Steuerfrei vom Arbeitgeber: Kita-Zuschuss für Beschäftigte

orgaMAX Blog_Headerbild875x350_KITA-Zuschuss Haben Sie Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter mit kleinen Kindern? Als Arbeitgeber können Sie die Kosten für Kita oder Tagesmutter ganz oder teilweise übernehmen. Das ist steuerfrei, bis die Kinder in die Schule kommen, und bindet die Beschäftigten sehr wirksam an das Unternehmen. Als Alternative zur Gehaltserhöhung ist der Betreuungszuschuss eine Überlegung wert.

Steuerfreier Kinderbetreuungszuschuss vom Arbeitgeber

Zahlt der Arbeitgeber seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Zusatzleistung speziell zur „Unterbringung und Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in Kindergärten oder vergleichbaren Einrichtungen“, dann fällt auf diesen Betrag keine Lohnsteuer an. Außerdem ist er sozialversicherungsfrei.

Ob die Kinder in Kindergärten, Kindertagesstätten, durch Tagesmütter oder in Krippen betreut werden, ist gleichgültig. Selbst ein eigener Betriebskindergarten ist möglich. Ausgeschlossen ist nur die Betreuung des Kindes im eigenen Haushalt, etwa durch ein Kindermädchen.
Die Leistung kann die gesamten Betreuungskosten abdecken oder nur einen Teil davon.
Eine Kostengrenze gibt es nicht, auch die Unterbringung in teuren Einrichtungen kann der Arbeitgeber steuerfrei übernehmen.

Nicht steuerfrei ist dagegen die Übernahme von Betreuungskosten schulpflichtiger Kinder, etwa in einem Hort. Entscheidend ist der individuelle Fall: Bei vorzeitiger Einschulung entfällt die Steuerfreiheit, bei Rückstellung vom Schulbesuch bleibt sie erhalten.

Bei nicht schulpflichtigen Kindern dürfen mit dem steuerfreien Zuschuss keine Zusatzleistungen über die Betreuung hinaus finanziert werden, wie Frühsprachkurse, Förderunterricht oder ein Fahrdienst zur Kita.

Die Rechtgrundlage ergibt sich aus § 3 Nr. 33 EstG in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV. Die Anmerkungen der Finanzverwaltungen finden sich im amtlichen Lohnsteuer-Handbuch (R 3.33 LStR).

Der Zuschuss ist eine Betriebsausgabe

Rechtlich gesehen ist der zusätzlich gezahlte Zuschuss keine Gegenleistung für die erfolgte Arbeitsleistung. Deshalb ist er nicht auf den Mindestlohn anrechenbar (mehr dazu: Mindestlohn-Basics für Arbeitgeber).

Das ändert nichts daran, dass das Unternehmen die Leistung in voller Höhe als Betriebsausgabe abziehen kann. Dazu kommt die Sozialversicherungsfreiheit: Der Arbeitgeber spart sich seinen Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen, die eine Lohnerhöhung um denselben Betrag mit sich gebracht hätte.

Nur die tatsächlichen Kosten dürfen erstattet werden

Steuerfrei ist die Leistung nur in Höhe der tatsächlich angefallenen Betreuungskosten. Liegt der Zuschuss höher, ist der darüberliegende Teil steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Außerdem ist die Verwendung nachweispflichtig: Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter hat dem Arbeitgeber die Kosten des Kindergartens oder der Tagesmutter zu belegen. Das kann zum Beispiel durch eine Bescheinigung der Einrichtung geschehen. Der Arbeitgeber sollte das Dokument zum Lohnkonto nehmen, in digitalisierter Form.

Mutter und Vater – wer bekommt den Zuschuss?

Grundsätzlich kann der Zuschuss an jedes Elternteil gezahlt werden, solange das betreffende Kind bei ihm im Haushalt lebt. Keine Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass der beim Arbeitgeber angestellte Elternteil die Kita-Kosten bezahlt. Sie können auch vom anderen Elternteil übernommen werden.

Wenn beide Eltern im selben Unternehmen arbeiten und das Kind im gemeinsamen Haushalt lebt, ist es eine Frage der Absprache, wer von beiden die Leistung erhält oder ob sie aufgeteilt wird.

Während der Elternzeit kann der Zuschuss nur dann erfolgen, wenn in Teilzeit weitergearbeitet wird: Er setzt voraus, dass ein Entgelt gezahlt wird.

Steuerfrei nur bei Zusätzlichkeit

Die Steuerfreiheit hängt davon ab, dass der Arbeitgeber den Zuschuss „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ zahlt. Das bedeutet: die Umwandlung eines Teils des bestehenden Lohn- oder Gehaltsanspruchs in einen steuerfreien Kita-Zuschuss ist ausgeschlossen. Auch eine bereits vereinbarte oder wegen Tarifvereinbarungen geschuldete Gehaltserhöhung kann nicht als Betreuungszuschuss steuerfrei ausgezahlt werden. Es muss sich tatsächlich um eine zusätzliche Leistung handeln.

Kein Problem ist es dagegen, auf eine angedachte oder mögliche Gehaltserhöhung in beiderseitigem Einvernehmen zu verzichten und stattdessen den Betreuungszuschuss zu vereinbaren.

Die frühere Vorgabe, dass zusätzliche Arbeitgeberleistungen freiwillig und ohne vertragliche Pflicht erfolgen müssen, ist seit geraumer Zeit hinfällig. Es ist sinnvoll, den Betreuungszuschuss in einer schriftlichen Vereinbarung zu regeln. Allerdings sollte die Formulierung sorgfältig gewählt werden. Die Leistung darf nicht Teil des allgemeinen Lohn- oder Gehaltsanspruchs werden, sondern muss eindeutig zweckgebunden und zusätzlich erfolgen.

Was ist mit einem Zuschuss für die Betreuung schulpflichtiger Kinder?

Selbstverständlich kann der Arbeitgeber seine Beschäftigten auch bei den Betreuungskosten im schulpflichtigen Alter unterstützen. Darauf fallen dann allerdings regulär Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge an. Immerhin ist auch diese Leistung als Betriebsausgabe abzugsfähig.

Fazit: Der Betreuungszuschuss ist eine Überlegung wert

Der Arbeitgeber unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit kleinen Kindern, die oft wenig Geld übrighaben. Er selbst spart gegenüber einer Gehaltserhöhung den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Gleichzeitig erleichtert er den Eltern, Beruf und Familie in Einklang zu bringen, und sichert sich so arbeitsfähige, ans Unternehmen gebundene Kräfte. Bei alledem ist der bürokratische Aufwand überschaubar.

Kurz gesagt: Eigentlich spricht recht viel für den Betreuungszuschuss, auch und gerade in kleineren Unternehmen.