Transparenz-Offensive: orgaMAX-Buchhaltung mit selektivem PDF-Versand

E-Mail-Header_oM-BH-Tipps_Hintergrund-Historie

Unternehmen und Selbstständige müssen ständig neue Informationspflichten erfüllen. Zugleich werden Kunden immer anspruchsvoller. Kein Wunder, dass ...

unverzichtbare Pflichtangaben (wie Datenschutzhinweise oder Widerrufsbelehrungen bei Verbrauchergeschäften), aber auch
sinnvolle Zusatzinformationen (wie Allgemein Geschäftsbedingungen, Preislisten oder passende Werbebotschaften)

... in der betrieblichen Kommunikation mit Kunden, Interessenten und Lieferanten leicht hinten runterfallen.

Praktische PDF-Versandautomatik

Die gute Nachricht: orgaMAX Buchhaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihren Kunden und Interessenten beim Versand von Angeboten, Rechnungen und anderen Vorgängen gezielt erforderliche Dokumente im PDF-Standardformat bereitzustellen.

Die selektive PDF-Bereitstellung gibt es ...

sowohl beim E-Mailversand
als auch im Online-Kundencenter auf der „shareHUB“-Plattform.

Um die Versand- und Download-Automatik zu aktivieren und mit den geeigneten Dokumenten zu bestücken, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Automatischen E-Mail-Dokumentenversand aktivieren

Beginnen wir mit dem E-Mailversand: Die passenden Stellschrauben finden Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > Mein Konto“ im Abschnitt „E-Mail-Anhänge“:

Hier bietet Ihnen das Programm die Möglichkeit festzulegen, welche PDF-Dokumente beim E-Mail- Versand ausgewählter Vorgänge automatisch angehängt werden sollen. Dazu ...

klicken Sie auf den Button „PDF-Versand“ und
laden im ersten Schritt alle benötigten Dokumente hoch.

Der Abschnitt „E-Mail Anhänge“ sieht anschließend zum Beispiel so aus:

Im zweiten Schritt folgt das Feintuning: Wenn Sie mit der Maus auf eines der Dokumente zeigen, erscheinen am rechten Zeilenrand ein Stift- und ein Papierkorb-Symbol:

Per Mausklick auf das Papierkorb-Icon löschen Sie entbehrliche Dokumente.
Mit dem Stift-Symbol öffnen Sie am rechten Seitenrand einen separaten Bearbeitungsbereich:

Hier stehen Ihnen die folgenden Bearbeitungs- und Einstellungs-Funktionen zur Verfügung:

Über die (1) Plus- und Minus-Symbole vergrößern oder verkleinern Sie die Vorschau-Ansicht des Dokumenten-Inhalts.
Per Mausklick auf den (2) Abwärtspfeil laden Sie das betreffende Dokument herunter.
Indem Sie auf das (3) Stift-Symbol neben dem Dateinamen klicken, öffnen Sie ein Editor-Feld, in dem Sie dem Dokument bei Bedarf eine aussagekräftigere Bezeichnung geben können.
Über die (4) Vorgangs-Wahlschalter legen Sie fest, mit welchen Vorgangsarten das betreffende Dokument obligatorisch verschickt werden soll: Während der AGB-Versand grundsätzlich zu jeder Vorgangsart passt, ist die Widerrufsbelehrung beispielsweise bei Angeboten entbehrlich.
Lektüretipp: Das Thema „AGB“ ist für Sie ein Buch mit sieben Siegeln? Was es damit auf sich hat, erfahren Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „AGB: Kein richtiger Unternehmer ohne Kleingedrucktes?“ Mit den wichtigsten Datenschutzvorschriften beschäftigt sich der Blogbeitrag „Kein Mut zur Lücke: DSGVO gilt auch für Kleinunternehmen!“

Nicht vergessen: Per Mausklick auf den Button (5) „Speichern“ übernehmen Sie Ihre Änderungen in die orgaMAX-Einstellungen. Anschließend legen Sie auf dem beschriebenen Weg auch die Versand-Vorgaben für Ihre übrigen Dokumente fest.

Das war’s auch schon: Wenn Sie in Zukunft ein Vorgangsdokument an einen Interessenten oder Kunden verschicken, fügt orgaMAX Buchhaltung die von Ihnen bereitgestellten Begleitpapiere automatisch in den Anhang der ausgehenden E-Mails ein.

Feintuning: E-Mail-Dokumentenversand kontrollieren und anpassen

Nehmen wir an, Sie haben festgelegt, dass zusammen mit jeder Auftragsbestätigung ...

Ihre AGB,
eine Widerrufsbelehrung und
die obligatorischen Datenschutzhinweise

... verschickt werden sollen. Dann sieht der E-Mail-Versanddialog im Arbeitsbereich „Verkauf > Auftrag“ künftig so aus:

Unter dem Feld „Kurznachricht an den Kunden“ finden Sie die (1) Liste der voreingestellten E-Mailanhänge. Falls eine oder mehrere Dateien ausnahmsweise entbehrlich sein sollte(n), löschen Sie das betreffende Dokument einfach per Mausklick aus dem aktuellen E-Mail-Entwurf.
Möchten Sie im Einzelfall umgekehrt eine oder mehrere zusätzliche Dokumente verschicken, klicken Sie in den (2) Upload-Bereich und übernehmen die gewünschte Datei aus Ihrem lokalen Dateiverzeichnis (oder fügen die betreffende(n) Dateien gleich per Drag & Drop in den Upload-Bereich ein).

Mit einem Mausklick auf (3) „E-Mail senden“ bringen Sie die Nachricht schließlich mit allen Anhängen auf den Weg zum Kunden.

Sicher ist sicher: Automatik, Flexibilität & Aktualität

Durch die praktische Versandautomatik sorgen Sie dafür, dass keine wichtigen Informationen in Vergessenheit geraten. Zugleich behalten Sie letztlich jederzeit die Entscheidungshoheit darüber, welche Dokumente im konkreten Vorgang tatsächlich übermittelt werden.

Apropos Versandautomatik: Vergessen Sie bitte nicht, von Zeit zu Zeit kurz zu überprüfen, ob die obligatorisch bereitgestellten Dokumente noch aktuell sind. Das gilt insbesondere für „leicht verderbliche“ Informations-Ware wie Preislisten, saisonale Marketing-Specials oder auch Sonderangebote.

2. Download-Bereich im Kundencenter befüllen

Kommen wir zum eingangs erwähnten Dokumenten-Downloadbereich im Online-Kundencenter von orgaMAX Buchhaltung. Während beim E-Mailversand die Anzahl der Dateianhänge nicht begrenzt ist, können Sie Ihren Kunden im „shareHUB“ bis zu drei allgemeine Dokumente bereitstellen (z. B. AGB, Widerrufsbelehrung und Preisliste) zum Download.

Die Datei-Auswahl treffen Sie im orgaMAX-Arbeitsbereich „Einstellungen > shareHUB“ im Abschnitt „Dokumente“:

In den Einstellungen sieht das nach dem Hochladen zum Beispiel so aus:

Praxistipp: Bitte achten Sie schon vor dem Hochladen darauf, dass die Dokumente einen aussagekräftigen Namen tragen. Nur so erkennen Ihre Kunden im Online-Kundencenter, was sich hinter den bereitgestellten Innhalten verbirgt.

Ein nachträgliches Umbenennen der Dateien ist in den shareHUB-Einstellungen (anders als bei den E-Mail-Dateianhängen) nicht möglich. Per Mausklick auf das Papierkorb-Symbol können entbehrliche Dokumente aber jederzeit gelöscht werden.

shareHUB: Dokumenten-Ablage aus Kundensicht

Wenn Ihre Kunden ein Angebot, eine Auftragsbestätigung oder Rechnung von Ihnen im Online-Kundencenter öffnen, finden sie am rechten shareHUB-Seitenrand den Bereich „Zusätzliche Dokumente“.

Mit einem Mausklick auf den Abwärtspfeil öffnen sie dort die Dokumenten-Liste:

Mit einem weiteren Mausklick lässt sich der Inhalt eines Dokuments in einem separaten Browserfenster öffnen – und kann von dort aus zum Beispiel gespeichert oder gedruckt werden. Einfacher lassen sich Informationspflichten kaum erfüllen, oder?

Lektüretipp: Was Sie mit der smarten shareHUB-Plattform sonst noch alles anstellen können, erfahren Sie im orgaMAX-Praxistipp über das „Neue Online-Kundencenter“