Du willst die Buchhaltung mehrerer Standorte, Betriebe oder Unternehmen komfortabel gemeinsam verwalten und dabei sauber getrennt halten? Das bietet Dir ein Buchhaltungsprogramm mit Mehrmandantenfähigkeit. Hier erfährst Du, welchen Vorteil mehrmandantenfähige Software hat.
Mehrmandantenfähigkeit bedeutet, dass Du ein einziges Buchhaltungsprogramm ohne Umwege und ohne Gefahr von Vermischungen für verschiedene Unternehmen, Standorte, Betriebe oder Betriebsteile nutzen kannst. In einem mehrmandantenfähigen System lassen sich die unterschiedlichen Unternehmen, Buchungskreise oder Anwendungsfälle einheitlich und von einem Ort aus verwalten. Gleichzeitig ist die strikte Trennung der verschiedenen Buchhaltungen garantiert.
Ohne mehrmandantenfähiges System brauchst Du dafür entweder mehrere Installationen, oder Du musst Dich jedes Mal neu anmelden, um zu einer der anderen Buchhaltungen zu wechseln. Das macht nicht nur Mühe, es kostet Dich auch Zeit und oft zusätzliche Lizenzgebühren. Dazu kommt ein erhöhtes Fehlerrisiko aufgrund der Unübersichtlichkeit.
Eine Buchhaltungssoftware mit Mehrmandantenfähigkeit sorgt für übersichtliche Verhältnisse.
Die verschiedenen Buchhaltungen oder Unternehmen werden stets separat gehalten. Daten, Dokumente, Buchungen, Konten und Archive bleiben strikt getrennt. Das verhindert, dass falsche Kontonummern auf Rechnungen stehen, die Umsatzsteuersätze verwechselt werden oder Belege und Kunden durcheinandergeraten. Mehrmandantenfähigkeit bedeutet somit einen wichtigen Vorsprung an Sicherheit.
Gleichzeitig kannst Du zentral und von einem Ort aus auf die verschiedenen Buchhaltungen zugreifen. Funktionalität und Programmlogik der Software sind überall gleich. Du erhältst Ergebnisse und Kennzahlen direkt und in einheitlicher Formatierung. Die Buchhaltung für einen neu hinzugekommenen Betrieb oder Betriebsteil erfordert keine Einarbeitungszeit. Eingeführte Prozesse, zum Beispiel beim Umgang mit Belegen, kannst Du einfach beibehalten. Und Du benötigst nur eine App für alle Buchhaltungen. Du kannst damit beispielsweise die Quittungen aller Unternehmen scannen und ins System einlesen.
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Mandantenfähigkeit ist nicht gleich Mehrbenutzerfähigkeit
Mehrbenutzerfähigkeit bedeutet bei einer Buchhaltungssoftware, dass mehrere Personen damit arbeiten können. Dagegen steht Mandantenfähigkeit oder Mehrmandantenfähigkeit für die Möglichkeit, die Buchhaltung mehrerer Unternehmen oder Geschäftsbereiche getrennt voneinander zu erledigen. |
Der Begriff „mandantenfähig“ oder „mehrmandantenfähig“ zeigt, woher diese Funktionalität ursprünglich stammt: von Steuerkanzleien, die für verschiedene MandantInnen die Buchhaltung erledigen und dafür eine einheitliche Software-Plattform benötigten.
Das ist aber nur ein Anwendungsfall. Von mehrmandantenfähigen Buchhaltungsprogrammen profitieren auch:
verbundene Unternehmen, in denen eine Abteilung die Buchhaltung sämtlicher Tochterunternehmen erledigt
Unternehmen mit mehreren rechtlich eigenständigen Standorten
freiberufliche Selbstständige mit einer gewerblichen Nebentätigkeit, die den freien Beruf auf keinen Fall „infizieren“ darf
Selbstständige mit mehreren getrennten Unternehmen, die eine saubere Trennung erfordern
Buchhaltungsdienstleistende, die eine Software zur vorbereitenden Buchhaltung der verschiedenen KundInnen suchen
InvestorInnen, die in einer Holdinggesellschaft mehrere Tochtergesellschaften halten
RestaurantbesitzerInnen, denen mehrere Restaurants mit unterschiedlicher Eigentümerstruktur gehören
Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern, für die jeweils unterschiedliche Rahmenbedingungen gelten
ImmobilieneigentümerInnen, die mehrere Objekte getrennt verwalten wollen
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Getrennte Datenräume, einheitliche Steuerung Wenn es bei Dir um mehrere rechtlich getrennte Gesellschaften, Selbstständigkeiten, Vermögensbereiche, Betriebe oder Abteilungen geht, bietet sich eine mehrmandantenfähige Buchhaltungssoftware auch in Deinem Fall an. Du profitierst von der einheitlichen Verwaltung und kannst dabei auf strukturell klar getrennte Datenräume vertrauen. Mehrmandantenfähigkeit hält die verschiedenen Einheiten organisatorisch und steuerlich klar getrennt, trotzdem kannst Du sie einheitlich steuern. |
Eine mehrmandantenfähige Buchhaltungssoftware sollte vor allem gewährleisten, dass die Zahlen, Buchungen und Vorgänge der verschiedenen Unternehmen wirklich getrennt bleiben.
Das betrifft Kostenstellen und Umsätze, aber auch die in der Software erfassten Warensortimente sowie Kunden- und Geschäftskontakte. Die Software sollte unbedingt das unabhängige Anlegen und Verwalten solcher Datenbanken und Archive vorsehen.
Die Zugänge zum Online-Banking müssen eindeutig an das jeweilige Unternehmen oder Geschäftsfeld geknüpft sein. Dasselbe gilt für die Steuerschnittstellen.
Rechnungen, Angebote, Mahnschreiben und andere Geschäftsdokumente sollten unterschiedlich gestaltet werden können. Das gilt sowohl für Formatierung und Layout als auch für die Angabe von Adressen, Bankverbindung, Handelsregister- und Steuernummern und Ähnlichem mehr.
Gleichzeitig sollte das Einbinden einer einheitlichen Corporate Identity über mehrere Unternehmensteile oder Tochtergesellschaften möglich sein.
Natürlich müssen sich Umsatzsteuer-Vorgaben, Zahlungsbedingungen und andere Einstellungen getrennt vornehmen lassen.
Das Programm muss auch die fortlaufenden Rechnungsnummern separat vergeben.
Ob in allen Fällen derselbe Kontenrahmen verwendet wird oder nicht, hängt vom Bedarf ab.
Die Zugriffsrechte müssen bei echter Mehrmandantenfähigkeit für jedes verwaltete Mandat individuell vergeben werden können.
Auswertungen und Berichte sind ein wichtiger Teil professioneller Buchhaltungssoftware. Diese müssen in jedem Fall getrennt erstellt werden. Gleichzeitig sollten sie durch eine gleichförmige Logik leicht vergleichbar sein.
Ein wichtiger Praxisvorteil professioneller, mehrmandantenfähiger Buchhaltungsprogramme ist die einfache Skalierbarkeit. Wenn ein Unternehmen hinzukommt, sollte ein weiterer Buchungskreis problemlos hinzugefügt werden können. Umgekehrt sollten nicht mehr benötigte Unternehmen, Standorte oder Geschäftsfelder einfach geschlossen und archiviert werden können.
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