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Smarte Datenübergabe zwischen Verkaufs-Vorgängen: So nutzen Sie die „Info“-Felder von orgaMAX Buchhaltung

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 11.10.2024 04:00:00

Wussten Sie, dass Sie mit orgaMAX Buchhaltung Informationen Ihrer Wahl gezielt von einer Vorgangsart zur nächsten weiterreichen können? Zusätzlich zu den Standardfeldern wie Kunden- oder Vorgangsnummer lassen sich im „Informationsblock“ am oberen rechten Seitenrand vorgangsübergreifende Inhalte erfassen.

 

Sofern die Gesamt-Obergrenze von sieben Feldern im Informationsblock nicht überschritten ist, können Sie dort maximal drei individuelle „Info“-Felder einrichten:

 

Mithilfe der unscheinbaren Zusatzfelder behalten Sie vorgangsübergreifende Informationen ganz einfach im Blick – denken Sie nur an ...

  • zuständige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
  • die Zuordnung zu bestimmten Projekten,
  • Mandatsreferenz-Nummern,
  • externe Auftragsnummern, Kostenstellen und Kostenträger oder
  • andere Kommunikationsdaten und betriebliche Ordnungskriterien.

 

Ist ein individuelles Info-Feld erst einmal aktiviert, tragen Sie den betreffenden Inhalt auf einem Angebot ein. Erstellen Sie auf Basis dieses Angebots zum Beispiel eine Rechnung, werden die Feldinhalte automatisch dorthin übernommen. Auf welche Vorgangsarten sich die Übergabe-Funktion erstrecken soll, bleibt Ihnen überlassen.

 

Überblick: Voraussetzungen der Übergabe-Funktion

Damit Sie die flexibel einsetzbaren Info-Felder vorgangsübergreifend nutzen können,...

  • aktivieren Sie die Übergabe-Funktion einmalig in den orgaMAX-„Einstellungen“,
  • richten in jeder einzelnen Vorgangsart passende „Info“-Felder ein und
  • vergeben dort jeweils dieselbe „Bezeichnung“.

 

Bitte beachten Sie: Sie können einzelne oder alle Info-Felder in den verschiedenen Vorgangsarten auch unabhängig voneinander verwenden und bei Bedarf sogar von vornherein mit gleichbleibenden Inhalten versehen. In dem Fall vergeben Sie in den Vorgangsarten einfach unterschiedliche Feld-Bezeichnungen und / oder schalten die Übergabe-Funktion gar nicht erst ein.

 

Zurück zur Datenübergabe zwischen Vorgängen:

 

Neue Info-Felder einrichten

Angenommen, auf all Ihren Angeboten, Aufträgen und Rechnungen sollen Angaben über den zuständigen „Sachbearbeiter“ und die „Projekt-Nr.“ erfasst und angezeigt werden können. Dazu ...

  • wechseln Sie in den Arbeitsbereich „Verkauf > Angebot“,
  • legen ein neues Angebot an,
  • klicken auf das Zahnrad-Symbol am rechten oberen Rand des Abschnitts „Informationsblock“,
  • tragen im daraufhin geöffneten Dialogfenster („Informationsblock bearbeiten“) die Feldbezeichnungen „Sachbearbeiter“ und „Projekt-Nr.“ ein und
  • schließen Ihre Eingaben per Mausklick auf den „Speichern“-Button ab:

 

Ihr Angebots-Vordruck sieht anschließend so aus:

Bitte beachten Sie: Änderungen am Informationsblock wirken sich nur auf neue und noch offene Vorgänge aus. Bereits erstellte Angebote bleiben unverändert.

 

„Same procedure ...“ in den anderen Vorgangsarten

Dieselben Schritte wiederholen Sie anschließend auch in den Vorgangsarten „Aufträge“ und „Rechnung“, so dass überall dieselben Felder und Feldbezeichnungen erscheinen. Um Tippfehler zu vermeiden, schlägt orgaMAX Buchhaltung beim Eintragen der Bezeichnung zuvor bereits verwendete „Bezeichnungen“ vor. Per Mausklick übernehmen Sie die Eingaben ganz bequem und vor allem fehlerfrei in die passenden Felder:

 

Nachdem der Infoblock in allen gewünschten Vorgangsarten um die beiden „Info“-Felder erweitert ist, aktivieren Sie die Funktion „Datenübergabe zwischen Vorgängen“ in den orgaMAX-Einstellungen:

 

Datenübergabe aktivieren

Dazu ...

  • klicken Sie am oberen rechten orgaMAX-Fensterrand auf das Zahnradsymbol und dann auf den Menüpunkt „Weitere Einstellungen“,

  • wechseln in den Abschnitt „Datenübergabe zwischen Vorgängen“ und
  • aktivieren am rechten Seitenrand die gleichnamige Funktion:

 

Speichern brauchen Sie die Änderung nicht: Dafür sorgt die Software automatisch. Und das war’s dann auch schon:

 

„Info“-Datenübergabe in der Praxis

Wenn Sie in Zukunft auf Basis eines Angebots beispielsweise eine Rechnung erstellen, erscheinen die beim Anlegen des Angebots erfassten Angaben zum „Sachbearbeiter“ und zur „Projekt-Nr.“ ...

... gleichlautend auf der Rechnung:

Praxistipp: Sollte ein automatisch übergebenes Info-Feld einmal nicht zu einem Folgevorgang passen (z. B. weil der zuständige Sachbearbeiter gewechselt hat oder nachträglich doch keine Projekt-Zuordnung erfolgen soll), lassen sich sowohl die Feld-„Bezeichnung“ als auch der „Info“-Feldinhalt manuell ändern oder ganz löschen.

 

Dazu ...

  • stellen Sie den Cursor in das betreffende Feld,
  • nehmen die gewünschten Änderungen vor und
  • übernehmen die Änderungen per Mausklick auf den „Speichern“-Button:

 

 

Bitte beachten Sie: Die selbst definierten „Info“-Felder im „Informationsblock“ der Verkaufs-Vorgängen haben eine andere Funktion als die „Individuellen Felder“. Mit deren Hilfe ergänzen Sie Ihre Kunden- und Artikelverwaltung bei Bedarf um Datenbankfelder Ihrer Wahl.  Ausführliche Informationen zu diesem Thema finden Sie im Praxistipp „Individuelle Felder: Datenbank-Feintuning für orgaMAX Buchhaltung“.

 

Weitere Lektüretipps

Noch viel mehr Tipps und Tricks rund um die Nutzung Ihrer Online-Bürosoftware bieten die Praxistipp-Rubriken zu orgaMAX Buchhaltung:

 

 

Weiterführende Informationen rund um den betrieblichen orgaMAX-Alltag finden Sie in der Rubrik Unternehmer-News:

 
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