Jahresabschluss erstellen mit einer Bürosoftware

Die gute Nachricht gleich vorweg: Einen echten Jahresabschluss müssen nur Kapitalgesellschaften und buchführungspflichtige Kaufleute erstellen, die ins Handelsregister eingetragen sind. Zum Jahresabschluss gehören ...

• die Eröffnungs- und Schlussbilanz (= Gegenüberstellung des Vermögens am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres),
• die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV = Gegenüberstellung der Erträge und Aufwendungen eines Wirtschaftsjahres) sowie
• das Inventar (= Liste aller Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Anlagen und Fahrzeuge, Geldbestände, Forderungen, Schulden, Lagerbestände und sonstigen Vermögensgegenstände am Jahresende – und deren einzelne Werte),

Kapitalgesellschaften (z. B. GmbHs und Aktiengesellschaften) sind darüber hinaus verpflichtet, einen Anhang und oft auch einen Lagebericht zu erstellen. Darin werden die Inhalte und Verfahren der Bilanzierung und Gewinnermittlung näher erläutert. Die Jahresabschlüsse großer Kapitalgesellschaften und Genossenschaften müssen nach der Prüfung durch Wirtschaftsprüfer im Handelsregister und Bundesanzeiger veröffentlicht werden.

Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Wer ins Handelsregister eingetragen ist oder aus anderen Gründen gesetzlich verpflichtet ist, Bücher zu führen, muss auch dem Finanzamt seinen Jahresabschluss schicken. Weil die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften nicht identisch sind, unterscheiden sich die beiden Jahresabschlüsse. Die Details besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater.

Lektüretipp: Falls Sie noch keinen Steuerexperten an Ihrer Seite haben und einen suchen, lohnt sich ein Blick auf den orgaMAX-Blogbeitrag „Experte gesucht – So finden Sie einen guten Steuerberater“.

Erleichterungen für Selbstständige und kleine Unternehmen

Die Abgabenordnung regelt auch die Befreiung vieler Geschäftsleute von den umfangreichen Jahresabschluss-Vorschriften. Nicht buchführungspflichtig sind gemäß § 141 AO gewerbliche Unternehmer sowie Land und Forstwirte mit ...

• Umsätzen von bis zu 600.000 Euro im Kalenderjahr und
• einem Gewinn von bis zu 60.000 Euro.

Freiberufler und vergleichbare Selbstständige müssen generell weder Bücher führen noch Jahresabschlüsse erstellen. Und zwar ganz gleich, wie hoch ihre Umsätze und Gewinne sind!

Jahresabschluss in kleinen Betrieben

Gänzlich ohne Abschlussarbeiten kommen allerdings auch Freiberufler, Selbstständige und kleine Unternehmen nicht davon. Auch sie müssen ihren steuerpflichtigen Gewinn ermitteln, auf den sie je nach ihren persönlichen Verhältnissen Einkommensteuer bezahlen.

Zwar können sie sich doppelte Buchführung, Inventur, Vermögens-Bewertungen, Jahresabgrenzungen sowie Bilanzen mit Aktiva und Passiva sparen. Doch auch die vereinfachte Gewinnermittlung (= Einnahmenüberschussrechnung, EÜR) hat es mittlerweile in sich.

Teil 1: Die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Die von den Finanzbehörden eigens für diese Zwecke geschaffene EÜR-Formularsammlung besteht aus folgenden Teilen:

• Die eigentliche Gewinnermittlung (Einnahmen minus Ausgaben) erledigen Sie mit der „Anlage EÜR“.
• Auf der „Anlage AVEÜR“ tragen Sie die summarischen Werte der verschiedenen Vermögensbestandteile ein.
• Mithilfe der „Anlage SZ“ ermitteln Sie die „nicht abziehbaren Schuldzinsen“.

Darüber hinaus gibt es die „Anlage SE“, die „Anlage AVSE“ und die „Anlage ER“: Diese Formulare sind jedoch nur für bestimmte Personengesellschaften und deren Teilhaber gedacht.

Wichtig: Bei der EÜR kommt es nur auf die im betreffenden Steuerjahr tatsächlich bezahlten Einnahmen und Ausgaben an. Rückstellungen sowie Rechnungsabgrenzungen zu Vorjahren und / oder Folgejahren sind nicht erforderlich. Das gilt auch für die Bewertung von Lagerbeständen, Vorräten und sonstigen Vermögensbeständen.

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zur Gewinnermittlung von Selbstständigen und nicht buchführungspflichtigen Unternehmern finden Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „Wie geht eigentlich Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)?“

Teil 2: Die Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung ist die Zusammenfassung aller umsatzsteuerlich relevanten Vorgänge eines Wirtschaftsjahres. Um eine finanzielle Belastung handelt es sich normalerweise nicht. Denn die Umsatzsteuer auf Ihre Waren und Dienstleistungen tragen letztlich die Verbraucher. Von Ihren Umsatzsteuer-Einnahmen dürfen Sie die selbst bezahlte Umsatzsteuer (= „Vorsteuer“) abziehen.

• Wenn Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie normalerweise monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
• Nur wenn Ihre Vorjahres-Zahllast (= eingenommene Umsatzsteuer minus selbst gezahlte Umsatzsteuer) unter 1.000 Euro lag, bleiben Ihnen Voranmeldungen erspart.
• In dem Fall genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Lektüretipp: Ausführlichere Informationen bietet der orgaMAX-Blogbeitrag „Fluch und Segen der Kleinunternehmerregelung“.

Wichtig: Auch Kleinunternehmer sind verpflichtet, eine Jahres-Umsatzsteuererklärung abzugeben! Mit der sogenannten Nullmeldung bestätigen sie, dass sie auf ihren Ausgangsrechnungen tatsächlich keine Umsatzsteuer ausgewiesen und auch sonst keine Umsatzsteuer eingenommen haben.

Teil 3: Die Gewerbesteuererklärung

Die Gewerbesteuer-Pflicht gilt nur für Gewerbebetriebe. Freiberufler und andere nicht-gewerbliche Selbstständige sind von dieser Steuer befreit. Das gilt auch für Land- und Forstwirte sowie Winzer. Die Gewerbesteuer ist eine kommunale Steuerart: Sie stellt die wichtigste Einnahmequelle von Städten und Gemeinden dar.

Über die Höhe der Gewerbesteuer (= „Gewerbesteuer-Hebesatz“) entscheidet jede Gemeinde selbst:

• Grundlage des Gewerbeertrags ist der Gewinn oder Einnahmenüberschuss laut Einkommensteuererklärung.
• Hinzu kommt ein bestimmter Anteil von Schuldzinsen und anderen Finanzierungsentgelten. Im Gegenzug dürfen unter anderem Vorjahres-Gewerbeverluste abgezogen werden.
• Unterm Strich ergibt sich der Gewerbeertrag, von dem ein Freibetrag von 24.500 Euro abgezogen werden darf. Hintergrund: Einzelunternehmer sowie Personengesellschaften zahlen bis zu einem Gewerbeertrag von 24.500 Euro gar keine Gewerbesteuer.
• Der nach Abzug des Freibetrags verbliebene Gewerbeertrag wird mit der 3,5-prozentigen „Steuermesszahl“ multipliziert. Das ergibt den „Gewerbesteuermessbetrag“.
• Der wiederum wird mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert: Der liegt in der Regel zwischen 200 % und 500 %. Der bundesweite Schnitt beträgt rund 360 %.

Die gute Nachricht: Bis zu einem Hebesatz von 380 % wird die gezahlte Gewerbesteuer auf die persönliche Einkommensteuer angerechnet! Mit anderen Worten: Erst wenn der Hebesatz vor Ort höher als 380 % ist, stellt die Gewerbesteuer eine echte finanzielle Belastung dar. Auch hier besprechen Sie die Details am besten mit Ihrem Steuerberater.

Teil 4: Die (private) Einkommensteuererklärung

Die private Steuererklärung hat mit den betrieblichen Jahres-Abschlussarbeiten unmittelbar nichts zu tun. Die meisten Selbstständigen, kleinen Gewerbetreibenden und deren Steuerberater erledigen die Einkommensteuererklärung aber in einem Rutsch. Schließlich fließt das Ergebnis der EÜR ja als steuerpflichtige Einkunftsart in die Einkommensteuererklärung ein.

Mit der Übermittlung der „Anlage EÜR“ ist es dabei allerdings nicht getan. Das Ergebnis der betrieblichen Gewinnermittlung muss in einem separaten Formular übermittelt werden. Dabei gilt ...

• die „Anlage S“ für „Einkünfte aus selbständiger Arbeit“ (= Freiberufler und ähnliche Selbstständige gemäß 18 EStG),
• die „Anlage G“ für „Einkünfte aus Gewerbebetrieb“ (gemäß 15 EStG) und
• die „Anlage L“ für „Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft“ (gemäß 13 EStG).

Die Angaben zu Ihren Gewinneinkünften reichen Sie zusammen mit dem „Mantelbogen“ sowie weiteren Formularen mit Angaben zu Ihren persönlichen Lebensumständen ein (z. B. über Vorsorgeaufwendungen, Kinder und / oder außergewöhnliche Belastungen).

Abgabe- und Aufbewahrungs-Fristen beachten!

Für die Übermittlung der EÜR-Formulare sowie der betrieblichen und privaten Steuererklärungen gelten folgende Termine:

• Grundsätzlich müssen sämtliche Steuerformulare laut 149 AO bis 31. Juli des Folgejahres beim Finanzamt eingegangen sein.
• Wenn Sie einen Steuerberater beauftragen, hat er bis Ende Februar des übernächsten Jahres Zeit. Mit anderen Worten: Der Jahresabschluss für 2020 muss in dem Fall erst am 28. Februar 2022 beim Finanzamt eintreffen.

Jetzt ist (Ab-)Schluss: Schutz gegen nachträgliche Änderungen

Ganz gleich, auf welchem Weg Sie Ihre Buchführungs- und Steuerangelegenheiten erledigen: Sie müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Generell gilt:

• 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Steuererklärungen, Einnahmenüberschussrechnungen, Anlagenverzeichnisse, Gehaltsabrechnungen, Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Gutschriften und ähnliche Belege.
• 6 Jahre: versendete und empfangene Geschäfts- und Handelsbriefe sowie alle Unterlagen, die zum Verständnis von Geschäftsvorfällen erforderlich sind.

Wichtig: Mit der schlichten Aufbewahrung ist es nicht getan: Sie müssen auch dafür sorgen, dass bis Ende des Aufbewahrungszeitraums keine nachträglichen Änderungen an steuerlich bedeutsamen Unterlagen und Aufzeichnungen vorgenommen werden.

Das gilt auch und gerade für digitale Unterlagen. Wenn Sie Ihre Steuerpflichten mithilfe elektronischer Hard- und Software erledigen, müssen Sie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Das gilt ausdrücklich auch für nicht-buchführungspflichtige Selbstständige und kleine Unternehmen!

Die jüngste GoBD-Version vom 28. November 2019 finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.

Checkliste: Das sollten Sie bei der Auswahl einer Bürosoftware beachten

Die folgenden Funktionen sollte Ihre Bürosoftware beherrschen, damit Ihr Jahresabschluss im Handumdrehen fertig ist. Oder die erforderlichen Unterlagen zumindest perfekt vorbereitet beim Steuerberater landen:

• Bereitstellung finanzamtskonformer Rechnungsvorlagen mit sämtlichen Pflichtbestandteilen,
• Verwendung rechtssicherer Rechnungstexte (z. B. Gründe für Steuerbefreiungen),
• differenzierte Steuerangaben bei Rechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen und / oder Steuerbefreiungen,
• finanzamtskonforme Übermittlung elektronischer Ausgangsrechnungen,
• komfortable Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zu den passenden Einkommen- und Umsatzsteuer-Kategorien,
• Bereitstellung gängiger Standard-Kontenrahmen (z. B. SKR03, SKR04),
• wahlweise manuelles oder automatisiertes Ausfüllen und sicheres Übermitteln amtlicher EÜR-Formulare (Anlage EÜR, Anlage AVEÜR, Anlage SZ etc.) über die Elster-Schnittstelle ans Finanzamt.
• Unterstützung der Soll- und Ist-Versteuerung sowie der Kleinunternehmer-Regelung,
• Verwaltung aller gültigen Umsatzsteuersätze sowie Steuerbefreiungen,
• korrekte umsatzsteuerliche Behandlung privater Nutzungsentnahmen (z. B. für die private Nutzung des Geschäftswagens),
• automatische Prüfung und amtliche Bestätigung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ausländischer Geschäftskunden,
• Erstellung und elektronische Übermittlung monatlicher oder vierteljährlicher Umsatzsteuervoranmeldungen sowie der Jahres-Umsatzsteuererklärung über die Elster-Schnittstelle,
• Erstellung und elektronische Übermittlung von Anträgen auf Dauerfristverlängerung sowie Zusammenfassenden Meldungen,
• Bereitstellung professioneller Buchhaltungs-Werkzeuge (z. B. Offene-Posten-Listen, Summen- und Saldenlisten, Kontenblätter, Buchungsjournal),
• automatische GoBD-konforme Speicherung von Ausgangsrechnungen,
• Verhinderung und / oder Dokumentation nachträglicher Änderungen an allen steuerrelevanten Dokumenten und Aufzeichnungen,
• Möglichkeit GoBD-konformer manueller Abschlüsse von Buchungsperioden,
• laufende Aktualisierung aller wichtigen Steuerformulare sowie automatisierte Anpassungen bei der Anhebung und Senkung von Steuersätzen und anderen Steueränderungen,
• automatisierte Steuerberater-Kooperation über elektronische Schnittstellen (z. B. einfacher „Pendelordner“, Fibu- oder DATEV-Schnittstellen.