Reisespesen: Wie Sie Nebenleistungen mit Ihren Auftraggebern abrechnen

Aufträge von Unternehmern und Selbstständigen gehen oft mit erheblichen Vorleistungen und finanziellem Zusatzaufwand einher. Denken Sie nur an ...

• Ausgaben für Material, externe Dienstleistungen und Informationsbeschaffung,
• Fahrt- und Übernachtungskosten,
• Verpflegungsaufwand bei Dienstreisen oder auch
• Gebühren und andere Auslagen aller Art.

Ohne großes Gewese: Außer Spesen viel gewesen!

Solche Aufwendungen dürfen Sie selbstverständlich auf Ihre Kunden abwälzen. Wie und in welcher Form Sie das tun, entscheiden Sie selbst. Genau genommen natürlich im Rahmen der Vertragsverhandlungen gemeinsam mit Ihren Auftraggebern.

Überblick: Die Abrechnungs-Varianten

Doch der Reihe nach. Üblich sind die folgenden Abrechnungs-Varianten:

• All-Inclusive-Honorare: Sie rechnen den Zusatzaufwand sämtlicher Nebenleistungen komplett mit in Ihre Preise, Honorare, Stunden- oder Tagessätze ein. Darüber hinaus machen Sie gegenüber Ihren Kunden keine Spesen geltend. Die erforderlichen Aufwendungen fließen als Betriebsausgaben in Ihre eigene Gewinnermittlung ein.
• Auslagenersatz: Sie lassen sich Ihren Aufwand 1:1 von den Auftraggebern erstatten. Ihre Zahlungsnachweise überlassen Sie dem betreffenden Kunden, der die Ausgaben dann seinerseits als Betriebsausgaben berücksichtigen darf.
• Nebenleistungen auf Ausgangsrechnungen: Sie listen den Spesenanteil separat auf Ihren Rechnungen auf. Umsatzsteuerpflichtige Nebenleistungen führen zu zusätzlichen Betriebseinnahmen. Die zuvor entstandenen Kosten setzen Sie im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften als Betriebsausgaben an.

Was bei den verschiedenen Lösungen grundsätzlich zu beachten ist, erfahren Sie auf den folgenden Seiten.

1. Rundum sorglos: Das All-Inclusive-Honorar

Die für alle Beteiligten einfachste Lösung ist es, Spesen und Nebenleistungen von vornherein in Preise, Honorare, Stunden- oder Tagessätze einzukalkulieren: Ihre Auftraggeber sind auf der sicheren Seite, und Sie selbst ersparen sich nervigen Verhandlungs- und Abrechnungsaufwand.

Ob Sie selbst von der Rund-um-sorglos-Variante in jedem Fall profitieren, steht auf einem anderen Blatt. Je höher der mögliche Zusatzaufwand ist, desto größer ist im Einzelfall die Gefahr, dass die erforderlichen Spesen den kalkulierten Gewinn schmälern.

Angenommen, ein Freelancer vereinbart einen Paketpreis. Statt wie erwartet ein- bis zweimal muss er dann tatsächlich jedoch fünfmal beim Kunden anreisen. In solchen Fällen werden vermeintliche Nebenkosten-Peanuts schnell zur finanziellen Belastung.

Unproblematisch sind Inklusiv-Honorare vor allem dann, wenn ...

• sich der finanzielle Zusatzaufwand im Vergleich zur Auftragssumme in überschaubarem Rahmen hält,
• detaillierte Spesenabrechnungen angesichts ohnehin üppiger Honorare kleinlich wirken und / oder
• Sie viel Erfahrung haben und aufs Jahr gesehen auf großzügige Mischkalkulationen setzen können.

Nicht vergessen: Auch wenn auf Ihren Kundenabrechnungen keine Spesen auftauchen: um Betriebsausgaben handelt es sich bei den einzelnen Ausgaben sehr wohl. Belege sammeln lohnt sich also!

2. Nullsummenspiel: Der transparente Auslagenersatz

Die zweite Variante ist die genaueste, unter Umständen aber auch umständlichste. Manche Kunden verlangen auf Druck Ihrer Rechnungsabteilung von ihren Dienstleistern die Offenlegung der tatsächlich entstandenen Kosten.

Die Abrechnung erfolgt dann in Form eines centgenauen Auslagenersatzes:

• Sie bezahlen den anfallenden Fahrt- und Übernachtungsaufwand und Ihre sonstigen Nebenkosten erst einmal aus der eigenen Tasche.
• Die dazugehörigen Rechnungen und Quittungen reichen Sie im Original an Ihren Auftraggeber weiter.
• Sie erhalten im Gegenzug eine Erstattung des ursprünglichen Brutto-Gesamtbetrages.

Immerhin: Als durchlaufender Posten ist der Vorgang für Sie damit erledigt. Um eine steuerlich relevante Einnahme oder Ausgabe handelt es sich bei diesem Nullsummenspiel auf Ihrer Seite nicht. Nur Ihr Kunde darf die Aufwendungen steuerlich geltend machen.

3. Steuerpflichtige Nebenleistung: Die Transparenz-Offensive

Variante 3 ist eine Art Synthese aus den beiden ersten:

• Sie machen Reise- und Nebenkosten sowie anderen Zusatzaufwand auf Ihren Ausgangsrechnungen als eigene Nebenleistungen geltend.
• Ob Sie über diese Positionen Nachweise erbringen, die tatsächlichen Kosten weiterbelasten oder der Einfachheit halber bestimmte Pauschalen in Rechnung stellen, entscheiden Sie (in Abstimmung mit Ihren Kunden) selbst.
• Die Spesenbelege und Nachweise über sonstige Zusatzaufwendungen bleiben im Original in Ihrem Unternehmen. Denn die brauchen Sie, um Ihren Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug nachweisen zu können.
• Falls Sie Ihre Auslagen 1:1 weiterreichen, dürfen Sie die ursprünglichen Nettobeträge in Rechnung stellen: Auf diese Weise vermeiden Sie eine doppelte Umsatzsteuer-Belastung Ihres Auftraggebers.

Apropos Umsatzsteuer: Wenn Sie als Unternehmer mit Ihrem Kunden vereinbaren, dass Sie Reisespesen in Rechnung stellen, zählen diese Spesen als „unselbstständige Nebenleistung“ mit zum umsatzsteuerlichen Entgelt.

Flexibler Steuersatz auf „unselbstständige Nebenleistungen“

Mit anderen Worten: Für solche Nebenleistungen gilt der Steuersatz Ihrer Hauptleistung.

• Für den Spesenanteil einer Musiker- oder Journalisten-Rechnung gilt auch dann der ermäßigte Steuersatz von 7 %, wenn auf der zugrundeliegenden Hotel- oder Restaurantrechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen sind.
• Umgekehrt: Die Taxi-Spesen eines IT-Experten unterliegen auch dann dem Regelsteuersatz von 19 %, wenn auf der Original-Taxiquittung tatsächlich 7 % Mehrwertsteuer angegeben sind.

Falls Sie Ihren Kunden auf einer Rechnung Hauptleistungen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen in Rechnung stellen, gibt es zwei Möglichkeiten:

• Lassen sich die Spesen in voller Höhe einer bestimmten Hauptleistung zuordnen, dann gilt deren Steuersatz auch für den Spesenanteil.
• Anderenfalls müssen Sie die Spesen aufteilen und die Anteile den Steuersätzen der verschiedenen Hauptleistungen zuordnen.