Kurzfristige Beschäftigung: in diesen Fällen entfällt die Sozialversicherungspflicht

Werden Aushilfen nur vorübergehend benötigt und kurzfristig beschäftigt, entfällt die Sozialversicherungspflicht. Eine Lohnobergrenze besteht dafür nicht, auch qualifizierte Arbeitskräfte können in dieser Form beschäftigt werden. Allerdings gibt es einige Einschränkungen. So darf die Tätigkeit nicht berufsmäßig sein, und nicht länger als 70 Arbeitstage oder drei Monate umfassen.

Bis drei Monate ohne Sozialversicherungsabgaben: kurzfristige Beschäftigung

Auch und gerade für kleinere Betriebe ist es oft vorteilhaft, Großaufträge, die Hauptsaison und andere Arbeitsspitzen mit kurzfristig Beschäftigten zu bewältigen. Werden Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer von vornherein nur für maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage eingestellt, müssen in vielen Fällen weder sie noch der Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge abführen. Die Arbeitnehmer- und die Arbeitgeberbeiträge zur Arbeitslosenversicherung, Kranken- und Pflegeversicherung sowie zur Rentenversicherung entfallen komplett.

Die Sozialversicherungsfreiheit macht kurzfristige Beschäftigung zu einem attraktiven Beschäftigungsmodell. In der Regel entspricht sie einer Entlastung von rund 40 Prozent des Bruttoentgelts. Nur die gesetzliche Unfallversicherung und die Umlagen U1 bis U3 (Entgeltfortzahlung, Mutterschaftsgeld, Insolvenzgeld) fallen auch bei kurzfristiger Beschäftigung an.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass trotz der Sozialversicherungsfreiheit der Lohn oder das Gehalt nicht nach oben begrenzt sind. Solange die Zeitgrenzen eingehalten werden, können selbst hochqualifizierte Kräfte sozialversicherungsfrei eingestellt werden, nicht nur ungelernte Aushilfen. Allerdings gibt es weitere Voraussetzungen, die unbedingt beachtet werden müssen.

Die geringfügige kurzfristige Beschäftigung

Geregelt ist die kurzfristige Beschäftigung im vierten Sozialgesetzbuch, genauer in § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV. Derselbe Paragraf enthält auch die Vorschriften für die geringfügige Beschäftigung ohne Zeitbegrenzung, umgangssprachlich als Minijob bekannt.

Ob ein Minijob vorliegt, entscheidet erster Linie die Entgeltgrenze von derzeit 538 Euro. Bei kurzfristiger Beschäftigung ist dagegen zunächst die Zeitgrenze von Bedeutung: die Beschäftigung darf nicht länger als drei Monate oder 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr dauern. Es genügt, wenn eine dieser Grenzen eingehalten wird. Das hat das Bundessozialgericht vor einigen Jahren entschieden (BSG, 24.11.2020 - B 12 KR 34/19 R).

Die zeitliche Begrenzung sollte von vornherein festgelegt sein. Wenn dies nicht durch die „Eigenart“ der Tätigkeit klar ist, etwa bei Ernteeinsätzen oder einem Job als Weihnachtsmann auf dem Adventsmarkt, muss die Befristung im Arbeitsvertrag stehen.

Die Zeitgrenze gilt für alle kurzfristigen Jobs in einem Jahr, auch bei anderen Arbeitgebern

Die zeitliche Beschränkung gilt für sämtliche kurzfristigen Beschäftigungen, die jemand innerhalb eines Jahres ausübt. Verschiedene kurzfristige Beschäftigungen bei unterschiedlichen Arbeitgeber werden zusammengerechnet.

Deshalb sollten Arbeitgeber ihre kurzfristigen Aushilfen nach früheren sozialversicherungsfreien Einsätzen im gleichen Kalenderjahr fragen, und sich die Antwort schriftlich bestätigen lassen. Die Minijob-Zentrale hält dafür einen Fragebogen zur Selbstauskunft bereit, den Arbeitgeber übernehmen können.

Stellt sich später heraus, dass der für zwei Monate beschäftigte Kinderanimateur zuvor zwei Monate sozialversicherungsfrei in einem anderen Hotel als Kellner gejobbt hat, wird der Aushilfsjob sozialversicherungspflichtig, zumindest aber zum Minijob mit den entsprechenden Sozialversicherungspauschalen.

„Berufsmäßigkeit“ ab der Geringfügigkeitsgrenze: Sozialversicherungspflicht

Die Geringfügigkeitsgrenze, bis zu der ein Minijob vorliegt, ist seit Oktober 2022 vom Mindestlohn abhängig. Minijobber dürfen 2024 maximal 538 Euro und 2025 nicht mehr als 554 Euro pro Monat verdienen.

Eine kurzfristige Beschäftigung ist zwar auch dann möglich, wenn der Verdienst höher liegt. Trotzdem spielt die jeweils geltende Geringfügigkeitsgrenze auch bei kurzfristiger Beschäftigung eine wichtige Rolle. Liegen der Lohn oder das Gehalt darüber, und wird der kurzfristige Job berufsmäßig ausgeübt, entsteht Sozialversicherungspflicht. In diesem Fall verliert die kurzfristige Beschäftigung also ihren Hauptvorteil.

Die Prüfung der Berufsmäßigkeit

Grundsätzlich bedeutet „nicht berufsmäßig“, dass die kurzfristige Beschäftigung nicht die hauptsächliche Einnahmequelle sein darf. Ist sie zur Sicherung des Lebensunterhalts gedacht, wird sie sozialversicherungspflichtig.

Die Berufsmäßigkeit zu prüfen und auszuschließen ist Sache des Arbeitgebers. Er haftet dafür, dass diese Voraussetzung eingehalten wird. Und er bezahlt gegebenenfalls die Sozialabgaben nach.

• Wer eine kurzfristige Beschäftigung nur nebenbei übernimmt, und daneben einen Hauptberuf ausübt, ist im kurzfristigen Job nicht berufsmäßig tätig.
• Das gilt auch dann, wenn der oder die Betreffende im Hauptberuf selbstständig ist, einen Freiwilligendienst leistet oder bis zum Renteneintritt Vorruhestandsgeld vom früheren Arbeitgeber erhält.
• Umgekehrt ist jede Person, die bei der Arbeitsagentur als arbeitslos oder arbeitssuchend gemeldet ist, automatisch berufsmäßig. Dieser Personenkreis kann also keine sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung mit einem Entgelt über 538 Euro (2024) ausüben.
• Das Gleiche gilt für Beschäftigte, die Elterngeld erhalten.
• Berufsmäßigkeit wird auch bei Asylbewerbern und Geduldeten angenommen.
• Von Berufsmäßigkeit wird ausgegangen, wenn Abiturienten und andere Schulabsolventen die Zeit bis zur Ausbildung mit einer kurzfristigen Beschäftigung überbrücken. Dagegen kann die Zeit bis zur Aufnahme des Studium grundsätzlich mit einer kurzfristigen Beschäftigung überbrückt werden.
• Das gilt jedoch nicht für die Zeit zwischen Studienabschluss und dem Start im eigentlichen Beruf. In dieser Zeitspanne wäre eine kurzfristige Beschäftigung über der Geringfügigkeitsgrenze berufsmäßig und damit sozialversicherungspflichtig.
• Schließlich gibt es eine „Berufsmäßigkeit aufgrund des Erwerbsverhaltens“: Wenn der oder die Betreffende vor der Aufnahme der kurzfristigen Beschäftigung bereits Beschäftigungszeiten mit mehr als 538 Euro (2024) hatte, oder arbeitssuchend gemeldet war, und mit der jetzigen kurzfristigen Beschäftigung zusammen mehr als 70 Arbeitstage oder drei Monate zusammenkommen, ist der neue kurzfristige Job sozialversicherungspflichtig. (Davon ausgenommen ist ein Hauptberuf, siehe oben.)

Das sind noch längst nicht alle Vorgaben. Die Regelungen zur Berufsmäßigkeit sind kompliziert und müssen in jedem Einzelfall geprüft werden. Zum Glück gibt es Arbeitshilfen, Tools und Informationsmaterial, die dabei helfen.

Arbeitshilfen und Detailinformationen zur Berufsmäßigkeit

• Beim Arbeitgeber-Informationsportal der gesetzlichen Krankenkassen findet man Grundlageninformationen und ein nützliches interaktives Tool, das bei der Feststellung einer möglichen Berufsmäßigkeit hilft.
• Die Minijob-Zentrale hält eine ausführliche, 14seitige Entscheidungshilfe zur Berufsmäßigkeit bereit und hat den Mitschnitt eines Online-Seminars zur kurzfristigen Beschäftigung bei YouTube veröffentlicht.
• Die TK hält zum gleichen Zweck ein Prüfschema in Diagrammform Außerdem gibt es eine ausfüllbare Checkliste zur kurzfristigen Beschäftigung, die als .rtf-Datei in Microsoft Word übernommen werden kann.
  
  

Lohnsteuer: in manchen Fällen pauschal

Kurzfristige Beschäftigung ist in vielen Fällen sozialversicherungsfrei. Lohnsteuerfrei ist sie jedoch nicht. In bestimmten Fällen kann die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent des Bruttoentgelts berechnet werden(§ 40a Abs. 1 EstG).

Voraussetzung ist, dass die Beschäftigung die steuerrechtliche Anforderungen an Kurzfristigkeit erfüllt. Diese unterscheiden sich von der Definition von Kurzfristigkeit im Sozialversicherungsrecht. Damit pauschaler Lohnsteuerabzug möglich ist, darf …

• der Arbeitnehmer nur gelegentlich und „nicht wiederkehrend“ bei dem Arbeitgeber beschäftigt werden,
• die Beschäftigungsdauer maximal 18 zusammenhängende Tagen umfassen,
• der durchschnittliche Tageslohn maximal bei 150 Euro liegen, außer wenn die Beschäftigung bzw. der Beschäftigungsbedarf nicht vorhersehbar war (z. B. Einspringen als Ersatzkraft), und
• der durchschnittliche Stundenlohn nicht mehr als 19 Euro ausmachen.

Alternativ zur pauschalen Lohnsteuer ist stets die Besteuerung nach der individuellen Lohnsteuerklasse und den Abzugsmerkmalen (Kinderfreibeträge etc.) möglich. Der Arbeitgeber erspart sich durch pauschalen Lohnsteuerabzug die individuelle Berechnung. Bei Pauschalierung ist er allein Steuerschuldner gegenüber dem Finanzamt. Er darf die 25 Prozent jedoch auf den Arbeitnehmer „abwälzen“.

Ob dieser sich dann über die Pauschalierung freut, ist eine andere Frage: ein Abiturient, der die Monate bis Studienbeginn mit einer kurzfristigen Beschäftigung überbrückt und kein weiteres Einkommen hat, würde bei Lohnsteuererhebung nach individuellen Merkmalen von seinem Grundfreibetrag profitieren und keine Lohnsteuer zahlen.

Kurzfristig Beschäftigte müssen gemeldet werden

Obwohl keine Beiträge fällig werden, sind kurzfristig Beschäftigte den Sozialversicherungsträgern zu melden. Die Meldung erfolgt digital. Arbeitgeber können dazu ein zertifiziertes Lohnabrechnungsprogramm oder das kostenlose SV-Meldeportal nutzen. Als Reaktion auf die Meldung erhält man Informationen zu möglichen kurzfristigen Vorbeschäftigungszeiten im selben Kalenderjahr zurück.

Im Rahmen der Anmeldung müssen Angaben dazu gemacht werden, ob der oder die kurzfristig Beschäftigte privat oder gesetzlich krankenversichert ist. Seit einiger Zeit sind Arbeitgeber verpflichtet, auch bei kurzfristig Beschäftigten die Krankenversicherung zu prüfen und das zu dokumentieren. Der einfachste Weg besteht darin, einen Scan oder ein Foto der Krankenversicherungskarte abzuspeichern.

Kurzfristige Aushilfe aus dem Ausland?

Wenn kurzfristige Aushilfen aus dem EU-Ausland eingestellt werden und diese im Heimatland einen Hauptberuf haben, kann es sein, dass sie eine A1-Bescheinigung besitzen. In diesem Fall gilt für sie nicht die Sozialversicherungsfreiheit nach deutschem Recht, sondern das Sozialversicherungsrecht ihres Wohnsitzstaates.

Ohne Hauptberuf in der Heimat bzw. ohne A1-Bescheinigung ist deutsches Sozialversicherungsrecht ausschlaggebend, sie müssen wie inländische kurzfristige Aushilfen gemeldet werden. Zur Feststellung im Einzelfall bietet die Minijob-Zentrale Fragebögen in verschiedenen Sprachen an.

Lektüretipps

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