Werkvertrag Kunde verweigert Abnahme – was tun?

Die Abnahme durch den Auftraggeber ist Dreh- und Angelpunkt bei der Abrechnung von Werkverträgen: Ohne Abnahme hat der Auftragnehmer grundsätzlich keinen Anspruch auf sein Geld. Daraus folgt aber keineswegs, dass sich der Auftraggeber um das Bezahlen herumdrücken kann, obwohl der Auftrag wie gewünscht erledigt wurde. Dem hat der Gesetzgeber zum Glück einen Riegel vorgeschoben.

Vorweg: Wenn Sie das Abnahme-Risiko bei Werkverträgen von vornherein senken möchten, sollten Sie als Auftragnehmer Teilzahlungen vereinbaren. Abschlagszahlungen sind laut § 632a BGB auch im Werkvertragsrecht ausdrücklich vorgesehen. Sie verteilen das finanzielle Risiko gerechter zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. So kommen Handwerker, Freelancer und andere Dienstleister früher zu Ihrem Geld. Die finanzielle Bedeutung der abschließenden Abnahme sinkt.

Zurück zu den Grundlagen der Werkvertrags-Pflichten und -Rechten:

Werkvertrag und Abnahme

Werkverträge sind neben Dienstverträgen die häufigste Vertragsform, wenn Selbstständige und Unternehmen Leistungen erbringen sollen. Dabei ist der Name Programm: Beim Werkvertrag schuldet der Auftragnehmer seinem Auftraggeber ein bestimmtes „Werk“.

Laut § 631 BGB kann das „sowohl die Herstellung oder Veränderung einer Sache als auch ein anderer durch Arbeit oder Dienstleistung herbeizuführender Erfolg sein.“ Also zum Beispiel ...

• die Neugestaltung einer Website,
• der Einbau einer neuen Ladentheke oder auch
• die Übersetzung von Produktunterlagen.

Zentraler Teil des Geschäfts ist bei Werkverträgen die „Abnahme“: Das ist der Fachbegriff für die Erklärung des Auftraggebers, dass das Ergebnis den vereinbarten Anforderungen entspricht.

Wichtig ist die Abnahme vor allem deshalb, weil sie bestätigt, dass der Auftraggeber seine vertraglichen Pflichten erfüllt hat und nun der Auftraggeber an der Reihe ist. Wenn er die Rechnung für die Leistung erhält, muss er sie auch bezahlen.

Ganz klar: Dort, wo eine Abnahme nicht möglich ist, muss sie auch nicht erfolgen. Das sieht auch das BGB so. Nicht-abnahmefähig sind zum Beispiel Werkverträge zur Organisation eines Events oder zur Moderation einer Sitzung.

Erst die Abnahme, dann die Rechnung

Umgekehrt heißt das leider: Ohne Abnahme des Werks besteht grundsätzlich auch keine Zahlungspflicht.

Ein mögliches Szenario: Der Auftragnehmer schickt dem Auftraggeber das Werk zu oder teilt ihm mit, dass alles fertig ist. Der Kunde rührt sich nicht. Nach ein paar Wochen schickt der Gläubiger eine Rechnung. Nun reagiert der Auftraggeber doch: Er weist daraufhin, dass keine Abnahme erfolgt ist.

Das ist für den Auftragnehmer ärgerlich, denn damit ist seine Rechnung nicht fällig. Das Gleiche gilt auch für Mahnungen, die er womöglich bereits geschrieben hat. Außerdem hat er keinen Anspruch auf Verzugszinsen oder anderen Schadenersatz.

Konkludente Abnahme

Bei der Abnahme handelt es sich um eine vertragsrechtliche Erklärung. Das bedeutet aber nicht, dass sie in jedem Fall ausdrücklich oder in Schriftform erfolgen muss.

Zwar ist eine solche schriftliche Abnahmeerklärung aus Auftragnehmer-Sicht am sichersten. Er darf aber auch dann von einer Abnahme ausgehen, wenn der Auftraggeber die bestellte Sache ohne weitere Umstände und Worte so benutzt, als wäre alles wie gewünscht.

Bei den weiter oben genannten Beispielen wäre das etwa der Fall, wenn ...

• die Website online geht,
• der Kassenbetrieb an der neuen Ladentheke startet oder
• die übersetzten Produktunterlagen vom Vertrieb des Auftraggebers verwendet werden.

In solchen Fällen kann der Auftragnehmer von einer Abnahme durch schlüssiges Verhalten ausgehen.

Kunde verzögert die Abnahme einfach?

Doch was tun, wenn der Kunde das fertige Ergebnis des Auftrags nicht abnimmt – also weder die Abnahme erklärt noch das Werk verwendet? Die Gesetzeslage ist hier zum Glück ganz klar: Der Auftraggeber ist „verpflichtet, das vertragsmäßig hergestellte Werk abzunehmen.“ Das verlangt § 640 BGB.

Spielt der Auftraggeber einfach auf Zeit, kann der Auftragnehmer ihm eine angemessene Frist zur Abnahme setzen. Dann muss der Auftraggeber aus der Deckung kommen und ...

• entweder die Abnahme erklären
• oder die Nichtabnahme mit einem Mangel begründen.

Welche Abnahmefrist angemessen ist, hängt von ...

• der Art des Werks,
• dem Prüfaufwand und
• den sonstigen Umständen ab.

In den meisten Fällen reichen zwei bis vier Wochen völlig aus. Bei Bauleistungen und ähnlichen Tätigkeiten wird üblicherweise von vornherein ein Abnahmetermin vereinbart.

Abnahme aufgrund von Mängeln verweigert?

Anders ist die Lage, wenn der Auftraggeber Mängel als Grund für die Nicht-Abnahme benennt. Bei echten Mängeln hat der Auftraggeber Anspruch auf die Beseitigung bzw. Nacherfüllung.

Bleibt eine Nachbesserung aus, darf der Kunde laut § 634 BGB ...

• den Betrag des Werklohns mindern,
• je nach Einzelfall vom Vertrag zurücktreten und sogar
• Schadenersatz verlangen.

Schließlich ist der Auftraggeber beim Werkvertrag zu einer mängelfreien Ausführung verpflichtet. Erfüllt er diese Pflicht nicht, muss der Auftraggeber ihn auch nicht oder zumindest nicht voll bezahlen.

Voraussetzung ist jedoch, dass es sich um einen wesentlichen Mangel handelt. Kleinere Mängel berechtigen den Auftraggeber zwar grundsätzlich dazu, einen Teil der Bezahlung zurückzubehalten, bis diese beseitigt sind. Aber: „Wegen unwesentlicher Mängel kann die Abnahme nicht verweigert werden.“ So will es § 640 Abs.1 BGB.

Frist für Überprüfung und Abnahme

In vielen Fällen wird als Teil des Werkvertrags eine Frist für die Prüfung und Abnahme festgelegt. Sie kann sich auch aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Vertragspartners ergeben. Immer vorausgesetzt natürlich, die AGB sind Teil des Vertrages geworden.

Solche Abnahmefristen dürfen nach dem Willen des Gesetzgebers nicht zu lang ausfallen. Eine Abnahmefrist von mehr als 30 Tagen ...

• ab „Empfang“ des Werks oder
• ab Zugang der dafür gestellten Rechnung

... ist grundsätzlich unwirksam.

Ausnahmen gelten nur, wenn der Auftragnehmer einer längeren Frist ausdrücklich zugestimmt hat und sie somit Vertragsbestandteil geworden ist. Außerdem darf die längere Frist für den Auftragnehmer nicht unfair sein: Laut § 271a Abs. 3 BGB sind „im Hinblick auf die Belange des Gläubigers [...] grob unbillige“ Fristen unwirksam.

Fehlende Abnahme wie offene Rechnung behandeln

Ohne ausdrückliche oder indirekte Abnahme hat der Auftraggeber keinen Anspruch auf seinen Werklohn. Am besten behandeln Sie die fehlende Abnahme eines Auftrags wie eine unbezahlte Rechnung. Zunächst einmal klären Sie die Ursache:

• Ist der Kunde mit der Arbeit unzufrieden?
• Ist er einfach zahlungsunwillig oder hat er wirtschaftliche Probleme?
• Womöglich herrscht auch „nur“ Durcheinander: Vielleicht hat der für Auftrag und die Abnahme zuständige Ansprechpartner hat das Unternehmen verlassen oder ist überfordert?

Wenn Sie dann wissen, wo der Schuh drückt, können Sie falls nötig nachverhandeln, einfach eine Abnahmefrist setzen oder sich gleich an einen Anwalt wenden.