orgaMAX-Projektverwaltung: Multifunktionale Informationszentrale

orgaMAX ERP bietet Ihnen im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ eine vielseitig und intuitiv bedienbare Projektverwaltung. Mit deren Hilfe können Sie umfangreiche und vor allem zeitkritische Vorhaben überwachen und gezielt steuern. Die interaktive Informationszentrale ist vor allem für Verkaufsprojekte gedacht. Sie eignet sich aber ebenso gut für Beschaffungsvorhaben und komplexe interne Aufgaben.

orgaMAX-Projekte lassen sich ganz einfach ...

• den zuständigen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftskontakten zuordnen,
• mit Verkaufsvorgängen aller Art verknüpfen (z. B. Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen),
• mit Beschaffungs- und Einkaufsprozessen verbinden (z. B. Preisanfragen, Bestellungen oder Eingangsrechnungen),
• durch Notizen und sowie zusätzliche externe Office-Dokumente, E-Mails und andere Unterlagen lückenlos dokumentieren und
• nahtlos mit der Wiedervorlage, dem Zeitplaner sowie der Aufwands-, Aufgaben- und Terminverwaltung von orgaMAX ERP verknüpfen.

Sämtliche Begleitinformationen sind in der Projektzentrale aufgelistet und jederzeit abrufbar. Auf diese Weise haben Sie immer den Überblick über den zeitlichen Ablauf und den aktuellen Status laufender Vorhaben.

Die Basis: Neues Projekt anlegen

Um ein neues Projekt anzulegen...

• wechseln Sie in den orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf“,
• klicken auf das „Projekte“-Icon und dann
• am unteren Seitenrand auf den Button „Neu – F10“:
  
  

Im folgenden Dialogfenster „Neues Projekt“ tragen Sie die Basisdaten und Rahmenbedingungen Ihres Vorhabens ein:

• Sie vergeben einen aussagekräftigen (1) Projektnamen,
• legen im Feld (2) Sachbearbeiter fest, welcher Mitarbeiter die Projektleitung übernimmt,
• geben eine frei wählbare (3) Projekt-Nr. ein, die bei Folgeprojekten automatisch hochgezählt wird (sich aber nach Belieben manuell ändern lässt) und
• wählen den aktuellen (4) Projektstatus
  

  Bitte beachten Sie: Die Inhalte der standardmäßigen Status-Auswahlliste (z. B. „auf Freigabe wartend“, „In Bearbeitung“ oder auch „Abgeschlossen“) lassen sich bei Bedarf gezielt an den betrieblichen Bedarf anpassen – ein Mausklick auf das (5) Zahnrad-Symbol genügt.

  
  Zurück zur Basisdaten-Erfassung: Im nächsten Schritt ...
• tragen Sie den angepeilten (6) Projektbeginn und das geplante (7) Projektende ein,
• erfassen in den Feldern (8) Angaben und (9) Anmerkungen informelle Vorgangs-Informationen Ihrer Wahl,
• verknüpfen das Projekt am unteren Seitenrand per Mausklick auf den Button (10) Kunden zuordnen mit dem jeweiligen Auftraggeber und
• ordnen dem Vorgang schließlich per Mausklick auf den Button (11) Dokumente und den folgenden Datei-Auswahldialog per Drag & Drop beliebige externe Dateien zu (z. B. Kalkulationen, Verträge, Pflichtenheft etc.)
  
  

Per Mausklick auf den (12) OK-Button schließen Sie das Erfassen der Projekt-Basisdaten ab.

Überblick: Weitere Projekt-Funktionen

Daraufhin landen Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ mit der Übersicht aller Projekte. Über den Menüpunkt „Aktuell“ (am oberen Seitenrand) sowie den Button „Weitere Funktionen“ (am unteren Seitenrand) lassen sich einige nützliche Zusatzfunktionen aufrufen. Unter anderem können Sie ...

• neue Aufgaben zum (ausgewählten) Projekt erstellen,
• ein Projektstammblatt und / oder eine Übersicht über die Projektdetails drucken oder
• sich eine Einnahmen-Ausgaben-Übersicht anzeigen lassen:
  
  

Durchblick: Projekte en détail

Zurück zur Projektübersicht: Wenn Sie in der – auf den ersten Blick unspektakulären – Listenansicht ein Projekt markieren und auf den Button „Details“ klicken, befinden Sie sich mitten in einer multifunktionalen Projektzentrale: Denn über die Details-Ansicht greifen Sie direkt auf sämtliche Projektunterlagen zu, darunter ...

• alle Notizen und Aufgaben,
• den gesamten Verkaufs-Schriftverkehr (von Briefen über Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Verträge),
• sämtliche Beschaffungs-Vorgänge (Preisanfragen, Bestellungen und Eingangsrechnungen) sowie
• Dokumente und Aufwände:
  
  

Wichtig: Über die „Details“-Ansicht lassen sich nicht nur alle Informationen abrufen! Per Mausklick auf die Buttons „+ Neu – F10“ und „Bearbeiten – F11“ können Sie in sämtlichen Unterbereichen zusätzliche Eintragungen vornehmen oder bereits existierende Vorgänge, Dokumente ergänzen und bearbeiten. So lassen sich beispielsweise ...

• neue Notizen oder Aufgaben anlegen,
• zusätzliche Dokumente hinterlegen oder vorhanden bearbeiten,
• erbrachte Leistungen in der Aufwandsverwaltung eintragen oder auch
• schwebende Angebote in Aufträge oder Rechnungen umwandeln.

Durch die nahtlose Verknüpfung mit allen anderen orgaMAX-Arbeitsbereichen kann die Projektverwaltung zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer Verwaltungs- und Managementarbeit werden.

Totale Transparenz: Details der Projekt-Details

Das gilt erst recht, wenn Sie mit den „Details der Details“ noch eine dritte Informations- und Bearbeitungsebene hinzunehmen. Das sieht dann zum Beispiel so aus:

• Sie markieren in der Projektübersicht ein bestimmtes (1) Projekt,
• aktivieren dessen (2) Details-Ansicht,
• wählen dort beispielsweise die Rubrik (3) Angebote aus,
• markieren eines der gespeicherten (4) Angebote,
• aktivieren wiederum dessen (5) Details und
• haben damit Zugriff auf sämtliche im Angebot enthaltenen (6) Angebotspositionen, aber auch sämtliche verknüpften Vorgänge, Informationen und Dokumente zu diesem Angebot:
  
  

Jedes Element der „Details der Details“ wiederum können Sie einsehen, zum Teil bearbeiten und / oder ergänzen.

Feintuning: Details-Ansichten anpassen

Bitte beachten Sie: Die Größe der „Details“-Bereiche lässt sich mithilfe der gepunkteten „Schieber“ an den persönlichen Informationsbedarf anpassen. Dazu zeigen Sie mit der Maus in den gepunkteten Bereich und ziehen die daraufhin eingeblendete Leiste weiter nach oben oder unten:

Exkurs: Projektbezogene Aufwände, Einnahmen und Ausgaben zuordnen

Sie sehen: Sämtliche projektbezogenen Informationen und Verknüpfungen lassen sich direkt im Arbeitsbereich „Verkauf > Projekte“ eintragen, auswählen oder festlegen. Sofern Sie projektbezogene orgaMAX-Vorgänge von vornherein aus der „Details“-Ansicht der Projektverwaltung heraus erstellen, sind auch Angebote, Aufträge, Rechnungen, Eingangsrechnungen und die daraus hervorgehenden Zahlungs-Transaktionen und Buchungen von vornherein mit dem Projekt verknüpft.

Falls Sie Angebote, Rechnungen, Bestellungen, Eingangsrechnungen oder auch Aufwände auf anderen Wegen erstellen, muss der Projektbezug von Hand vorgenommen werden:

• Bei Verkaufsvorgängen (wie Angeboten, Aufträgen oder ausgehenden Rechnungen) sowie bei Beschaffungsvorgängen (wie Preisanfragen oder Bestellungen) erfolgt die Projektzuordnung grundsätzlich in der „Eingabemaske“ im Feld „Projekt“:
  
  

• Bei Eingangsrechnungen erledigen Sie die Projektzuordnung im Abschnitt „Rechnungsdaten“ – wiederum im Feld „Projekt“:
  
  

• Im Dialogfenster der Aufwandserfassung finden Sie ebenfalls ein Auswahl-Feld „Projekte“:
  
  

Ganz gleich, in welchem Kontext und auf welchem Weg Sie die Projektverknüpfung vorgenommen haben: orgaMAX ERP kümmert sich anschließend bei sämtlichen Folgevorgängen (z. B. bei der Umwandlung eines Angebots in einen Auftrag und schließlich in eine Rechnung) darum, dass der Projektbezug erhalten bleibt – und bei Auswertungen einbezogen wird.

Rückblick & Ausblick

Ihre besondere Stärke entfaltet die interaktive Projektzentrale mit den anderen Organisations-Werkzeugen von orgaMAX ERP:

• Informationen zur orgaMAX-Aufwandsverwaltung finden Sie im Praxistipp „Transparenz-Offensive: Aufwände dokumentieren und Aufwands-Guthaben einrichten“.
• Mit smarten Analysetools für Projekt-Controlling und Profitcenter befasst sich der Blogbeitrag zum Thema „Kosten-/Erlösarten und Verwendungen“.

Die orgaMAX-„Wiedervorlage“, den praktischen „Zeitplaner“ sowie die eng verzahnte Aufgaben- und Terminverwaltung stellen wir Ihnen demnächst an dieser Stelle etwas genauer vor: Bleiben Sie dran!