Wenn Selbstständige ein bestimmtes Wirtschaftsgut sowohl betrieblich als auch privat nutzen, haben sie unter bestimmen Voraussetzung ein Wahlrecht: sie können entscheiden, zu welchem Bereich es gehören soll. Dabei gelten für die Einkommensteuer und für die Umsatzsteuer jeweils eigene Regeln. Die Zuordnungsentscheidung muss rechtzeitig dokumentiert werden. Eine nachträgliche Zuordnung ist ausgeschlossen.
Ob es um einen Transporter geht, eine Solaranlage oder einen neuen Parkplatz vor dem Gebäude, in dem Wohnung und Büro liegen: Anschaffungen, die sowohl für das Unternehmen wie auch für private Zwecke genutzt werden, können unter bestimmten Umständen wahlweise der einen oder der anderen Sphäre zugeordnet werden.
Die Zuordnungsentscheidung hat steuerliche Folgen. Dabei gelten bei der Umsatzsteuer und bei der Einkommensteuer jeweils eigene Regeln und Voraussetzungen. Die Wahl der Zuordnung muss für beide Steuerarten rechtzeitig getroffen und klar dokumentiert werden. Eine rückwirkende Zuordnung ist nicht zulässig.
Selbstständige können ein gemischt genutztes Wirtschaftsgut für die Einkommensteuer dem Betriebsvermögen zuordnen, wenn die betriebliche Nutzung mindestens 10 Prozent und maximal 50 Prozent ausmacht. In diesem Fall spricht man von „gewillkürtem Betriebsvermögen“.
Das Wahlrecht gilt nur in dem genannten Bereich. Liegt der betriebliche Nutzungsanteil höher als 50 Prozent, handelt es sich um „notwendiges Betriebsvermögen“. Sind es unter 10 Prozent, fällt die Sache in jedem Fall ins Privatvermögen.
Angenommen, Sie sind selbstständig und wollen einen Generator, einen Transporter, eine Solar-Anlage, einen 3D-Drucker oder etwas anderes anschaffen, das mindestens zur Hälfte, aber zu nicht mehr als 90 Prozent privat genutzt werden wird. Die Anschaffung soll im Namen des Betriebs erfolgen, damit die Anschaffungskosten Betriebsausgaben darstellen. Dann ist es wichtig, dass Sie die Zuordnung zum Betriebsvermögen zeitnah zur Anschaffung dokumentieren.
Die einfachste Form der Dokumentation ist es, den Kauf bald zu buchen. Schon damit lässt sich die Zuordnung belegen. Deutlich wird sie mit der Aufnahme der Sache ins Anlageverzeichnis, das als Teil der nächsten Steuererklärung zusammen mit der Einnahme-Überschuss-Rechnung abgegeben wird.
Wenn Sie vorab schon auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie direkt nach dem Kauf oder der Bezahlung der ersten Rate ein formloses Schreiben an das für Sie zuständige Finanzamt senden, in dem sie die Anschaffung der Sache und die Zuordnung zum gewillkürten Betriebsvermögen mitteilen. Dieses Dokument können Sie dem Finanzamt entgegenhalten, falls es Ihnen später den Vorwurf machen sollte, die Zuordnung rückwirkend vorgenommen zu haben.
Bei Zuordnung zum Betriebsvermögen dürfen Sie die Anschaffungskosten der Sache als Betriebsausgabe vom Gewinn abziehen. Sie sparen also Steuern. Allerdings muss im Gegenzug der private Nutzungsanteil als Betriebseinnahme gebucht und versteuert werden. Das kann zum Beispiel nach Zeitanteilen geschehen, bei Fahrzeugen sind die zurückgelegten Kilometer ausschlaggebend. Außerdem führen die Vermietung oder ein späterer Verkauf der Sache zu einer Betriebseinnahme und erhöhen so die Steuerlast.
Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass der Aufwand für Buchungen und Dokumentation steigt. Die Zuordnung zum Privatvermögen macht diese Formalitäten überflüssig. In diesem Fall kann der Kostenanteil für die betriebliche Nutzung – aber nicht für die Anschaffung – als Betriebsausgabe gebucht werden, beispielsweise das Druckmaterial des 3D-Druckers.
Besonders häufig stellt sich die Frage zur Ausübung des Wahlrechts bei einem privat und geschäftlich genutzten Fahrzeug. Informationen liefert der Beitrag „Geschäftswagen von Selbstständigen: Betriebs- oder Privatvermögen?“.
Grundsätzlich können Anschaffungen, die sowohl privat als auch fürs Unternehmen eingesetzt werden, für die Umsatzsteuer auf drei Arten behandelt werden:
Bei Dienstleistungen sowie bei Sachen, die nach „Zahl, Maß oder Gewicht“ verkauft werden und somit aufteilbar sind, besteht kein Wahlrecht. Sind sie zur „teilunternehmerischen“ Verwendung gedacht, also sowohl für unternehmerische wie privaten Zwecke, dürfen sie nur anteilig dem Unternehmen zugeordnet werden. Entsprechend kann auch nur ein Anteil an der Vorsteuer geltend gemacht werden. Das gilt beispielsweise für die Rechnung der Gebäudereinigung, die sowohl die Büro- wie die Wohnräume putzt, oder für das Putzmittel, das Selbstständige en gros für beide Gebäudeteile einkaufen: nur der Teil der Umsatzsteuer, der dem Anteil für die Büroräume entspricht, kann in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend gemacht werden.
Bei einem „einheitlichen Gegenstand“ wie einer Maschine, einem Fahrzeug oder einer Software, der einmal unternehmerisch und dann wieder privat verwendet werden, besteht grundsätzlich ein Zuordnungswahlrecht:
Wenn ein „Gegenstand“ oder eine Dienstleistung ganz oder teilweise dem unternehmerischen Bereich zugeordnet wird, um den Vorsteuerabzug zu ermöglichen, dann muss das dokumentiert werden. Erforderlich ist eine „durch Beweisanzeichen gestützte Zuordnungsentscheidung des Unternehmers“.
Das kann allerdings nicht nur durch eine Mitteilung ans Finanzamt erfolgen. Das haben der Europäische Gerichtshof und der Bundesfinanzhof entschieden, weshalb nun auch die Finanzverwaltung ihre Anwendungsregeln geändert hat (BFM-Schreiben vom 17.05.2024 III C 2 - S 7300/19/10002 :001). Zuvor wurde grundsätzlich eine Mitteilung verlangt, die innerhalb der Abgabefrist der Umsatzsteuererklärung für das betreffende Jahr abgegeben werden musste. Nun kann die Zuordnung innerhalb dieser Frist auch auf andere Art dokumentiert werden. Einige Beispiele:
Entscheidend ist, dass solche „Beweisanzeichen“ in dem Zeitraum geschaffen werden, in dem der Vorsteuerabzug erfolgen soll. Diese Frist läuft dann aus, wenn die Umsatzsteuererklärung für das betreffende Jahr abgegeben werden muss – in der Regel also am 31 Juli des Folgejahrs. Das gilt selbst dann, wenn das Finanzamt eine Fristverlängerung einräumt.
Für Selbstständige ist vor allem eine Konsequenz wichtig: Wenn sie eine Maschine oder ein Fahrzeug anschaffen, ein Gebäude errichten oder Material kaufen, und das sowohl zur geschäftlichen wie zur privaten Verwendung, dann sollte die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs rechtzeitig gewährleistet sein.
Erforderlich ist dafür eine ganze oder teilweise Zuordnung zum unternehmerischen Bereich, die nachvollziehbar dokumentiert ist. Außerdem sollte die Vorsteuer nach Möglichkeit direkt im entsprechenden Zeitraum geltend gemacht werden, da dies als wichtiges Indiz für die Zuordnung zum unternehmerischen Bereich gilt.
Die Zuordnungsentscheidung kann schon im Buchen der Ausgaben in der Buchhaltung und ihrer Berücksichtigung bei der Umsatzsteuervoranmeldung sichtbar werden, oder beispielsweise im Abschluss von Verträgen, Bestellungen oder Versicherungen im Namen des Unternehmens. Im Zweifel kann eine ausdrückliche Mitteilung ans Finanzamt für Klarheit sorgen. Das gilt zum Beispiel dann, wenn Selbstständige eine Maschine gebraucht von einer Privatperson kaufen, so dass kein Vorsteuerabzug möglich ist, und für ihr Geld nur eine einfache Quittung erhalten.
Die Steuerberaterin oder der Steuerberater sind wie immer die richtige Anlaufstelle für alle Fragen zu Ihrem eigenen Fall.
Weiterführende Informationen zu Rechts- und Steuerthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv: