Was ist ein Arbeitszimmer und was dürfen Selbstständige absetzen?

Nicht erst seit Beginn der Corona-Krise arbeiten viele Selbstständige und Gewerbetreibende in der Privatwohnung oder im Eigenheim. Manche dauerhaft – andere vorwiegend abends oder am Wochenende.

Grund genug, das Finanzamt an den anteiligen Ausgaben für Miete oder Immobilienfinanzierung sowie den Einrichtungs- und Betriebskosten zu beteiligen.

Angesichts der Nähe zur Privatsphäre verwundert es nicht, dass die Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers seit jeher ein Streitobjekt zwischen Finanzämtern und Steuerpflichtigen darstellt.

Grundsätzliches Abzugsverbot mit wichtigen Ausnahmen

Was viele Selbstständige nicht wissen: Aufwendungen für ein Homeoffice werden grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe anerkannt. Denn laut § 4 Abs. 5 EStG gehören Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer zu den Betriebsausgaben, die „den Gewinn nicht mindern“ dürfen:

1. Betriebliche Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung

Unter Nr. 6b lässt der Gewinnermittlungs-Paragraf § 4 Abs. 5 EStG drei Ausnahmen vom generellen Abzugsverbot zu:

• Das Arbeitszimmer bildet „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung“. Das gilt vor allem für Selbstständige, die ausschließlich oder zumindest überwiegend von zuhause aus arbeiten. In dem Fall erkennt der Fiskus die Aufwendungen für ein Arbeitszimmer in voller Höhe an.
• Für die Tätigkeit steht „kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung“: Das betrifft Selbstständige und Gewerbetreibende, die zwar eine Werkstatt, eine Praxis, andere Geschäftsräume oder auch einen Arbeitsplatz bei Kunden haben – dort aber nicht alle erforderlichen Aufgaben erledigen können (z. B. Abrechnungs- und Buchführungs-Tätigkeiten). In solchen Fällen dürfen pro Jahr Arbeitszimmer-Aufwendungen bis zu 1.250 Euro als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.

• Sollte keine der beiden Abzugsvoraussetzungen vorliegen (oder wenn Sie von sich aus auf die Anwendung der Varianten 1 und 2 verzichten), gilt für die Corona-Jahre 2020 und 2021 immerhin eine magere 5 Euro-Tagespauschale.

Wichtig: Personenbezogener Höchstbetrag

Der Höchstbetrag von 1.250 Euro ist personenbezogen – und nicht etwa raumbezogen! Wird ein einzelnes häusliches Arbeitszimmer gemeinsam von Ehepartnern oder auch zusammen mit mehreren WG-Mitbewohnern genutzt, darf jede/r (!) Steuerpflichtige den Höchstbetrag ausschöpfen!

2. Räumliche Voraussetzungen: Definition des häuslichen Arbeitszimmers

Über die Jahre haben Gesetzgeber, Finanzbehörden und Gerichte die Definition des häuslichen Arbeitszimmers immer weiter ausdifferenziert. Kriterien sind dabei vor allem die Lage, die Funktion und Art der Nutzung sowie deren Umfang im Verhältnis zu einer möglichen privaten Mitnutzung.

Lage, Funktion und Nutzungsumfang

Ein häusliches Arbeitszimmer ist demnach kurz gesagt ein Raum, der zur Privatwohnung gehört und nahezu ausschließlich betrieblich oder beruflich genutzt wird.

Einbindung in die häusliche Sphäre

Als „in die häusliche Sphäre des Steuerpflichtigen eingebunden“ gilt ein Raum, der ...

• ... Teil einer Privatwohnung oder eines selbst genutzten Eigenheims des Steuerpflichtigen ist. Dazu zählen grundsätzlich auch Zubehörräume wie Keller und Dachböden, soweit sie zu einer „gemeinsamen Wohneinheit“ gehören.
• ... „vom übrigen Wohnbereich“ abgetrennt ist.
  Wichtig: Ein häusliches Arbeitszimmer kann durchaus aus mehreren Räumen bestehen, sofern sie vom übrigen Wohnbereich abgetrennt sind.
• Wird in einem ansonsten privat genutzten Raum dagegen lediglich eine „Arbeitsecke“ abgeteilt, handelt es sich nicht um ein häusliches Arbeitszimmer. Das gilt auch für Küchen- und Wohnzimmertische oder Schlafzimmer-Nischen.

Funktion und Art der Nutzung

Ein häusliches Arbeitszimmer dient vorwiegend dazu, ...

• gedankliche,
• schriftliche,
• verwaltungstechnische oder
• organisatorische

Umfang der Nutzung

• die private Mitbenutzung weniger als 10 Prozent beträgt,
• die Art der Einrichtung und Ausstattung typisch für eine büromäßige Nutzung ist und
• keinen Hinweis auf eine gemischte Nutzung erkennen lässt.

Eine anteilige Aufschlüsselung der Raumkosten in einen beruflichen und privaten Anteil ist generell nicht zulässig!

Beispiele: Arbeitszimmer oder Betriebsstätte?

Viele Steuerpflichtige bemühen sich intensiv um die steuerliche Anerkennung eines häuslichen Arbeitszimmers. Dabei ist die Einstufung als häusliche Betriebsstätte oftmals viel attraktiver, weil bei Betriebsstätten nicht die engen Arbeitszimmer-Vorschriften gelten:

Um ein häusliches Arbeitszimmer handelt es sich zum Beispiel in den folgenden Fällen:

• heimische Büros selbstständiger Journalisten, Übersetzer oder Handelsvertreter,
• häusliche Musikzimmer freiberuflicher Musiker, die zu Übungs- und Unterrichtszwecken verwendet werden
• als „Telearbeitsplatz“ genutzte Büroräume anderer Selbstständiger oder auch
• betrieblich als Büro und zugleich als Warenlager genutzte Räume.

Auch eine zusätzlich angemietete Zweitwohnung in einem Mehrfamilienhaus, die an die Privatwohnung unmittelbar angrenzt oder ihr gegenüberliegt, wird als häusliches Arbeitszimmer behandelt.

Nicht um häusliche Arbeitszimmer, sondern um „häusliche Betriebsstätten“ handelt es sich dagegen üblicherweise bei ...

• Praxisräumen von Freiberuflern (z. B. von Ärzten, Steuerberatern oder Rechtsanwälten), die sich im selben Gebäude wie deren Privatwohnung befinden – sofern die Räume für den Publikumsverkehr eingerichtet und geöffnet sind,
• Werkstätten, Büros, Verkaufs- und Aufenthaltsräumen von Handwerkern, die sich neben der Privatwohnung des Inhabers befinden,
• Kellerräume, die nicht als Arbeitsraum, sondern zum Beispiel als Lager für Waren und Werbematerialien genutzt werden.

3. Welche Raum- und Ausstattungskosten werden anerkannt?

• Miete von Mietwohnungen,
• Gebäude-Abschreibungen und Sonderabschreibungen von selbst genutztem Wohneigentum,
• Kredit-Finanzierungszinsen für Anschaffung, Herstellung oder Reparatur von Wohneigentum,
• Grundsteuer und Gebäudeversicherungen,
• Energie-, Wasser- sowie sonstige Versorgungskosten,
• Müll- und Schornsteinfegergebühren sowie andere Betriebskosten (z. B. Winterdienst),
• anteilige Reinigungs- und Renovierungskosten der gesamten Wohneinheit sowie
• Reinigungs- und Renovierungskosten des Arbeitszimmers in voller Höhe.

4. Berechnungsverfahren

Die Aufteilung der Gesamtaufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfolgt auf Grundlage des Arbeitszimmer-Flächenanteils an der Gesamt-Wohnfläche. Zur gesamten Wohnfläche gehören neben dem eigentlichen Arbeitszimmer ...

• sämtliche Wohn- und Schlafräume,
• Küchen und Esszimmer,
• Flure und Dielen,
• Badezimmer und Toilettenräume,
• Abstellkammern und andere Nebenräume sowie
• alle anderen rundum geschlossenen Räume (z. B. Fitnessräume und Wintergärten)

Nicht zur Wohnfläche zählen hingegen „Zubehörräume“ wie ...

• Dachböden,
• Waschküchen,
• Fahrradkeller und sonstige Kellerräume.

Rechenbeispiel: Angenommen, die gesamte Wohnfläche beträgt 75qm und das Arbeitszimmer ist 15qm groß. Die Raum- und Ausstattungskosten der Wohnung belaufen sich insgesamt auf 11.500 Euro pro Jahr.

Dann kann der oder die Steuerpflichtige 15/75 x 11.500 = 2.300 Euro als Arbeitszimmer-Betriebsausgabe geltend machen. Bildet das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen oder beruflichen Tätigkeit, ist die Betriebsausgabe auf 1.250 Euro begrenzt.

5. Rettungsanker: Arbeitsmittel nicht vergessen!

• Desktop-Rechner,
• Laptops und Notebooks,
• Smartphones und Tablets,
• Drucker und Scanner,
• Festnetztelefone etc.

... gelten als „Arbeitsmittel“. Ausgaben für betrieblich notwendige Arbeitsmittel dürfen Sie selbst dann steuerlich geltend machen, wenn das Finanzamt Ihnen kein häusliches Arbeitszimmer zugesteht!