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Das ist ja einfach: E-Rechnungen verschicken und empfangen mit orgaMAX Buchhaltung

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 19.12.2024 07:38:49

Ende des Jahres ist es so weit: Im B2B-Geschäft wird die elektronische Rechnung zur Pflicht. Als E-Rechnung gilt eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Elektronisch übermittelte Rechnungen im PDF-, Word-, Excel-Format sowie anderen elektronischen Dateiformaten gelten endgültig nicht mehr als E-Rechnung.

 

PDF, Word & Excel „haben fertich“

Zulässig sind künftig grundsätzlich nur noch zwei E-Rechnungsformate:

  • Reine XML-Rechnungen: Das maschinenlesbare XML-Format wird auch als „XRechnung“ bezeichnet.
  • ZUGFeRD-Rechnungen: Das hybride Rechnungsformat besteht aus einer bildlichen, von Menschen lesbaren PDF-Datei sowie einer darin eingebetteten maschinenlesbaren XML-Datei, die den geforderten strukturierten Rechnungs-Datensatz enthält.

Für Ausgangsrechnungen von Selbstständigen und kleineren Unternehmen gelten bis 2027 zwar noch Übergangsvorschriften. Zumindest auf den Empfang von XML-basierten Rechnungen müssen Sie jedoch auf jeden Fall vorbereitet sein. Einen Anspruch auf Papier- oder einfache PDF-Rechnungen haben Geschäftskunden ab Januar 2025 nicht mehr!

Lektüretipp: Ausführliche Informationen zu den wichtigsten rechtlichen und technischen Vorschriften bietet unser Grundlagenbeitrag „Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format“. Die orgaMAX-„Unternehmer-News“ gehen in der November-Ausgabe zudem auf den Inhalt eines aktuellen BMF-Schreibens zum Umgang mit der E-Rechnungspflicht ein.

Die guten Nachrichten: orgaMAX Buchhaltung unterstützt bereits jetzt beide elektronischen Rechnungsformate. Und: Der Umstellungsaufwand ist minimal. Viele orgaMAX-Anwender werden die neuen Funktionen auf den ersten Blick gar nicht bemerkt haben.

 

Elektronische Ausgangsrechnungen erstellen und verschicken

Den Rechnungsversand erledigen Sie nach wie vor im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“. Dort ...

 

  • erzeugen Sie per Mausklick auf „Rechnung erstellen“ einen neuen Vorgang,
  • machen wie üblich die erforderlichen Rechnungsangaben (Empfänger, Rechnungspositionen, Zahlungs- und Lieferkonditionen) und
  • sichern Ihre Eingaben per Mausklick auf den Button „Abschließen“:

 

 

Am oberen Rand abgeschlossener Rechnungen finden Sie nun drei verschiedene Buttons, mit deren Hilfe Sie E-Rechnungen versenden oder herunterladen können:

 

 

  • Per Mausklick auf das (1) E-Mail-Symbol verschicken Sie die E-Rechnung im hybriden ZUGFeRD-Format (PDF-Dokument mit integrierter XML-Datei) direkt aus orgaMAX Buchhaltung heraus an Ihre Kunden.
  • Per Mausklick auf den (2) Abwärtspfeil laden Sie die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format auf Ihrem Rechner und leiten sie von dort aus an Ihren Kunden weiter.
  • Per Mausklick auf den (3) Abwärtspfeil laden Sie die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format auf Ihrem Rechner und leiten sie von dort aus an Ihren Kunden weiter.

 

Das sieht im Einzelnen dann so aus:

 

1. ZUGFeRD-Rechnung direkt mit orgaMAX verschicken

Im diesem Fall ändert sich für Sie gar nichts: Wenn Sie eine Ausgangsrechnung abgeschlossen (oder im Arbeitsbereich „Verkauf > Rechnungen“ eine bereits vorhandene Rechnung geöffnet haben), starten Sie per Mausklick auf das E-Mailsymbol den bekannten Versanddialog („Zeit sich bezahlen zu lassen“):

 

 

Falls die „E-Mail-Adresse“ aus dem Kundenstamm werden konnte oder von Hand nachgetragen worden ist, klicken Sie am oberen rechten Seitenrand auf den Button „E-Mail senden“.

 

Daraufhin verschickt orgaMAX Buchhaltung eine E-Mail an den Rechnungsempfänger. Darin enthalten ist unter anderem ein Link auf die die PDF-Version der Rechnung:

 

 

Klickt der Kunde auf den Button „Rechnung ansehen“, öffnet sich die Rechnungsansicht im Online-Kundencenter. Die Darstellung sieht auf den ersten Blick wie eine ganz normale PDF-Datei aus:

 

 

Wenn der Rechnungsempfänger das Dokument jedoch ...

  • per Mausklick auf den Abwärtspfeil am linken Fensterrand herunterlädt,
  • in einem PDF-Reader (z. B. dem Acrobat-Reader) öffnet und
  • sich dort die Dokumenten-Anhang anzeigen lässt (im Acrobat-Reader per Mausklick auf das Büroklammer-Symbol am rechten Seitenrand)

... erscheint am rechten Rand des PDF-Readers die XML-Datei („factur-x.xml“):

 

 

Diese XML-Datei enthält wie vom Gesetzgeber gefordert alle der Rechnung zugrundeliegenden strukturierten Daten. Ob der Rechnungsempfänger anschließend ...

  • das komplette PDF-Dokument (mit integrierter XML-Datei) oder aber
  • nur die separate XML-Datei

... weiterverarbeitet, bleibt ihm und seiner Software überlassen. Sie selbst erfüllen mit dem Versand der hybriden ZUGFeRD-Rechnung auf jeden Fall Ihre gesetzlichen Pflichten.

 

2. ZUGFeRD-Rechnung herunterladen und weiterleiten

Sie möchten Ihre Ausgangsrechnungen im ZUGFeRD-Format lieber direkt an Ihre Kunden verschicken? Kein Problem: In dem Fall klicken Sie in der Ansicht abgeschlossener Rechnungen am oberen Seitenrand auf den Abwärtspfeil („Download“). orgaMAX Buchhaltung speichert das PDF-Dokument daraufhin (wiederum inklusive XML-Datei) im Download-Verzeichnis Ihres Browsers.

 

Von dort aus können Sie Ihre elektronische Rechnung als E-Mailanhang über Ihr lokales E-Mail-Programm oder auch als selbsterzeugten Download-Link an den Rechnungsempfänger weiterleiten. Zum Beispiel so:

 

 

Und klar: Auch in diesem Fall ist die XML-Datei in das PDF-Dokument integriert und lässt sich auf Kundenseite mit einer Rechnungssoftware oder per Hand im PDF-Reader öffnen:

 

 

3. XML only: Reine XRechnung verschicken

Ihr Kunde legt Wert darauf, Rechnungen im „nackten“ XML-Format zu bekommen? Auch das ist möglich: Am oberen Rand abgeschlossener Rechnungen finden Sie neuerdings den Button „XRechnung herunterladen“:

 

 

Per Mausklick auf diese Schaltfläche speichern Sie die XML-Datei im Download-Verzeichnis Ihres Browsers. Von dort aus können Sie die XRechnung als E-Mailanhang über Ihr lokales E-Mail-Programm oder auch als selbsterzeugten Download-Link an den Rechnungsempfänger weiterleiten:

 

 

Wenn Sie Ihre XRechnungen per E-Mail verschicken, kann Ihr Kunde die XML-Datei aus dem E-Mailanhang direkt in seine Software übernehmen:

 

 

Bitte beachten Sie: Eine PDF-Ansicht liefern Sie in dem Fall nicht mit. Falls Ihr Kunde eine PDF-Version wünscht, verschicken Sie Ihre Ausgangsrechnungen wie weiter oben beschrieben ganz einfach im ZUGFeRD-Format.

 

Eingehende E-Rechnungen importieren und verarbeiten

Sie selbst müssen ab Januar in der Lage sein, elektronische Rechnungen in Ihre Buchführung zu übernehmen. Mit orgaMAX Buchhaltung erledigen Sie das im Arbeitsbereich „Finanzen > Ausgaben“. Dort finden Sie am rechten Rand neuerdings den Ablagebereich „E-Rechnungen / Belege hochladen“.

Bitte beachten Sie: Falls die Dateiablage in Ihrer Bildschirmansicht nicht angezeigt wird, blenden Sie ihn mit einem Mausklick auf den doppelten Linkspfeil (am rechten Seitenrand) ein:

 

 

Hier können Sie E-Rechnungen aller Art wahlweise ...

 

  • „Per Drag & Drop ablegen“ oder
  • mittels Mausklick auf den Link „E-Rechnungen / Belege hochladen“ aus einem lokalen Dateiverzeichnis übernehmen:

 

Ganz gleich, ob Sie E-Rechnungen ...

  • im ZUGFeRD-Format (als hybrides PDF-Dokument) oder
  • im XRechnungs-Format (als schlichte XML-Datei)

 

... importieren: orgaMAX Buchhaltung liest die enthaltenen Datensätze automatisch ein. Dabei können Sie auch gleichzeitig mehrere E-Rechnungen einlesen – und zwar auch solche in unterschiedlichen Formaten.

 

Die Software analysiert die Datei(en) und listet sie in der „Ausgaben“-Liste auf. Solange Sie die importierten Belege noch nicht kontrolliert haben, sind sie in der Spalte „Status“ mit einem gelben Punkt als „Zu prüfen“ markiert:

 

 

Per Mausklick auf eine der zu prüfenden Rechnungen öffnen Sie das Dialogfenster „Ausgabe prüfen“. Falls der ausstellende Lieferant oder Dienstleister noch nicht im Lieferantenstamm enthalten ist, schlägt orgaMAX Buchhaltung im ersten Schritt vor, einen neuen Datensatz anzulegen:

 

Mit „Erstellen“ legen Sie den zusätzlichen Lieferanten an, mit „Abbrechen“ überspringen Sie den Unterdialog.

 

Komfortabler Prüf-Dialog

Anschließend zeigt orgaMAX Buchhaltung die importierte E-Rechnung im Prüf-Modus an:

 

 

  • Falls mehrere elektronische Eingangsrechnungen ungeprüft sind, wechseln Sie über die Schaltflächen (1) „Vorherige Ausgabe“ und „Nächste Ausgabe“ zwischen den verschiedenen Vorgängen.
  • Je nach Art der E-Rechnung wird der jeweilige Beleg im (2) Vorschaubereich im PDF- oder XML-Format dargestellt.
  • Über die (3) Darstellungs-Buttons lässt sich der Beleg vergrößern und verkleinern, drehen und wieder zurücksetzen, herunterladen und bei Bedarf löschen.
  • Handelt es sich um eine ZUGFeRD-Rechnung können Sie über die (4) Pfeilsymbole zwischen der PDF- und der XML-Ansicht hin- und herwechseln.
  • Im (5) Analyse-Bereich zeigt orgaMAX Buchhaltung das Ergebnis der automatischen Prüfroutine an: Wurden formale Fehler festgestellt, zeigt die Software den Hinweis „E-Rechnung ungültig“ an und gibt passende Handlungsempfehlungen. Per Mausklick auf den Button „Prüfbericht herunterladen“ können Sie sich die Fehlermeldungen im Einzelnen anschauen:



    Bitte beachten Sie: Die Fehlermeldung „BR-DE-15 Buyer Reference (BT-10)“ bezieht sich auf die „Leitweg-ID“. Diese Angabe ist nur dann erforderlich, wenn Sie mit staatlichen Institutionen und anderen öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Bei privatwirtschaftlichen Eingangsrechnungen können Sie diese Fehlermeldung normalerweise ignorieren. Ausführlichere Informationen zum Thema Leitweg-ID finden Sie auf der Website des Bundesinnenministeriums.
  • Die automatische Prüfung durch orgaMAX Buchhaltung bezieht sich ausschließlich auf formale Die Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit erledigen Sie im Abschnitt (6) „Details“ nach wie vor selbst. Dort sind alle Felder gelb markiert, in denen die Software einen Wert eingetragen hat.
  • Per Mausklick auf die Buttons (7) „Speichern“ schließen Sie die Rechnungsprüfung des aktuellen Belegs ab. Mit „Speichern und nächste“ gehen Sie gleich zur Kontrolle der nächsten E-Rechnung über.

Sobald Sie die letzte ungeprüfte E-Rechnung in Augenschein genommen und das Ergebnis gespeichert haben, landen Sie wieder in der Listenansicht des Arbeitsbereichs „Finanzen > Ausgaben“. Von hier aus können Sie wie üblich die Bezahlung Ihrer Eingangsrechnungen veranlassen – oder ihnen bereits vorhandene Zahlungsvorgänge zuordnen.

 

Fazit und Ausblick

Sie sehen: Die erweiterten E-Rechnungs-Funktionen fügen sich nahtlos ein in den bekannten Workflow des orgaMAX-Rechnungswesens. Probieren Sie’s aus: es lohnt sich! Wir freuen uns [### à passende E-Mailadresse fürs Feedback einbauen] auf Ihre Rückmeldungen.

 

Nach und nach wird die Bedienung zudem weiter erleichtert: im nächsten Schritt zum Beispiel um eine PDF-Vorschau reiner XML-Eingangsrechnungen, die im Original nur maschinenlesbar sind.

 

Weitere Lektüretipps

Noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu orgaMAX Buchhaltung:

 

 

Weiterführende Informationen rund um den betrieblichen orgaMAX-Alltag finden Sie in der Rubrik Unternehmer-News:

 
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