Das bisher genutzte Programm stößt an seine Grenzen? Dann wird es Zeit für eine neue, leistungsfähigere Buchhaltungssoftware. Hier findest Du Tipps für einen stressarmen Wechsel ohne Ausfallzeit.
Die Software, mit der ein Unternehmen seine Rechnungen erstellt, Eingangsbelege verarbeitet, Buchungen erfasst und die Zahlen für die Steuern erstellt, gehört zu seinen wichtigsten Betriebsmitteln. Und genau wie bei Maschinen, Rechnern, Fahrzeugen oder Betriebsräumen kann es passieren, dass die bisherige Lösung nicht mehr ausreicht.
Vielleicht liegt es an der alten Software. Hat das bisherige Programm nicht die nötige Qualität? Eine Buchhaltungssoftware sollte mehr können, als Rechnungen zu generieren und die Umsatzsteuer korrekt zu berechnen. Sie soll den Arbeitsaufwand reduzieren und den Geschäftsalltag einfacher machen. Dazu gehören eine intuitive Bedienung, ein großer Funktionsumfang, weitgehende Automatisierung und individuelle Anpassbarkeit. Ebenso wichtig sind ein schneller Support für anfallende Fragen und verlässliche Updates bei Sicherheitsbedrohungen und geänderten Vorschriften. Wenn Dir euer bisheriges Programm dies nicht bietet, wird es Zeit für einen Umstieg.
Oder liegt es an der Unternehmensentwicklung? Auch Wachstum kann ein guter Grund für den Wechsel zu einer anderen Buchhaltungssoftware sein. Vielleicht gibt es viel mehr Buchungen als früher. Es ist nicht mehr nur eine Person, die die Software nutzen soll. Dazu kommen neue Aufgaben, zum Beispiel Abschlagsrechnungen oder Rechnungen ins Ausland. Vielleicht wird es auch Zeit, die unterschiedlichen Lösungen an verschiedenen Standorten zu vereinheitlichen. Wenn steigende Anforderungen die alte Software an ihre Grenzen bringen, ist ebenfalls der Punkt für den Wechsel erreicht. Eine leistungsfähigere Software kann mit Deinem Unternehmen mitwachsen.
In der Praxis ergibt sich oft eine Mischung aus beiden Faktoren. Wenn die bisherige Buchhaltungssoftware Dein Unternehmen eher bremst, als es voranzubringen, wenn sie zum Unsicherheitsfaktor wird oder Frust bei den Beschäftigten erzeugt, dann solltest Du nicht länger warten.
Viele Unternehmen neigen dazu, den Umstieg lange hinauszuzögern. Auf den ersten Blick ist das verständlich: Man scheut den Aufwand. Die Veränderung in einem so zentralen Unternehmensbereich scheint riskant.
Aber das ist die falsche Perspektive. Der Blick sollte auch beim Umstieg auf eine neue Büro- und Buchhaltungssoftware auf die Chancen gerichtet sein – wie bei allen Investitionen, die Betriebsabläufe erleichtern und neue Spielräume schaffen. Wenn der Wechsel bald erfolgt, dann lassen sich auch die neu gewonnenen Vorteile früher nutzen. Und je länger man abwartet, desto größer werden die Mühen des Umstiegs. Das gilt schon deshalb, weil mit jedem zusätzlichen Tag weitere Buchungen, Datensätze und Dokumente im alten System anfallen. Je eher das neue System in Betrieb genommen wird, desto früher kann es Arbeitszeit und Nerven sparen.
Wenn ohnehin feststeht, dass ein Wechsel notwendig wird, lässt sich durch Abwarten nichts gewinnen. Es kommt vielmehr darauf an, den Wechsel klug zu planen – und eine Software zu wählen, die es Deinem Unternehmen beim Umstieg leicht macht.
Optimaler Ausgangspunkt für den gelungenen Wechsel ist eine klare Vorstellung davon, was Dein Unternehmen benötigt und was die neue Software leisten soll. Dafür müssen konkrete Fragen beantwortet werden, zum Beispiel:
Wie viele Beschäftigte sollen das Programm nutzen – jetzt und in absehbarer Zukunft?
Wie genau werden wir die Software nutzen, und von wo aus? Zur Erledigung der Buchhaltung? Zum Hochladen von Belegen? Im Homeoffice, von unterwegs aus oder ausschließlich am Arbeitsplatz im Büro?
Welche Support-Optionen wollen wir haben? Wie schnell soll der neue Anbieter Antworten liefern, wie wichtig ist Unterstützung durch fachkundige Menschen?
Bevorzugen wir eine Cloud-Lösung oder wollen wir eine lokale Installation?
Benötigen wir besondere Anpassungen für die mit der Software generierten Dokumente – zum Beispiel eigene Formate oder Designs, frei gestaltbare Nummernkreise, besondere Zahlungsbedingungen, Klauseln, Hinweise oder ähnliches mehr?
Wie soll und muss die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro aussehen?
Benötigen wir weitere Schnittstellen oder Möglichkeiten zur einfachen Datenübergabe, zum Beispiel aus einer Warenwirtschaft oder Flottenverwaltung, zu einer Dokumentenverwaltung oder Lohnabrechnung oder als Abgleich mit einer Kassen-Software?
Welche Zusatzmodule und Erweiterungen sollte die neue Lösung bieten, die wir jetzt oder in absehbarer Zeit benötigen?
etc. …
Das Anforderungsprofil wird für jedes Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Es lohnt sich, diese Punkte sorgfältig herauszuarbeiten. Von ihnen hängt die Wahl der optimalen neuen Buchhaltungslösung ab.
Den Zeitpunkt für den Umstieg auf die neue Buchhaltungssoftware solltest Du so wählen, dass vorher ausreichend Zeit bleibt, um mit der neuen Software vertraut zu werden. Lass Dir viel Zeit zum Testen, um alle Funktionen kennenzulernen und in einem Testlauf risikolos auszuprobieren. Ein guter Softwareanbieter wird Dir für diese Phase Demo-Daten anbieten, damit Du nicht von Beginn an deine eigenen Stammdaten importieren musst.
Als Zeitpunkt des eigentlichen Wechsels bietet sich ein Monatsende an. So kannst Du sicherstellen, dass die Vorgänge im alten System sauber abgeschlossen werden. Wenn Du ganz sichergehen willst, kannst Du auch das Ende eines Quartals oder des Geschäftsjahrs abwarten. Im Idealfall fällt der Umstieg in eine Zeit, in der etwas weniger Arbeit in der Buchhaltung anfällt, so dass genügend Luft für den Einstieg in die neuen Abläufe bleibt.
Mit guter Planung, einer eingängigen neuen Software und ausreichend Unterstützung durch den Hersteller sollte es problemlos möglich sein, innerhalb weniger Wochen vom alten auf das neue System zu wechseln, ohne dass es zu einer Unterbrechung in Deiner Buchhaltung kommt. Wenn Dein neuer Anbieter Dich dabei gut begleitet, ist das ein klarer Hinweis darauf, dass Du die richtige Wahl getroffen hast.
Wie für jedes Projekt ist auch für den Wechsel der Buchhaltungssoftware eine sorgfältige Planung der Aufgaben und Zuständigkeiten wichtig. Sie sollten schon beim Ausstieg aus der alten Lösung klar sein. Wer kümmert sich um welche Aufgabe? Wer übernimmt Planung und Koordination? Wer ist Ansprechpartner für den Anbieter der neuen Software und das Steuerbüro?
Es lohnt sich, ausreichend Zeit und Vorbereitung in die Umstiegsplanung zu investieren. Dafür spart der reibungslose Wechsel im laufenden Betrieb dann Aufwand und Nerven.
Die Buchhaltungssoftware, die Dein Unternehmen bisher begleitet hat, kannst du beim Umstieg nicht einfach nur schließen und deinstallieren. Ein geregelter Umstieg erfordert die Klärung verschiedener Punkte:
Welche Abschlüsse müssen im alten System gemacht werden, d. h. mit den Zahlen des bisherigen Programms? Das betrifft beispielsweise die Umsatzsteuervoranmeldung und die Monatsergebnisse, je nach Zeitpunkt vielleicht auch den kompletten Jahresabschluss samt EÜR oder Bilanz. Außerdem müssen Übersichten über offene Forderungen samt Tilgung und Zinsen, Anlagegüter und ihre Abschreibung und ähnliches mehr erstellt oder zumindest die benötigten Zahlen gesichert werden.
Wie lassen sich die benötigten Buchhaltungsdaten aus dem alten System sichern oder zugriffsbereit halten? Ist ein Export möglich, oder kannst Du weiterhin auf die erforderlichen Daten zugreifen? Werden alle erforderlichen Zugangsdaten dauerhaft archiviert? Buchungsbelege zum Beispiel musst Du dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung mindestens acht, die Buchungen selbst in der Regel zehn Jahre lang vorlegen können. Du solltest die Daten also entweder weiterhin aus dem früheren System exportieren können oder auf einem Datenträger vorliegen haben, soweit sie nicht in die neue Lösung importiert werden.
Wenn geklärt ist, wie die Sicherung funktioniert, solltest Du im nächsten Schritt festlegen, welche Dokumente und Datensätze übertragen werden. Oft lässt sich der Umstieg dadurch beschleunigen, dass nicht benötigte oder doppelt gespeicherte Daten bereinigt bzw. gelöscht werden. Es ist keineswegs sinnvoll, stets möglichst viel an Informationen ins neue System zu importieren. Wenn Rechnungen und Belege aus vergangenen Geschäftsjahren im alten System zugänglich bleiben, braucht man sie in der neuen Software nicht. Wirklich wichtig sind dagegen Stammdaten, angelegte Produktlisten oder Leistungsangaben, Kontaktlisten und dergleichen mehr. Wenn sie in der neuen Software direkt zur Verfügung stehen, spart das viel Zeit.
Es gibt keinen Grund, warum sich der Wechsel auf eine leistungsstärkere Buchhaltungssoftware zu einem Monsterprojekt mit ungewissem Ausgang auswachsen sollte. Im Gegenteil: Grundsätzlich lässt sich der Umzug …
einfach,
mit überschaubarem Aufwand,
bei laufendem Betrieb und
in der Regel innerhalb von zwei bis vier Wochen
… bewerkstelligen. Sobald die neue Buchhaltungssoftware produktiv läuft, kannst Du Dich über eingesparte Arbeitszeit und flüssigere Abläufe freuen.
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