Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale: Steuerfreie Aufwandspauschalen auch für Selbstständige

Die Übungsleiterpauschale macht es möglich: Selbstständige können steuerfrei bis zu 3.000 Euro im Jahr bekommen, zum Beispiel als Trainerin für einen Verein, als Jugendwart in einer öffentlich-rechtlichen Einrichtung oder als Dozentin einer Volkshochschule. Andere Tätigkeiten für solche Auftraggeber bleiben dank der Ehrenamtspauschale bis zu 840 Euro jährlich steuerfrei. Allerdings hängen die steuerfreien Pauschalen von mehreren Voraussetzungen ab.

Übungsleiterpauschale: Bis zu 3.000 Euro steuer- und abgabenfrei

Viele Freelancer und Selbstständige bieten Qualifikationen, die von gemeinnützigen Vereinen und Stiftungen oder von öffentlichen Auftraggebern wie etwa Schulen geschätzt werden. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Zahlungen solcher Auftraggeber als Aufwandsentschädigung

• bis zu einer Höhe von 3.000 Euro im Jahr komplett einkommensteuerfrei,
• außerdem fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an, auch nicht bei KSK-Versicherten oder rentenversicherungspflichtigen Selbstständigen.

Die Übungsleiterpauschale ist dazu gedacht, ehrenamtliches Engagement zu fördern. Sie kann von Selbstständigen genauso genutzt werden wie von Beschäftigten oder Menschen ohne Hauptberuf. Der Anspruch steht im Einkommensteuergesetz (§ 3 Nr. 26 EstG).

Typische Beispiele für Tätigkeiten, die unter die Steuerbefreiung fallen, sind nebenberufliche Einsätze als Trainer, als Orchesterdirigentin, als Dozentin an einer öffentlichen Einrichtung, als Schwimmlehrer für eine Schule, als Ausbilder bei einer Kammer oder als Ansprechpartnerin für Behördenschriftverkehr in einem Altenheim.

Steuerfreier Übungsleiterfreibetrag: nur unter bestimmten Voraussetzungen

• Die Übungsleiterpauschale ist nur bei ganz bestimmten Tätigkeiten möglich. Das Gesetz beschränkt sie auf die Arbeit „als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer“ und vergleichbare Aufgaben, auf „künstlerische Tätigkeiten“ und die „Pflege alter, kranker Menschen oder Menschen mit Behinderungen“. Für andere Tätigkeiten kann die Übungsleiterpauschale nicht in Anspruch genommen werden (möglicherweise aber die Ehrenamtspauschale, siehe nächsten Abschnitt).
  Eine selbstständige IT-Fachwirtin, die Programmierkurse an der Volkshochschule gibt, kann dafür die Übungsleiterpauschale nutzen. Das geht nicht, wenn sie stattdessen das Rechnersystem der VHS betreut.
• Die Übungsleiterpauschale darf nur für nebenberuflich ausgeübte Tätigkeiten genutzt werden. Diese müssen sich vom Hauptberuf klar abgrenzen lassen. Einem Beispiel der Künstlersozialkasse zufolge ist es nicht nebenberuflich, wenn ein freier Klavierlehrer dasselbe Instrument an der örtlichen Musikschule unterrichtet. Übernimmt dagegen ein Orchestermusiker den Musikschulunterricht, arbeitet er dort nebenberuflich.
  Außerdem gilt die Tätigkeit nur dann als nebenberuflich, wenn der Zeitumfang maximal ein Drittel „einer vollen Erwerbstätigkeit“ ausmacht, d. h. des Zeitbedarfs einer entsprechenden Anstellung im Hauptberuf. Bis zu 14 Wochenstunden ist man gemäß den Lohnsteuer-Richtlinien noch auf der sicheren Seite (H 3.26 LStR).
• Der Auftraggeber oder Arbeitgeber muss als gemeinnützig anerkannt, eine mildtätige oder kirchliche Einrichtung oder eine „juristische Person des öffentlichen Rechts“ sein. Es kann sich also zum Beispiel um einen e. V., eine gGmbH oder eine gemeinnützige Stiftung handeln, um eine Kirchengemeinde, eine Behörde, eine Schule, eine Volkshochschule, ein öffentliches Museum, die Ärztekammer, die Handwerkskammer, die örtliche Jagdgenossenschaft oder den regionalen Tourismuszweckverband. Ausgeschlossen sind jedoch Gewerkschaften, Arbeitgeberverbände und Parteien. Öffentlich-rechtliche Auftraggeber dürfen ihren Sitz auch in der EU oder den EWR-Staaten haben.
  Bei Aufträgen von Privatleuten oder kommerziellen Unternehmen ist die Übungsleiterpauschale nicht anwendbar, selbst wenn es um Pflege oder Musikunterricht, um Kinderbetreuung oder um gesellschaftliches Engagement von Betrieben geht.
  
  

  Wichtig: Die Tätigkeit für den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb eines Vereins zählt nicht als Übungsleitertätigkeit. Ein freiberuflicher Musiker, der im Vereinsrestaurant Klavier spielt, muss diese Einnahme versteuern. Anders ist es bei Tätigkeiten im Zweckbetrieb, etwa wenn der Musiker bei der Sommerrevue des Kulturvereins mitwirkt.

  
  
  

Ehrenamtspauschale

Die Ehrenamtspauschale unterscheidet sich vom Übungsleiterfreibetrag vor allem in zwei Dingen:

• Die steuerfreie Aufwandsentschädigung ist auf 840 Euro pro Jahr begrenzt.
• Anders als bei der Übungsleiterpauschale gibt es keine Einschränkung für die Art der Tätigkeit.

Gleich sind dagegen die Vorgaben an den Arbeit- oder Auftragsgeber, dieser muss auch in diesem Fall gemeinnützig oder öffentlich-rechtlicher Art sein. Außerdem darf die Tätigkeit ebenfalls nur nebenberuflich ausgeübt werden (§ 3 Nr. 26a EstG).

Die Ehrenamtspauschale kann beispielsweise für die nebenberufliche Pflege der Website einer Stiftung genutzt werden, für Dienste als Platzwart eines Sportvereins oder im Vorstand des örtlichen Ablegers einer Hilfsorganisation.

Praxisfragen zur Übungsleiterpauschale oder Ehrenamtspauschale

• Pauschale neben einem Minijob – ist das möglich?
  Da die Pauschalen sozialversicherungsfrei sind, können sie im Prinzip zusätzlich zu einem Minijob ausgeübt werden, ohne dass Sozialversicherungspflicht entsteht. Das ist zum Beispiel für Freelancer wichtig, die neben der Selbstständigkeit geringfügig tätig sind. Komplexer liegen die Dinge, wenn Minijob und Übungsleitertätigkeit für ein- und dieselbe Organisation erfolgen – mehr dazu im letzten Abschnitt.
• Wie kann oder soll die Pauschale ausgezahlt werden?
  Die Form der Auszahlung ist gleichgültig, solange die Jahresgrenze eingehalten wird. Sie kann entweder auf einen Schlag überwiesen werden oder über das Jahr verteilt, zum Beispiel in gleichen Monatsraten zu 250 Euro beziehungsweise 70 Euro.
• Gilt der maximale steuerfreie Betrag pro Auftraggeber/Tätigkeit oder insgesamt?
  Die Grenzen gelten insgesamt. Wer mehrere solche Aufgaben übernimmt, kann die Pauschale nur einmal für alle Tätigkeiten zusammen nutzen.
• Gibt es einen maximalen Betrag pro Stunde oder Monat?
  Nein, festgelegt ist nur der steuerfreie Maximalbetrag pro Jahr von 3.000 Euro für Übungsleiter beziehungsweise 840 Euro bei Ehrenämtern. Er gilt selbst dann in dieser Höhe, wenn die Tätigkeit nur für wenige Tage oder Wochen ausgeübt wird.
• Übungsleiterpauschale und Ehrenamtspauschale vom gleichen Auftraggeber: ist das zulässig?
  Für eine einheitliche Tätigkeit dürfen nicht beide Pauschalen genutzt werden. Handelt es sich dagegen um zwei klar abgrenzbare Tätigkeiten, ist die Kombination grundsätzlich möglich. So kann eine Selbstständige als Dozentin im Auftrag eines Vereins den Übungsleiterfreibetrag nutzen und für eine zusätzliche Aufgabe im Vorstand die Ehrenamtspauschale, so dass sie von dem Verein insgesamt 3.840 Euro im Jahr steuerfrei erhält.
• Darf die Bezahlung für die Tätigkeit über den Pauschalen liegen?
  Für die Tätigkeit im Ehrenamt oder als Übungsleiter kann grundsätzlich auch mehr bezahlt werden als die Pauschalen. Dann muss der übersteigende Betrag allerdings versteuert werden.
• Kann man Betriebsausgaben ansetzen, wenn die Pauschale genutzt wird?
  Ein Betriebskostenabzug ist nur in wenigen Fällen möglich: dann, wenn sowohl die Einnahmen wie auch die Betriebsausgaben über dem Freibetrag liegen. Bei der Übungsleiterpauschale dürfen also nur die Ausgaben ab 3.000 Euro angesetzt werden.
• Fällt auf die Aufwandsentschädigung Künstlersozialabgabe an?
  Auf steuerfreie Einnahmen gemäß Übungsleiterpauschale muss der Auftraggeber keine Künstlersozialabgabe bezahlen. Das ergibt sich aus einem Merkblatt der Künstlersozialkasse.
• Fällt auf die Pauschalen Umsatzsteuer an?
  Das Umsatzsteuergesetz sieht für ehrenamtliche Tätigkeiten eine Ausnahmeregelung vor. Sie gilt jedoch nur dann, wenn die ehrenamtliche Tätigkeit „für juristische Personen des öffentlichen Rechts“ erfolgt. Bei gemeinnützigen Vereinen, Stiftungen oder Gesellschaften greift sie nicht. Außerdem darf „das Entgelt für diese Tätigkeit nur in Auslagenersatz und einer angemessenen Entschädigung für Zeitversäumnis“ bestehen (§ 4 Nr. 26 UStG). Die ehrenamtliche Tätigkeit darf nicht durch „eigennütziges Erwerbsstreben“ gekennzeichnet sein (UStAE 4.26.1.).
  Ansonsten sind Einkünfte als Übungsleiter oder einem sonstigen Ehrenamt umsatzsteuerpflichtig, außer bei Kleinunternehmern oder umsatzsteuerfreien Tätigkeiten.
• Wann sind Übungsleiter und Ehrenamtler selbstständig, wann angestellt?
  Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale sind sowohl für eine selbstständige Tätigkeit wie für eine Tätigkeit als Beschäftigter möglich. Dieser Unterschied kann relevant werden, wenn es um die Umsatzsteuer geht.
  Außerdem wird die Unterscheidung belangreich, wenn beim selben Arbeits- oder Auftraggeber – etwa demselben Verein – eine weitere Tätigkeit erfolgt. Werden beide Tätigkeiten als abhängige Beschäftigung ausgeübt, droht unter Umständen eine sozialversicherungsrechtliche Einstufung als einheitliche Beschäftigung (siehe unten). Bei Beschäftigung und gleichzeitiger selbstständiger Tätigkeit für denselben Arbeitgeber ist das anders (BSG, 31.10.2012 - B 12 R 1/11 R).
  
  

Übungsleiter- oder Ehrenamtspauschale, dazu einen (Mini-)Job parallel bei der gleichen Organisation: geht das?

Eine häufige Frage: Können Selbstständige für eine Tätigkeit die Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale nutzen, obwohl sie auch sonst für den gleichen Auftraggeber beziehungsweise Arbeitgeber tätig sind? Kann eine Selbstständige für einen Verein gleichzeitig als steuerfreie Übungsleiterin und als steuerpflichtige Auftragnehmerin oder in einem Minijob tätig sein?

Die Antwort lautet: Im Prinzip ist das möglich. Allerdings muss sich der steuerfreie Übungsleiter-Job klar von der steuerpflichtigen Tätigkeit oder dem Minijob abgrenzen lassen, sowohl inhaltlich als auch vertraglich. Das ergibt sich aus einem Urteil des Landessozialgerichts Baden-Württemberg (LSG Baden-Württemberg, 18.10.2016 - L 11 R 3254/14).

Kann der Arbeitgeber beziehungsweise Auftraggeber die Übungsleiter-Tätigkeit aus dem Vertragsverhältnis für die steuerpflichtige Tätigkeit heraus verlangen, ist die steuerfreie Pauschale akut gefährdet. Es lohnt sich, solche Konstellationen solide zu gestalten. Betriebsprüfer schenken ihnen gern ihre Aufmerksamkeit.