung nicht zusätzlich, ist der geldwerte Vorteil der Überlassung sozialversicherungspflichtig. Dagegen entfallen die Sozialversicherungsbeiträge (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV) ebenso wie die Lohnsteuer, wenn die Überlassung zusätzlich erfolgt.

Alternative: die Übereignung von Smartphone oder Tablet

Wenn die vom Arbeitgeber beschafften oder bezahlten Geräte nicht in dessen Eigentum verbleiben, sondern ins Eigentum des Mitarbeiters übergehen, spricht man statt von Überlassung von Übereignung. Die Übereignung ist nicht steuerfrei. Allerdings gibt es auch in diesem Fall eine Steuererleichterung: der geldwerte Vorteil kann mit 25 Prozent pauschal versteuert werden (§ 40 Abs. 2 Nr. 5 EstG). Damit fallen auch keine Sozialversicherungsbeiträge auf den Wert der Übereignung an.

• Das Gesetz ermöglicht die Lohnsteuerpauschalierung für übereignete „Datenverarbeitungsgeräte“ samt „Zubehör und Internetzugang“.
• Außerdem können Barzuschüsse zum Internetvertrag des Arbeitnehmers pauschal versteuert werden. Diese Zuschüsse müssen jedoch, anders als die Übereignung von Geräten, zusätzlich zum geschuldeten Lohn bezahlt werden.

Solange die Zuschüsse zu den Internetkosten 50 Euro im Monat nicht übersteigen, sind nicht einmal Rechnungs- oder Vertragskopien des Mitarbeiters als Beleg für seine Internetkosten erforderlich. Es genügt eine unterschriebene Erklärung an den Arbeitgeber, dass die Kosten tatsächlich anfallen (LStH 2023 R 40.2).