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title: "Transparenz-Offensive: orgaMAX-Buchhaltung mit selektivem PDF-Versand"
description: ✅ orgaMAX-Buchhaltung mit selektivem PDF-Versand ✅ Wichtige Dokumente gezielt per PDF bereitstellen ✅ So gehts mit orgaMAX Buchhaltung ... Jetzt informieren!
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orgaMAX Buchhaltung Tipps-Blog
# Transparenz-Offensive: orgaMAX-Buchhaltung mit selektivem PDF-Versand
10. Juli. 2024
13 MIN
Unternehmen und Selbstständige müssen ständig neue Informationspflichten erfüllen. Zugleich werden Kunden immer anspruchsvoller. Kein Wunder, dass ...
- unverzichtbare Pflichtangaben (wie Datenschutzhinweise oder Widerrufsbelehrungen bei Verbrauchergeschäften), aber auch
- sinnvolle Zusatzinformationen (wie Allgemein Geschäftsbedingungen, Preislisten oder passende Werbebotschaften)
... in der betrieblichen Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Lieferanten leicht hinten runterfallen.
## Transparenz-Offensive mit selektivem PDF-Versand
Die gute Nachricht: orgaMAX Buchhaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden und Interessenten beim Versand von Angeboten, Rechnungen und anderen Vorgängen gezielt erforderliche Dokumente im PDF-Standardformat bereitzustellen.
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Die selektive PDF-Bereitstellung gibt es ...
- sowohl beim E-Mailversand
- als auch im Online-Kundencenter auf der [„shareHUB“-Plattform](https://www.orgamax.de/landingpages/sharehub/).
Um die Versand- und Download-Automatik zu aktivieren und mit den geeigneten Dokumenten zu bestücken, gehen Sie folgendermaßen vor:
## 1. Automatischen E-Mail-Dokumentenversand aktivieren
Beginnen wir mit dem E-Mailversand: Die passenden Stellschrauben finden Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen \> Mein Konto“ im Abschnitt „E-Mail-Anhänge“:
**
Hier bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit festzulegen, welche PDF-Dokumente beim E-Mail- Versand ausgewählter Vorgänge automatisch angehängt werden sollen. Dazu ...
- klicken Sie auf den Button „PDF-Versand“ und
- laden im ersten Schritt alle benötigten Dokumente hoch.
Der Abschnitt „E-Mail Anhänge“ sieht anschließend zum Beispiel so aus:
**
Im zweiten Schritt folgt das Feintuning: Wenn Sie mit der Maus auf eines der Dokumente zeigen, erscheinen am rechten Zeilenrand ein Stift- und ein Papierkorb-Symbol:
- Per Mausklick auf das Papierkorb-Icon löschen Sie entbehrliche Dokumente.
- Mit dem Stift-Symbol öffnen Sie am rechten Seitenrand einen separaten Bearbeitungsbereich:
**
Hier stehen Ihnen die folgenden Bearbeitungs- und Einstellungs-Funktionen zur Verfügung:
- Über die (1) Plus- und Minus-Symbole vergrößern oder verkleinern Sie die Vorschau-Ansicht des Dokumenten-Inhalts.
- Per Mausklick auf den (2) Abwärtspfeil laden Sie das betreffende Dokument herunter.
- Indem Sie auf das (3) Stift-Symbol neben dem Dateinamen klicken, öffnen Sie ein Editor-Feld, in dem Sie dem Dokument bei Bedarf eine aussagekräftigere Bezeichnung geben können.
- Über die (4) Vorgangs-Wahlschalter legen Sie fest, mit welchen Vorgangsarten das betreffende Dokument obligatorisch verschickt werden soll: Während der AGB-Versand grundsätzlich zu jeder Vorgangsart passt, ist die Widerrufsbelehrung beispielsweise bei Angeboten entbehrlich.
Lektüretipp: Das Thema „AGB“ ist für Sie ein Buch mit sieben Siegeln? Was es damit auf sich hat, erfahren Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „[AGB: Kein richtiger Unternehmer ohne Kleingedrucktes?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/agb-kein-richtiger-unternehmer-ohne-kleingedrucktes)“ Mit den wichtigsten Datenschutzvorschriften beschäftigt sich der Blogbeitrag „[Kein Mut zur Lücke: DSGVO gilt auch für Kleinunternehmen!](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/dsgvo-gilt-auch-f%C3%BCr-kleinunternehmen)“
Nicht vergessen: Per Mausklick auf den Button (5) „Speichern“ übernehmen Sie Ihre Änderungen in die orgaMAX-Einstellungen. Anschließend legen Sie auf dem beschriebenen Weg auch die Versand-Vorgaben für Ihre übrigen Dokumente fest.
Das war’s auch schon: Wenn Sie in Zukunft ein Vorgangsdokument an einen Interessenten oder Kunden verschicken, fügt orgaMAX Buchhaltung die von Ihnen bereitgestellten Begleitpapiere automatisch in den Anhang der ausgehenden E-Mails ein.
## Feintuning: E-Mail-Dokumentenversand kontrollieren und anpassen
Nehmen wir an, Sie haben festgelegt, dass zusammen mit jeder Auftragsbestätigung ...
- Ihre AGB,
- eine Widerrufsbelehrung und
- die obligatorischen Datenschutzhinweise
... verschickt werden sollen. Dann sieht der E-Mail-Versanddialog im Arbeitsbereich „Verkauf \> Auftrag“ künftig so aus:
**
- Unter dem Feld *„Kurznachricht an den Kunden“* finden Sie die (1) Liste der voreingestellten E-Mailanhänge. Falls eine oder mehrere Dateien ausnahmsweise entbehrlich sein sollte(n), löschen Sie das betreffende Dokument einfach per Mausklick aus dem aktuellen E-Mail-Entwurf.
- Möchten Sie im Einzelfall umgekehrt eine oder mehrere *zusätzliche* Dokumente verschicken, klicken Sie in den (2) Upload-Bereich und übernehmen die gewünschte Datei aus Ihrem lokalen Dateiverzeichnis (oder fügen die betreffende(n) Dateien gleich per Drag & Drop in den Upload-Bereich ein).
Mit einem Mausklick auf (3) „E-Mail senden“ bringen Sie die Nachricht schließlich mit allen Anhängen auf den Weg zum Kunden.
## Sicher ist sicher: Automatik, Flexibilität & Aktualität
Durch die praktische Versandautomatik sorgen Sie dafür, dass keine wichtigen Informationen in Vergessenheit geraten. Zugleich behalten Sie letztlich jederzeit die Entscheidungshoheit darüber, *welche* Dokumente im konkreten Vorgang tatsächlich übermittelt werden.
Apropos Versandautomatik: Vergessen Sie bitte nicht, von Zeit zu Zeit kurz zu überprüfen, ob die obligatorisch bereitgestellten Dokumente noch aktuell sind. Das gilt insbesondere für „leicht verderbliche“ Informations-Ware wie Preislisten, saisonale Marketing-Specials oder auch Sonderangebote.
## 2. Download-Bereich im Kundencenter befüllen
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Kommen wir zum eingangs erwähnten Dokumenten-Downloadbereich im Online-Kundencenter von orgaMAX Buchhaltung. Während beim E-Mailversand die Anzahl der Dateianhänge nicht begrenzt ist, können Sie Ihren Kunden im „shareHUB“ bis zu drei allgemeine Dokumente bereitstellen (z. B. AGB, Widerrufsbelehrung und Preisliste) zum Download.
Die Datei-Auswahl treffen Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen \> shareHUB“ im Abschnitt „Dokumente“:
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In den Einstellungen sieht das nach dem Hochladen zum Beispiel so aus:
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Praxistipp: Bitte achten Sie schon vor dem Hochladen darauf, dass die Dokumente einen aussagekräftigen Namen tragen. Nur so erkennen Ihre Kunden im Online-Kundencenter, was sich hinter den bereitgestellten Innhalten verbirgt.
Ein nachträgliches Umbenennen der Dateien ist in den shareHUB-Einstellungen (anders als bei den E-Mail-Dateianhängen) *nicht* möglich. Per Mausklick auf das Papierkorb-Symbol können entbehrliche Dokumente aber jederzeit gelöscht werden.
## shareHUB: Dokumenten-Ablage aus Kundensicht
Wenn Ihre Kunden ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder Rechnung von Ihnen im Online-Kundencenter öffnen, finden sie am rechten shareHUB-Seitenrand den Bereich „Zusätzliche Dokumente“.
Mit einem Mausklick auf den Abwärtspfeil öffnen sie dort die Dokumenten-Liste:
**
Mit einem weiteren Mausklick lässt sich der Inhalt eines Dokuments in einem separaten Browserfenster öffnen – und kann von dort aus zum Beispiel gespeichert oder gedruckt werden. Einfacher lassen sich Informationspflichten kaum erfüllen, oder?
Lektüretipp: Was Sie mit der smarten shareHUB-Plattform sonst noch alles anstellen können, erfahren Sie im orgaMAX-Praxistipp über das „[Neue Online-Kundencenter](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neues-online-kundencenter-sharehub-mit-e-signatur)“
## Weitere Lektüretipps
Noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu [orgaMAX Buchhaltung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog):
- \[### à verlinken, sobald online\] Interaktive orgaMAX-Aufgabenverwaltung: Delegieren, kommunizieren & abhaken
- Individuelle Felder: [Datenbank-Feintuning für orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/individuelle-felder-datenbank-feintuning-f%C3%BCr-orgamax-buchhaltung)
- Corporate Wording: [Textbausteine für Ihre Unternehmenskommunikation](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/corporate-wording-textbausteine-f%C3%BCr-ihre-unternehmenskommunikation)
- Cool: [orgaMAX Buchhaltung mit verbessertem Dokumenten- und Belegmanagement](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/orgamax-buchhaltung-mit-verbessertem-dokumenten-und-belegmanagement)
- Klare Verhältnisse: [Benutzer- und Rechteverwaltung in orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/benutzer-und-rechteverwaltung-von-orgamax-buchhaltung)
- Neu: [Digitales Personal-Management für orgaMAX Buchhaltung](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neu-digitales-personal-management-f%C3%BCr-orgamax-buchhaltung)
- Vereinfachte Vorgangsbearbeitung: [Klein, aber oho!](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/vereinfachte-vorgangsbearbeitung-klein-aber-oho)
- Neues Online-Kundencenter: [„shareHUB“ mit E-Signatur](https://blog.orgamax.de/orgamax-online-blog/neues-online-kundencenter-sharehub-mit-e-signatur)
- orgaMAX-Kontextmenüs 2.0: [Ein Hoch auf den Rechtsklick!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/orgamax-kontextmen%C3%BCs-2.0-ein-hoch-auf-den-rechtsklick)
- Ready4AT: [orgaMAX Online unterstützt österreichische Umsatzsteuersätze](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/ready4at-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-%C3%B6sterreichische-umsatzsteuers%C3%A4tze)
- Jetzt neu: orgaMAX [Online unterstützt Differenzbesteuerung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/differenzbesteuerung-orgamax-online-unterst%C3%BCtzt-secondhandbeschaffung)
- Lagerbestands-Überwachung: [Lieferengpässe waren gestern!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/lagerbestands-%C3%BCberwachung-lieferengp%C3%A4sse-waren-gestern)
- Brutto- oder Netto-Preise? [Wie Sie mit orgaMAX Online die passende Preisart festlegen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/brutto-oder-netto-preise-mit-orgamax-online-die-preisart-festlegen)
- Geht doch: [E-Mailversand mit orgaMAX Online](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/flexibel-komfortabel-e-mailversand-mit-orgamax-online)
- Neue Flexibilität und Vielfalt: [So binden Sie eigene Briefbögen in orgaMAX Online ein](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/so-binden-sie-eigene-briefb%C3%B6gen-in-orgamax-online-ein)
- Runderneuerte Rechnungen, Angebote und Aufträge: [orgaMAX Online zündet den Eingabe-Turbo!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/runderneuerte-rechnungen-orgamax-online-z%C3%BCndet-den-eingabe-turbo)
- orgaMAX Online: [Business per Browser – jederzeit & überall](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/orgamax-online)
- Smartes Kundenmanagement mit orgaMAX Online: [Vernetzte Stamm- und Vorgangsdaten auf einen Blick](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/smartes-kundenmanagement-mit-orgamax-online-stamm-und-vorgangsdaten)
- Rechnungskorrekturen, Stornorechnung, Gutschrift und Zahlungserstattung: [So ändern Sie fehlerhafte Rechnungen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung)
- Komfortable Versand-Schnittstelle: [So zünden Sie den Liefer-Turbo!](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/komfortable-versand-schnittstelle-so-z%C3%BCnden-sie-den-liefer-turbo)
- Salto rückwärts: [Rechnungs-Storno, manuelle Gutschrift und Zahlungserstattung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungskorrekturen-stornorechnung-gutschrift-und-zahlungserstattung)
- Immer komplett und korrekt: [Aktuelle Kundenkartei durch flexible Im- und Exportfunktionen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/aktuelle-kundenkartei-durch-flexible-im-und-exportfunktionen)
- Rechnungs-"Abos" einrichten: [Wiederkehrende Rechnungen einmalig konfigurieren und automatisch verschicken](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/rechnungs-abos-wiederkehrende-rechnungen-automatisch-verschicken)
- Praxistipp: [Mahnwesen optimieren und automatisieren](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/praxistipp-mahnwesen-optimieren-und-automatisieren)
- Erfolgreiche Angebote: [Verträge blitzschnell per Browser abschließen](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/erfolgreiche-angebote-vertr%C3%A4ge-blitzschnell-per-browser-abschlie%C3%9Fen)
- Echt easy: [So bezahlen Kunden Ihre Rechnungen direkt im Browser](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/echt-easy-so-bezahlen-kunden-ihre-rechnungen-direkt-im-browser)
- Mandanten-Fähigkeit: [Mit orgaMAX Online mehrere Firmen, Filialen oder Freiberufler-Büros verwalten](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/mandanten-f%C3%A4higkeit-mit-orgamax-online-mehrere-firmen-filialen-oder-freiberufler-b%C3%BCros-verwalten)
- Praxistipp: [Mobile Belegerfassung und automatische OCR-Texterkennung](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/mobile-belegerfassung-mit-ocr-texterkennung)
- „FinHelper“: [So füllen Sie Ihre orgaMAX Online Dokumentenablage per E-Mail & Druck](https://blog.deltra.com/orgamax-online-blog/so-f%C3%BCllen-sie-ihre-dokumentenablage-per-e-mail-druck-mit-finhelper)
- Effizienter arbeiten: [Deshalb lohnt sich eine Kassenverknüpfung zu Ihrer Bürosoftware](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/effizienter-arbeiten)
- Smartes Newsletter-Marketing: [orgaMAX Online goes CleverReach](https://blog.deltra.com/orgamax-tipps/orgamax-online-goes-cleverreach)
- Innovative Zeiterfassungs-Kombi: [So verbinden Sie orgaMAX Online mit mite.](https://blog.deltra.com/orgamax-tipps/smarte-zeiterfassungs-kombi)
Weiterführende Informationen rund um den betrieblichen orgaMAX-Alltag finden Sie in der Rubrik [Unternehmer-News](https://blog.deltra.com/unternehmer-news):
- Rechnung mit zu hoher Umsatzsteuer? [Keine Steuerschuld mehr bei Endverbrauchern](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/zu-hohe-umsatzsteuer-keine-steuerschuld-mehr-bei-endverbrauchern)
- Seit 2024: [ohne Unternehmensnummer keine Betriebsnummer](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/seit-2024-ohne-unternehmensnummer-keine-betriebsnummer)
- Gut zu wissen: [Die E-Rechnung steht vor der Tür!](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/ab-2025-soll-die-erechnung-zur-pflicht-werden)
- Ab April: [Qualifizierungsgeld für die Weiterbildung von Mitarbeitern](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/ab-april-qualifizierungsgeld-f%C3%BCr-die-weiterbildung-von-mitarbeitern)
- Essen und Unterkunft auf Arbeitgeberkosten: [Die Sachbezugswerte 2024](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/essen-und-unterkunft-auf-arbeitgeberkosten-die-sachbezugswerte-2024)
- SMS vom Chef: [Wann müssen Arbeitnehmer auch nach Feierabend erreichbar sein?](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/sms-vom-chef-wann-m%C3%BCssen-arbeitnehmer-erreichbar-sein)
- Steuersparmodell: [Smartphone oder Notebook vom Arbeitgeber](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/steuersparmodell-smartphone-oder-notebook-vom-arbeitgeber)
- OHG und KG: [neue Rechtsformen für Freiberufler ab 2024](https://blog.orgamax.de/unternehmer-news/ohg-und-kg-neue-rechtsformen-f%C3%BCr-freiberufler-ab-2024)
- Alternativen zur Betriebsaufgabe: [Unbefristete Betriebsunterbrechung und Selbstständigkeit im Nebenberuf](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/unbefristete-betriebsunterbrechung-und-selbstst%C3%A4ndigkeit-im-nebenberuf)
- Lieferschein schreiben: [So geht’s ganz leicht](https://blog.deltra.com/lexikon/lieferschein-schreiben-so-gehts-ganz-leicht)
- Zahlungsziel auf der Rechnung: [So kommen Sie schneller an Ihr Geld](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/zahlungsziel-auf-rechnung)
- Guerrilla-Marketing: [Wie Sie Rechnungen zu Werbeträgern machen](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/guerrilla-marketing)
- Rechnung schreiben: [Das sollten Sie beachten](https://blog.deltra.com/lexikon/rechnung-schreiben-das-sollten-sie-beachten)
- Rechnung schreiben ohne Gewerbe: [Darf ich das?](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/rechnung-schreiben-ohne-gewerbe-darf-ich-das)
- Abschlagsrechnung: [Wofür ist sie gedacht?](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/abschlagsrechnung-wof%C3%BCr-ist-sie-praktisch)
- Umsatzsteuer auf Rechnungen: [Worauf kommt es an?](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/umsatzsteuer-auf-rechnungen)
- Brutto- oder Nettorechnung: [Was ist der Unterschied?](https://blog.deltra.com/orgamax-tipps/brutto-oder-nettorechnung-was-ist-der-unterschied)
- Vielzweckwaffe Gutschrift: [Worauf muss ich achten?](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/vielzweckwaffe-gutschrift-worauf-muss-ich-achten)
- Checkliste Eingangsrechnungen: [Wie Sie fehlerhafte Rechnungen erkennen und für Abhilfe sorgen](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/checkliste-eingangsrechnungen-wie-sie-fehlerhafte-rechnungen-erkennen)
- Elterngeld für Selbstständige: [Diese Sonderregelungen sollten Sie kennen](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/elterngeld-f%C3%BCr-selbstst%C3%A4ndige-besondere-regeln)
- Ein-Personen-GmbH: [Kein Schutz vor Scheinselbstständigkeit](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/eine-ein-personen-gmbh-sch%C3%BCtzt-nicht-vor-scheinselbstst%C3%A4ndigkeit)
- Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale: [Steuerfreie Aufwandspauschalen auch für Selbstständige](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/%C3%BCbungsleiter-und-ehrenamtspauschale-steuerfreie-aufwandspauschalen)
- „Liebhaberei“ und fehlende Gewinnerzielungsabsicht: [Wenn das Finanzamt Verluste nicht anerkennt](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/liebhaberei-und-fehlende-gewinnerzielungsabsicht)
- Doppelte Haushaltsführung bei Selbstständigen: [Weniger Steuern durch Zweitwohnung](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/doppelte-haushaltsf%C3%BChrung-bei-selbstst%C3%A4ndigen-weniger-steuern)
- Basiswissen Kündigung: [Arbeitsrechts-Basics für Arbeitgeber](https://blog.deltra.com/unternehmer-news/basiswissen-k%C3%BCndigung-arbeitsrechts-basics-f%C3%BCr-arbeitgeber)
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