Arbeitgeber müssen Bescheinigungen und Erklärungen ihrer Arbeitnehmer aufbewahren, wenn sie für die Sozialversicherung relevant sind. Grundsätzlich müssen solche Dokumente digitalisiert werden. Die Aufbewahrung als Papier ist nur mit einer Befreiung durch die Deutsche Rentenversicherung zulässig – und diese Befreiungen enden spätestens 2026. Ein Drama ist das nicht: Personalverwaltungs-Software mit digitaler Personalakte ist ohnehin die bessere Lösung.
Schon seit dem 01. Januar 2022 besteht Digitalisierungspflicht für Begleitunterlagen von Lohnkonten. Davon betroffen sind eine ganze Reihe von Erklärungen und Nachweisen zu einzelnen Arbeitnehmern, die für die Sozialversicherung relevant sind. Zu diesen Unterlagen gehören zum Beispiel Dokumente zu Kindern im Ausland oder zum Verzicht auf die Rentenversicherung.
Arbeitgeber müssen solche Begleitunterlagen zum Lohnkonto grundsätzlich elektronisch bereitstellen, wenn Betriebsprüfer oder Einzugsstellen danach fragen. Ausgenommen sind nur Unterlagen aus der Zeit bis 2021. Rechtsgrundlage ist die Beitragsverfahrensverordnung (§§ 8, 9 BVV).
Das Gesetz räumt Arbeitgebern die Möglichkeit ein, einen Aufschub von der Digitalisierungspflicht zu beantragen. Dafür muss ein Befreiungsantrag an das regional zuständige Büro des Prüfdienstes der Deutschen Rentenversicherung (DRV) gestellt werden.
Doch selbst ein erfolgreicher Antrag schiebt die Digitalisierung nur hinaus. Spätestens ab Januar 2027 müssen auch Nachzügler ein digitales Lohnkonto gemäß den BVV-Vorgaben einrichten. Dann endet die Befreiungsmöglichkeit.
Die digitale Verwaltung von Mitarbeiter-Unterlagen anzugehen, ist nicht nur wegen der zeitlich begrenzten Befreiung sinnvoll. Es gibt kaum einen guten Grund, Dokumente, Erklärungen und Nachweise zu einzelnen Arbeitnehmern weiterhin in Papierform aufzubewahren. Digitale Unterlagen erleichtern die Arbeit und beschleunigen die Personalverwaltung.
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Unter anderem geht es um die Dokumentationspflicht in folgenden Konstellationen:
Die Liste ist nicht abschließend! Im Zweifel tun Sie als Arbeitgeber gut daran, die Digitalisierungspflicht großzügig auszulegen und lieber mehr als weniger Dokumente elektronisch vorzuhalten.
Es ist nicht damit getan, die Unterlagen, die auf Papier eingereicht werden, einzuscannen oder zu fotografieren und dann irgendwie abzuspeichern. Die Sozialversicherungsträger stellen eine ganze Reihe an Anforderungen.
Für bestimmte Unterlagen ist die Schriftform vorgeschrieben: Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Dazu gehören Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Arbeitnehmererklärungen zum Lohn- oder Gehaltsverzicht und Erklärungen von Beschäftigten, die trotz Erreichens der Altersgrenze weiter Rentenversicherungsbeiträge einzahlen möchten.
In diesen Fällen besteht bei der Digitalisierung eine weitere Anforderung. Diese Dokumente müssen trotz Umwandlung in ein elektronisches Format zusätzlich auf Papier aufbewahrt werden. Vermeiden lässt sich das nur durch eine „fortgeschrittene digitale Signatur“, wenn der Arbeitgeber die Digitalisierung besorgt, oder eine „qualifizierte digitale Signatur“, wenn der Mitarbeiter sie bereits in elektronischer Form einreicht.
Die fortgeschrittene digitale Signatur erfordert PKI-Technologie, beispielsweise PGP oder eine andere Signatur-Software. Eine qualifizierte digitale Signatur setzt zusätzlich eine anerkannte Form der Identitätsüberprüfung voraus.
Zuständig sind Sie, der Arbeitgeber: Ihre Mitarbeiter sind nicht verpflichtet, Ihnen wichtige Dokumente in digitaler Form zu übermitteln oder Erklärungen mit qualifizierter elektronischer Signatur auszustellen. Grundsätzlich ist es Ihre Aufgabe als Arbeitgeber, für die digitalisierten Dokumente in der erforderlichen Form zu sorgen.
Die digitalen Dokumente müssen nach den Grundsätzen der GoBD archiviert werden.
Das bedeutet zum Beispiel, dass alle Veränderungen an den Dateien automatisch festgehalten werden, damit das digitale Archiv revisionssicher ist. Außerdem sollte ein Betriebsprüfer die Logik der Ablage nachvollziehen können. Die Systematik muss sachgerecht sein.
Bei einer „elektronisch unterstützten Betriebsprüfung“ durch die Deutsche Rentenversicherung müssen Arbeitgeber vom Prüfer angeforderte „Daten der Finanzbuchhaltung“ ebenfalls in elektronischer Form bereitstellen. Diese Pflicht bei der „euBP“ besteht seit Jahresbeginn 2025.
Auch davon können Arbeitgeber sich auf Antrag befreien lassen – aber auch diese Befreiungen enden mit Ablauf des Jahres 2026. Mehr zum Thema steht im Beitrag „Ab 2025 Pflicht: euBP mit Daten der Finanzbuchhaltung“.
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