Bezahlen per QR-Code: So zünden Sie den Inkasso-Turbo

Durch komfortable Bedieneroberflächen werden die meisten Menschen im Online- und Smartphone-Zeitalters immer bequemer. Das gilt auch fürs Bezahlen: Die wenigsten Kunden sind noch bereit, ellenlange Firmenbezeichnungen, Rechnungs-, Kunden-, Konten- und IBAN-Nummern oder andere Zahlungsangaben einzutippen. Das gilt vor allem fürs Privatkundengeschäft.

Bezahlschwellen senken – Inkasso beschleunigen!

Je niedriger die Bezahlhürde – desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass Ausgangsrechnungen zeitnah ausgeglichen werden. Grund genug, Ihren Kunden den Rechnungsausgleich so einfach wie möglich zu machen. Das beginnt bereits bei der Auswahl des passenden Bezahlverfahrens. Mit orgaMAX Buchhaltung können Sie Ihren Rechnungsempfängern alle gängigen Zahlungsverfahren anbieten:

Angefangen bei SEPA-Lastschriften und Sofortüberweisungen,
über Paypal, Visa- und Mastercard-Zahlungen
bis hin zu ApplePay und GooglePay:

omb-bezahlverfahren-illu

... bleiben praktisch keine Bezahlwünsche offen.

Lektüretipp: Wie Sie die von Ihnen bevorzugten Bezahlverfahren im Online-Kundencenter von orgaMAX Buchhaltung aktivieren und einrichten, erfahren Sie im Praxistipp „Neues Online-Kundencenter: shareHUB mit E-Signatur“.

QR-Code: Quadratisch, praktisch, bezahlt!

qr-code-illu

Um die Bezahlschwelle weiter zu senken und finanzielle Transaktionen zu beschleunigen, können Sie Ihren Kunden die Zahlungsinformationen zudem in Form eines QR-Codes auf Papier- und PDF-Rechnungen bereitstellen:

Der Rechnungsempfänger kann dann sämtliche Rechnungsangaben per Smartphone-Kamera (oder Scanner) in die App (oder Computer-Software) seines Zahlungs-Dienstleisters mit minimalem Aufwand übernehmen. Und zwar blitzschnell und vor allem fehlerfrei: Tippfehler und Irrläufer gehören bei QR-Scans endgültig der Vergangenheit an.

Die gute Nachricht: Die coolen Komfort-Klötzchen lassen sich mit einem einzigen Mausklick in die Ausgangsrechnungen von orgaMAX Buchhaltung integrieren.

Im Handumdrehen zur QR-Rechnung

Die Option QR-Code-Bezahlung finden Sie im orgaMAX-Dialog „Rechnung Entwurf“:

Dazu wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“,
legen eine neue Rechnung an, wählen im Dialogfenster „Rechnung bearbeiten (Entwurf)“ wie üblich den „Kunden“ aus, tragen die „Positionen“ ein, legen die „Zahlungsbedingungen“ fest und klicken auf den „Speichern“-Button:

bezahlen-per-qrcode1

Oder aber, Sie öffnen eine bereits vorhandene (aber noch nicht abgeschlossene) Rechnung. So oder so landen Sie im Dialog „Entwurf Rechnung“:

QR-Aktivierung in der Entwurfs-Ansicht

Dort finden Sie am rechten Seitenrand den Abschnitt „Direkte Zahlungsmethoden“. Sofern hier mindestens ein Bezahlverfahren aktiviert ist, lässt sich die Option „Bezahlen per QR-Code“ aktivieren:

bezahlen-per-qrcode2

Und das war’s dann auch schon: Per Mausklick auf „Abschließen“ speichern Sie den Vorgang und landen in der Detailansicht der Rechnung. Von hier aus können Sie die fertige Ausgangsrechnung dann ...

direkt (1) per E-Mail als PDF-Dokument verschicken,
auf Papier (2) drucken und / oder
als (3) PDF-Dokument herunterladen und dem Rechnungsempfänger anschließend zum Beispiel per Download zur Verfügung stellen.

bezahlen-per-qrcode3

Ganz gleich, ob Papier-Rechnung oder PDF-Dokument:

Zusätzliche Rechnungs-Seite mit QR-Code

Sobald die Option „Per QR-Code bezahlen“ aktiviert ist, erzeugt orgaMAX Buchhaltung automatisch eine zusätzliche Seite mit der Klötzchen-Grafik sowie den darin enthaltenen Informationen im Klartext:

bezahlen-per-qrcode4

Beim Empfänger: QR-Code scannen & zahlen

bezahlen-per-qrcode5

Auf Empfängerseite ...

öffnet der Zahlungspflichtige die passende Bezahl-App oder Software,
richtet die Smartphone-Kamera (oder einen anderen Scanner) auf den QR-Code,
kontrolliert und autorisiert die Zahlung und
schließt den Bezahlvorgang ab.

Welche Schritte dafür im Einzelnen erforderlich sind, hängt vom gewählten Bezahlverfahren und der jeweiligen App oder Software ab.

In der Regel ist die Bezahlung mit zwei bis drei Fingertipps (oder Mausklicks) erledigt. Vor allem im Privatkundengeschäft stellt das Bezahlen per QR-Code eine spürbare Vereinfachung dar.

Probieren Sie’s einfach aus: Versuch macht klug!

Ausblick: Und was ist mit der E-Rechnung?

Noch einfacher, schneller und sicherer ist die ab Januar 2025 im B2B-Geschäft obligatorische Bezahlung per E-Rechnung. Wie Sie mit orgaMAX Buchhaltung eigene strukturierte „XRechnungen“ (im XML-Format) erzeugen und die XML-Rechnungen Ihrer Lieferanten einlesen und weiterverarbeiten, erläutern wir im nächsten Praxistipp: Bleiben Sie dran!