Konflikt um den Urlaub: Das sollten Vorgesetzte wissen

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Nicht immer bringt der Jahresurlaub Deiner Arbeitnehmenden Erholung und Entspannung. In manchen Fällen führt er zu Konflikten im Betrieb. Im schlimmsten Fall sieht man sich vor dem Arbeitsgericht wieder. Dieser Beitrag zeigt Dir, welche Rechte Beschäftigte in Bezug auf ihren Urlaubsanspruch haben – und wo Du eine Grenze ziehen darfst und solltest.

Der Klassiker: Krank im Urlaub

Wenn Beschäftigte während ihres Urlaubs krank werden, zählen die Krankheitstage nicht als Urlaubstage. Die durch Krankheit versäumten freien Tage bleiben als Teil des Urlaubsanspruchs erhalten. So steht es ausdrücklich im Gesetz (§ 9 BUrlG). Allerdings ist dafür eine ärztliche Krankschreibung erforderlich. Sie sollte möglichst ab dem ersten Tag der Krankheit eingeholt werden. Außerdem müssen Dich Deine Mitarbeitenden sofort über die Krankheit informieren, nicht erst nach Ende des (geplanten) Urlaubs.

Die Informationspflicht gilt auch und besonders bei Krankheit während eines Auslandsurlaubs. In diesem Fall hast Du ein Recht zu erfahren, wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauern wird und wie die Adresse am Aufenthaltsort lautet. Die Krankschreibung kann eine Arztpraxis im Ausland ausstellen. Das elektronische Format der eAU muss sie dann nicht haben, Papier genügt. Sie muss auch nicht auf Deutsch vorliegen. Du kannst jedoch eine Übersetzung verlangen, wenn die Angaben sonst nicht nachvollziehbar sind. Inhaltlich darfst Du auf den Informationen bestehen, die eine deutsche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ausmachen: Die Arbeitsunfähigkeit sollte ausdrücklich festgestellt werden, dazu ihr Beginn sowie die voraussichtliche Dauer.

Chronische Nachurlaubskrankheit?

Gelegentlich versuchen Beschäftigte, ihren Urlaub durch eine Gefälligkeitskrankschreibung zu verlängern. Gibt es dafür klare Verdachtsmomente, zum Beispiel weil es immer wieder vorkommt, können Arbeitgebende die Lohnfortzahlung verweigern.

So war es im Fall eines Lagerarbeiters, der sich schon 2024 im Anschluss an seinen Urlaub für eine Woche krankgemeldet hatte. 2025 hatte er vom Urlaubsort in Rumänien aus um eine Verlängerung gebeten. Als das abgelehnt wurde, kehrte er zwar zurück, meldete sich jedoch wieder direkt krank. Das Unternehmen verweigerte die Lohnfortzahlung – zurecht, wie das Arbeitsgericht entschied (ArbG Heilbronn, 27.3.2026 - 7 Ca 314/25). Aufgrund der Wiederholung des Vorfalls sah es den Beweiswert der AU erschüttert.

Verspätete Rückkehr: Streik, Unwetter, ausgefallene Flüge etc.

Der Urlaub Deiner Mitarbeitenden ist ihre Privatsache. Das bedeutet aber auch: Sie tragen das Wegerisiko, nicht Du. Die Urlaubenden müssen selbst zusehen, dass sie rechtzeitig wieder zurück sind. Es gibt keinen Anspruch darauf, dass Du eine verspätete Rückkehr einfach tolerierst. Und zwar selbst dann nicht, wenn Streiks, Naturkatastrophen oder technische Desaster die Rückkehr auf dem geplanten Weg verhindern.

In solchen Fällen ist es Sache der Beschäftigten, Dich schnellstmöglich über die Verzögerung zu informieren. Außerdem sind sie verpflichtet, alles Zumutbare zu tun, um die Verspätung gering zu halten. Sie müssen es also in Kauf nehmen, wenn die ungeplante Rückkehr mit dem Flieger den Urlaub teuer werden lässt oder der Umstieg auf die Bahn eine lange Fahrzeit im überfüllten Abteil bedeutet.

Für die durch Verspätung versäumten Arbeitstage musst Du grundsätzlich keinen Lohn bezahlen. Hier lauert allerdings eine Ausnahme, die vielen Arbeitgebenden nicht bewusst ist: Das Bürgerliche Gesetzbuch sieht einen Lohnfortzahlungsanspruch bei „vorübergehender Verhinderung“ vor, wenn Beschäftigte für eine „verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ und ohne eigenes Verschulden durch einen in ihrer „Person liegenden Grund“ die Arbeit versäumen (§ 616 BGB).

In der Praxis greift diese Regelung beispielsweise, wenn jemand aufgrund eines medizinischen Notfalls im engen Familienkreis einige Tage zu spät aus dem Urlaub zurückkehrt. Sie deckt aber keine Streiks oder Wetterkapriolen ab, die die rechtzeitige Rückkehr verhindern, denn solche Ursachen liegen nicht in der Person des oder der Beschäftigten. Außerdem kann die Geltung dieses Paragrafen im Arbeitsvertrag generell ausgeschlossen werden (was sich auch wegen des Kinderkrankengeldes empfiehlt).

Manchmal lässt sich die verspätete Rückkehr aus dem Urlaub für beide Seiten halbwegs gütlich entschärfen, wenn dafür als einvernehmliche Lösung Tage aus dem verbleibenden Urlaubskontingent des oder der Beschäftigten angesetzt werden.

Risikosportarten und Extremurlaub

Wenn Deine Arbeitnehmenden sich im Urlaub einem erhöhten Risiko aussetzen, hast Du dagegen kaum eine Handhabe. Entsprechende Ausschlussklauseln sind nur im Profisport und bei unersetzlichen, hochbezahlten Fachkräften üblich und durchsetzbar. Ansonsten kannst Du Deinen Mitarbeitenden den Urlaub im Krisengebiet genauso wenig verbieten wie Hochrisiko-Sportarten als Ferienvergnügen. Wenn sie im Jahresurlaub die Sahara mit dem Fahrrad durchqueren möchten, ist das ihre Entscheidung. Alles andere wäre ein unzulässiger Eingriff in die private Lebensgestaltung.

Bei besonders unvernünftigem Verhalten fällt der Anspruch auf Lohnfortzahlung weg. Das gilt dann, wenn sich jemand grob fahrlässig oder vorsätzlich in Gefahr begibt und damit gegen die eigenen Interessen handelt. Wer trotz bekannter Lawinengefahr auf die Loipe geht, bei Sturmwarnung unbedingt baden muss oder nach jahrzehntelanger Abstinenz ohne ärztliche Taucherprüfung wieder in größere Tiefen abtaucht, hat die daraus resultierende Arbeitsunfähigkeit vermutlich selbst verschuldet. Aber auch das hilft Dir nur bedingt. Die Beweislast liegt auf Seite der Arbeitgebenden.

Absolutes No-Go: ungenehmigter Urlaub auf eigene Faust

Beschäftigte, die ohne oder trotz abgelehntem Urlaubsantrag in Ferien fahren, verstoßen damit klar gegen ihre arbeitsvertraglichen Pflichten. In diesem Fall muss Dein Unternehmen ihnen für die Tage ohne Arbeitsleistung kein Urlaubsentgelt bezahlen. Außerdem bietet ein solches Verhalten zumindest Grund für eine Abmahnung und je nach den Umständen auch für eine Kündigung.

Urlaub gewähren, dann wieder streichen?

Umgekehrt kannst Du Deinen Mitarbeitenden den einmal genehmigten Urlaub nicht einfach wieder streichen. Dieser Schritt setzt sehr außergewöhnliche Umstände voraus, zum Beispiel eine existenzgefährdende Notlage des Unternehmens, die die Anwesenheit des oder der Betreffenden erfordert.

Auf sicherem arbeitsrechtlichem Boden befindest Du Dich, wenn Du die Einwilligung der Betroffenen für eine Verschiebung gewinnst. Ansonsten solltest Du am besten nachweisen können, dass die Anwesenheit am Arbeitsplatz trotz des zugesagten Urlaubs für den Erhalt der Arbeitsplätze unabdingbar ist. Ganz besonders gilt das, wenn jemand den Erholungsurlaub bereits angetreten hat und dann an den Arbeitsplatz zurückbeordert werden soll. Die Kosten des Urlaubsabbruchs muss in diesem Fall das Unternehmen tragen.

Wer bestimmt die Urlaubstermine?

Arbeitgebende sollen sich bei der zeitlichen Festlegung von Urlaub an den Wünschen der Betroffenen orientieren. Du hast aber das Recht, den gewünschten Urlaubstermin zu verweigern, wenn der Urlaubswunsch zu betrieblichen Problemen führt. Das steht im Bundesurlaubsgesetz (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Ein Restaurant an einem Touristenort muss seinem Chefkoch nicht mitten in der Hauptsaison Urlaub gewähren.

Wenn die Urlaubswünsche verschiedener Beschäftigter kollidieren, soll das Unternehmen soziale Gesichtspunkte berücksichtigen. Auch diese Regelung ergibt sich aus dem Gesetz. Sie ist die Basis dafür, dass Eltern schulpflichtiger Kinder in der Regel bevorzugt Urlaub während der Schulferien erhalten. Auch andere Aspekte können als „soziale Gesichtspunkte“ relevant werden, beispielsweise der erhöhte Erholungsbedarf von Beschäftigten mit Behinderung oder chronischer Krankheit.

Übrigens: Wenn Du in Deinem Betrieb einheitliche Betriebsferien für alle Beschäftigten festlegen willst, sollte das möglichst durch die Arbeitsverträge oder eine Betriebsvereinbarung gedeckt sein. Alternativ können Betriebsferien zwar auch mit betrieblichen Gründen gerechtfertigt werden. Die sollten aber wirklich überzeugend sein. Ein Beispiel: Wenn in einer Arztpraxis die Ärztin in Urlaub ist, gibt es für ihre Angestellten nichts zu tun, so dass eine Schließzeit mit Urlaub für alle Sinn ergibt.

Drei Wochen Urlaub am Stück? Nicht ohne Begründung ablehnen

Wenn Mitarbeitende einen längeren Urlaub am Stück haben wollen, solltest Du ihnen dies nicht pauschal und ohne weitere Argumente verweigern. Im Bundesurlaubsgesetz heißt es: „Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dass dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich machen“ (§ 7 Abs. 2 BUrlG).

Du benötigst deshalb nachvollziehbare Gründe, wenn Du beispielsweise einen Urlaubsantrag über drei Wochen nicht genehmigen möchtest. Du kannst zum Beispiel darauf verweisen, dass die lange Abwesenheit nicht aufgefangen werden kann und in der Abteilung des oder der Betreffenden Chaos ausbrechen würde. Solche Begründungen sollten stichhaltig sein. Ein Unternehmen, das den dreiwöchigen Urlaubswunsch einer Mitarbeiterin pauschal abgeschlagen hatte, weil aufgrund personeller Engpässe nie mehr als zwei Wochen gewährt würden, kam damit vor dem Landesarbeitsgericht Thüringen nicht durch. Es wurde dazu verurteilt, ihr 17 Tage Erholungsurlaub am Stück zu gewähren (LAG Thüringen, 02.03.2026 - 4 Ta 15/26).