Ab 2025: Arbeitsvertrag per E-Mail

Ab 2025 können Arbeitgeber neuen Mitarbeitenden den Arbeitsvertrag oder die wesentlichen Vertragsbedingungen auch per E-Mail, als PDF-Dokument oder sogar mit WhatsApp zuschicken. Für bestimmte Branchen bleibt es allerdings bei Papier und Unterschrift.

Nachweis des Arbeitsvertrags: In Zukunft genügt die Textform

Um einen Arbeitsvertrag abzuschließen, muss man kein Dokument unterschreiben. Die entsprechende Vereinbarung kann auch mündlich und sogar wortlos getroffen werden. Das genügt, damit ein Arbeitsverhältnis entsteht. Im Zweifel reicht es, dass ein Mitarbeiter die Arbeit aufnimmt und dafür bezahlt wird.

Trotzdem verlangt das Arbeitsrecht einen ausformulierten Nachweis des Vertrags. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, dass der Arbeitnehmer diesen Nachweis erhält.

• Der Nachweis kann in einem klassischen, schriftlichen Arbeitsvertrag bestehen, der von beiden Seiten unterschrieben wird. Arbeitnehmer und Arbeitgeber erhalten je ein Exemplar.
• Daneben sieht das Gesetz die Möglichkeit vor, dass der Arbeitgeber die „wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses“ in Worten festhält, unterzeichnet und dieses Dokument dem Arbeitnehmer übermittelt.

Bislang war dafür die Schriftform vorgeschrieben: Das Dokument musste auf Papier festgehalten werden. Ab 2025 kann darauf in den meisten Branchen verzichtet werden: Dann genügt für den Nachweis der Arbeitsvertragsbedingungen die Textform.

Schriftform und Textform

Schriftform bedeutet: Ein Vertrag oder ein anderes rechtlich relevantes Dokument muss von den betreffenden Personen eigenhändig unterzeichnet werden. Das erfordert in der Regel eine Ausfertigung auf Papier, die unterschrieben werden kann.

Alternativ ist ein „notariell beglaubigtes Handzeichen“ als Ersatz der Unterschrift erlaubt. In manchen Fällen ersetzt zudem eine qualifizierte elektronische Signatur die Schriftform. Diese „elektronische Form“ ist für den Nachweis von Arbeitsbedingungen jedoch ausdrücklich ausgeschlossen.

Für die Textform ist dagegen keine Unterschrift erforderlich. Es genügt, dass die Vereinbarung oder Erklärung lesbar ausformuliert ist, gespeichert beziehungsweise aufbewahrt werden kann und die Zuordnung zu der entsprechenden Person sich klar ergibt, weil sie im Text genannt wird. Damit ist die Textform grundsätzlich bei digitalen Dokumente gegeben, ebenso bei einem nicht unterzeichneten Papierdokument.

Wesentliche Arbeitsbedingungen in Textform: Welche Formate sind ab 2025 möglich?

Ab dem 1. Januar 2025 kann der geforderte Nachweis der wesentlichen Arbeitsvertragsbedingungen Textform haben und dem Arbeitnehmer elektronisch übermittelt werden.

Für die Praxis bedeutet das: Arbeitgeber können die Abmachungen aus dem Einstellungsgespräch zusammenfassen und dem neuen Mitarbeiter in digitaler Form zusenden. Oder es wird ein Arbeitsvertrag unterschrieben, dann genügt es, wenn sie dem Arbeitnehmer davon eine digitale Kopie zuschicken, zum Beispiel als PDF-Anhang. Diese Kopie zählt dann als Nachweis der Vertragsbedingungen.

Die Übermittlung muss zusätzlich zur Textform folgende Voraussetzungen einhalten:

• Das Dokument ist lesbar.
• Es ist für den Arbeitnehmer zugänglich, er kann es speichern und ausdrucken.
• Der Arbeitgeber fordert den neuen Arbeitnehmer bei der Übermittlung auf, den Empfang zu bestätigen. (Damit hat er im Prinzip seine Pflichten erfüllt, selbst wenn der Arbeitnehmer die Bestätigung versäumt. Diese bringt allerdings mehr Rechtssicherheit.)

Außerdem muss der neue Beschäftigte mit der digitalen Übermittlung einverstanden sein. Er hat das Recht, auf einem unterschriebenen Papierdokument zu bestehen.

Welche Angaben zählen als „wesentliche Vertragsbedingungen“?

Die Liste der Punkte, die in der Zusammenfassung oder im Arbeitsvertrag enthalten sein sollten, bleibt auch in Zukunft gleich:

• Name und Adresse von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
• Der Zeitpunkt, an dem das Arbeitsverhältnis beginnt
• Bei Befristung auch der Zeitpunkt des Endes (dann ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag vorgeschrieben, siehe unten)
• Angaben zum Arbeitsort, zu den Einsatzorten oder dazu, dass der Arbeitnehmer mobil arbeiten kann
• Eine Tätigkeitsbeschreibung
• Angaben zur Probezeit, falls vereinbart
• Genaue Angaben zum Entgelt und seiner Zusammensetzung, zu möglichen Überstundenzuschlägen, Zulagen und Sonderzahlungen, außerdem Festlegungen zu Auszahlung und Fälligkeit
• Genaue Festlegungen zur Arbeitszeit einschließlich Pausen, gegebenenfalls mit Angaben zum Schichtsystem
• Bei Arbeit auf Abruf die dafür vorgeschriebenen Angaben
• Angaben zu Überstundenregelungen, falls relevant
• Angaben zum Jahresurlaub
• Angaben zu Fortbildungsvereinbarungen, falls relevant
• Angaben zur betrieblichen Altersvorsorge, falls im Betrieb angeboten
• Hinweise zum Arbeitsrecht bei Kündigungen (u. a. Kündigungsfristen, Schriftformerfordernis)
• Hinweise auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, die für das Arbeitsverhältnis gelten

Zumindest die Angaben zu Namen und Adresse beider Seite, zum Arbeitsentgelt und zu den Arbeitszeiten müssen am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses übermittelt werden. Für die anderen Angaben sieht das Gesetz als Frist eine Woche oder einen Monat vor.

Ausnahmen: In bestimmten Branchen gilt weiterhin Schriftform

Das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz nennt bestimmte Branchen als besonders gefährdet (§ 2a SchwarzArbG). In diesen Wirtschaftszweigen gilt die neue Erleichterung nicht. Es handelt sich um:

• Das Baugewerbe
• Gastronomie sowie Hotels und Beherbergungsbetriebe
• Personenbeförderung
• Spedition, Transportsektor und die damit verbundene Logistik
• Schaustellerbetriebe
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft
• Wachschutz und Sicherheitsdienste
• Das Prostitutionsgewerbe

Dort muss also ein Arbeitsvertrag weiterhin in Schriftform abgeschlossen werden, oder die Zusammenfassung der Arbeitsbedingungen wird auf Papier übermittelt.

In den genannten Branchen gelten auch sonst verschärfte Regelungen. So müssen neue Mitarbeiter spätestens zum Arbeitsantritt zur Sozialversicherung gemeldet werden (Sofortmeldepflicht). Außerdem galt dort schon seit langem die Vorschrift, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen aufzuzeichnen. Inzwischen ist Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber verbindlich.

Rechtsgrundlage

Die Möglichkeit der Textform als Nachweis der wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags ist Teil des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (Art. 50 BEG IV, ändert u. a. § 2 NachwG).

Schriftform und Textform sind im Bürgerlichen Gesetzbuch definiert (§ 126 BGB und § 126b BGB).

Bei Verstößen gegen die Vorschriften des Nachweisgesetzes sind Bußgelder bis zu 2.000 Euro möglich (§ 4 NachwG).

Bei Befristung und für Kündigungen bleibt es bei der Schriftform!

Die neue Rechtslage ändert nichts daran, dass in zwei Fällen weiterhin die Schriftform vorgeschrieben ist:

• Befristete Arbeitsverträge müssen in Schriftform abgeschlossen werden, d. h. auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Das folgt aus dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (14 Abs. 4 TzBfG).
• Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist nur wirksam, wenn sie in Schriftform erfolgt. Das gilt auch für Auflösungsverträge. Beides ist im Bürgerlichen Gesetzbuch geregelt (623 BGB).

Textform statt Schriftform: Auch bei Elternzeit, Pflegezeit, Altersbefristung und Arbeitnehmerüberlassung

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV gestattet die Textform ab dem neuen Jahr auch in weiteren Bereichen des Arbeitsrechts:

• Anträge auf Elternzeit können bald per E-Mail, SMS oder Chat-Nachricht gestellt werden. Das Gleiche gilt für die Ablehnung samt Begründung durch den Arbeitgeber. Dazu wird 15 Abs. 7 BEEG entsprechend umformuliert.
• Textform genügt in Zukunft außerdem für die Beantragung einer Pflegezeit. Entsprechend wird 3 Abs. 3 PflegeZG geändert. Soll die Arbeitszeit wegen der Pflege nur verkürzt werden, ist weiterhin eine schriftliche Vereinbarung über die Verteilung der Stunden zu treffen.
• Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zur Altersbefristung eines Arbeitsverhältnisses werden ebenfalls in Textform möglich. Das Auslaufen des Arbeitsvertrags bei Erreichen der Regelalterszeit muss nicht mehr schriftlich vereinbart werden ( 41 Abs. 2 SGB VI).
• Auch Arbeitnehmerüberlassung können Entleiher und Verleiher zukünftig in Textform vereinbaren. Schriftliche Verträge sind gemäß der Neufassung des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes nicht mehr erforderlich ( 12 AÜG).

Diese Änderungen treten sämtlich ab dem 1. Januar 2025 in Kraft.

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