Welche Buchhaltungs- und Geschäftsunterlagen sollte man wie lange aufbewahren? Darüber entscheidet nicht nur das persönliche Ordnungsbedürfnis. Die Gesetze geben in vielen Fällen feste Aufbewahrungsfristen vor.
Es lohnt sich, diese Fristen ernst zu nehmen. Zu früh entsorgte Steuerunterlagen und handelsrechtliche Dokumente können teuer werden.
Umgekehrt ist es genauso wenig sinnvoll, alle Unterlagen und Dokumente für immer aufzubewahren. Bei Papier ist das eine Frage des Stauraums. Bei digitalen Daten besteht das Problem darin, alte Dateien, Software und Datenträger langfristig zugänglich zu halten. Dazu kommt ein wichtiger Rechtsaspekt: der Datenschutz. Personenbezogene Informationen sind grundsätzlich zu löschen, sobald ihre Speicherung oder Aufbewahrung nicht mehr notwendig ist, etwa weil die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorbei ist.
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Die wichtigsten Zeiträume für die Aufbewahrung von Unterlagen:
10 Jahre lang muss die eigentliche Buchhaltung verfügbar sein: alle Buchungen samt Daten, Beträgen etc., dazu die Jahresabschlüsse mit Anlagen wie dem Lagebericht. Eingeschlossen in die Fristvorgabe sind die EÜR oder die Bilanzen, Handelsbücher, Inventarlisten und eine Eröffnungsbilanz. Die Aufbewahrungspflicht gilt auch für Unterlagen, die zum Verständnis dieser Dokumente erforderlich sind, etwa Inventurprotokolle oder Organisationsunterlagen.
Ebenfalls 10 Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist für Zollunterlagen wie Zollanmeldungen. Außerdem sollten Sie Ihre Steuererklärungen und Steuerbescheide so lange aufbewahren.
Mit Jahresbeginn 2025 können somit Buchhaltungsdaten, Jahresabschlüsse und Inventarlisten bis einschließlich 2014 entsorgt werden.
8 Jahre beträgt ab 2025 die neue Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Damit sind die Dokumente gemeint, die eigene und fremde Forderungen, Zahlungsgründe, Zahlungen und Zahlungsfristen nachweisen: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Belege einschließlich von Eigenbelegen, Lieferscheine sowie Verträge über Dauerschuldverhältnisse wie Abo-Verträge, außerdem Bankbelege wie Kontoauszüge oder Einzahlungsquittungen.
Bisher mussten Belege ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden, diese Aufbewahrungsfrist wurde durch das IV. Bürokratieentlastungsgesetz verkürzt. Die neue Frist gilt seit dem 01. Januar 2025 für alle Belege, die noch von der alten Aufbewahrungsfrist erfasst wurden. Konkret bedeutet das:
Mit Jahresbeginn 2025 können Sie Belege aus den Jahren bis einschließlich 2016 löschen beziehungsweise schreddern.
6 Jahre sollten Sie Geschäfts- und Handelsbriefe aufbewahren. Das gilt zudem für weitere Unterlagen, durch die Geschäftsvorgänge nachvollziehbar werden oder aus denen sich Informationen zur Steuerpflicht ergeben. Betroffen sind neben klassischer Geschäftskorrespondenz auf Papier oder per E-Mail zum Beispiel auch Angebote, Auskünfte, Bestätigungen oder Vorschläge per WhatsApp, Preislisten oder Mitteilungen von Geschäftspartnern zu ihrer USt-IDNr. oder dem Unternehmenssitz.
Mit Jahresbeginn 2025 können diese Unterlagen aus den Jahren bis einschließlich 2018 gelöscht und die Geschäftsbriefe in den Reißwolf gegeben werden.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen legen sowohl das Steuerrecht als auch das Handelsrecht fest. Entscheidend sind folgende Paragrafen:
147 AO nennt die allgemeinen steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
14b UStG liefert zusätzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Rechnungen, Hintergrund ist das Umsatzsteuerrecht.
257 HGB listet die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen und -vorschriften auf. Sie gelten für Kaufleute: Selbstständige oder Unternehmen, die mit einem Handelsgewerbe im Handelsregister verzeichnet sind und eine Bilanz erstellen müssen, wie eingetragene Kaufleute oder eine GmbH.
Bei Fragen zur Kaufmannseigenschaft hilft „Wer oder was bin ich im Geschäftsleben?“ weiter. Speziell mit der Rechtsform e. K. befasst sich „Eingetragener Kaufmann: Alles über die Rechtsform“.
Ein Verstoß gegen die steuerrechtlichen Vorgaben kann zu Ärger mit dem Finanzamt führen, in erster Linie in Form von Steuernachforderungen. Im schlimmsten Fall kommt es zu Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung, einer Straftat. Wer die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen nicht beachtet, riskiert möglicherweise ebenfalls strafrechtlichen Ärger: Ergibt sich eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit, kann dies als Insolvenzstraftat verfolgt werden.
Um die Aufbewahrungsfrist genau zu bestimmen, muss klar sein, wann sie genau beginnt. Entscheidend ist dafür der Ablauf des Kalenderjahrs: Fristbeginn ist mit dem ersten Januar des folgenden Kalenderjahrs.
Konkret: Für alle 2024 erstellten Unterlagen läuft die Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2025. Im Fall einer achtjährigen Frist dürfen diese also am 1. Januar 2033 vernichtet werden. Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist können sie erst am 1. Januar 2035 entsorgt werden.
Das gilt für ein Geschäftsdokument aus dem Januar 2024 genauso wie für eines vom Dezember dieses Jahres. Den Ausschlag gibt das Datum des Dokuments, nicht der Termin des Geschäftsvorfalls, auf den es sich bezieht. Bei einer Buchung, die 2024 erstellt wurde, beginnt die Aufbewahrungsfrist ab Jahresbeginn 2025. Das gilt selbst dann, wenn die dazugehörige Transaktion noch im Jahr 2023 vollzogen wurde.
In manchen Fällen sollten Geschäftsunterlagen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus vorgehalten werden:
Wurde eine Steuerprüfung angekündigt? Dann dürfen Dokumente und Unterlagen aus dem Prüfzeitraum auch bei Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nicht vernichtet werden. Entsprechendes gilt, falls ein Verfahren vor dem Finanzgericht anhängig ist.
Die gesetzlichen Fristen beginnen nicht zu laufen, solange ein Steuerbescheid nur vorläufig ist.
Unterlagen, die im Zusammenhang mit gerichtlichen und anwaltlichen Verfahren stehen, sollten 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies können z. B. Mahnbescheide, Urteile oder Prozessakten sein.
Die gesetzlichen Fristen für die Aufbewahrung gelten unabhängig von der Form der Unterlagen:
für gedruckte beziehungsweise Papier-Unterlagen
für digitale Dokumente unabhängig von Dateityp oder Format: neben Word- oder PDF-Dateien kann die Aufbewahrungsfrist auch E-Mails oder selbst WhatsApp-Nachrichten betreffen, je nach Zweck und Inhalt
für handschriftliche Dokumente, falls etwa ein Vertrag oder eine Kündigung in dieser Form erstellt wurde
Fax-Dokumente
Dokumente mit personenbezogenen Unterlagen dürfen nur so lange aufbewahrt werden, wie es Gesetze vorschreiben oder klare rechtliche Interessen rechtfertigen. Eine längere Archivierung verstößt gegen den Datenschutz, wenn keine gesonderte Einwilligung der Betreffenden vorliegt. Deshalb sollten Personalunterlagen, Kundendaten und ähnliche Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist grundsätzlich gelöscht werden.
Für Dokumente und Unterlagen aus der Personalbuchhaltung gelten eigene Fristen. So sollten beispielsweise Lohnkonten einschließlich der Lohn- und Gehaltsabrechnungen und von Unterlagen wie etwa Reisekostenabrechnungen sechs Jahre lang aufbewahrt werden (§ 41 Abs.1 S. 9 EstG).
Jahresmeldebescheinigungen zur Sozialversicherung sollten fünf Jahre aufbewahrt werden (§ 25 Abs. 2 DEÜV).
Bei Unterlagen zur betrieblichen Altersvorsorge sollte die Aufbewahrung 30 Jahre dauern, da diese Ansprüche erst danach verjähren (§ 18a BetrAVG).
In manchen Branchen sowie für Minijobs sind Arbeitszeitaufzeichnungen gesetzlich vorgeschrieben. Sie sind zwei Jahre lang vorzuhalten (§ 17 Abs. 1 MiLoG).
Ansonsten gilt für viele arbeitsrechtliche Ansprüche die reguläre zivilrechtliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Deshalb sollten Unterlagen wie Zeugnisse oder Personalakten so lange aufbewahrt werden, falls der Arbeitsvertrag keine kürzere Ausschlussfrist vorsieht.
Für Privatpersonen gelten viel weniger gesetzliche Regelungen zur Aufbewahrung von Unterlagen. Aber auch im Privatbereich gibt es derartige Vorgaben.
Eine solche Vorschrift betrifft Rechnungen von Bauhandwerkern beziehungsweise über „steuerpflichtige Werklieferung“ oder Dienstleistung rund um Haus oder Grundstück. Solche Rechnungsdokumente sollte man auch im Privatbereich zwei Jahre aufbewahren (14b Abs. 1 S. 5 UStG). Beispiele sind Rechnungen für ein neugedecktes Dach, für die Gartenpflege oder über eigens angefertigte Verandatüren. Hintergrund der Regelung ist die Bekämpfung von Schwarzarbeit und Umsatzsteuerbetrug.
Eine besondere Aufbewahrungspflicht gilt für Gutverdienende: Beträgt die „Summe der positiven Einkünfte“ mehr als 500.000 Euro, müssen Unterlagen zu Einkünften und Werbekosten sechs Jahre lang bereitgehalten werden. Das steht in 147a Abs. 1 AO. Ab 2027 steigt die Grenze auf 750.000 Euro.
Auch sonst ist es im privaten Umfeld sinnvoll, Belege, Verträge, Quittungen und andere Unterlagen drei Jahre lang aufzubewahren. So lange dauert in den meisten Fällen die zivilrechtliche Verjährungsfrist.
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