Mit der richtigen Business-Software macht die E-Rechnung zwar wenig Probleme. Im Buchführungsalltag gibt es dann aber doch immer wieder einmal Klärungsbedarf. Bei manchen Praxisfragen hilft Dir ein neuer FAQ-Katalog zur E-Rechnung von der Bundessteuerberaterkammer weiter.
Die E-Rechnungspflicht stammt aus dem Umsatzsteuerrecht. Deshalb befasst sich auch die Bundessteuerberaterkammer damit. Sie ist die berufsständische Vertretung der SteuerberaterInnen in Deutschland und verfügt über entsprechende Expertise.
Die Kammer hat vor kurzem einen kostenlosen FAQ-Katalog zur E-Rechnung veröffentlicht. Das PDF-Dokument umfasst 18 Seiten und ist als Praxishilfe für Steuerkanzleien und deren MandantInnen gedacht.
Die FAQ beschränken sich nicht auf rein formale oder technische Aspekte. Sie behandeln auch praktische betriebliche Abläufe. Außerdem gibt der Katalog Hinweise zum Umgang mit eingehenden und ausgehenden E-Rechnungen und beantwortet Fragen zu ihrer Archivierung, zu Dokumentationsanforderungen und zum Handling von Rechnungskorrekturen.
Eine Auswahl der Punkte, die der Katalog erläutert, mit einer kurzgefassten Darstellung der jeweiligen Antwort:
Was ist für die Aufbewahrung von E-Rechnungen entscheidend?
Der strukturierte Teil muss archiviert werden und maschinell auslesbar sein.
Zählt der strukturierte Datensatz auch dann als „Original“ der E-Rechnung, wenn er ans Steuerbüro weitergeleitet und dort archiviert wurde?
Ja.
Muss eine E-Mail, an die eine E-Rechnung angehängt wurde, ebenfalls aufbewahrt werden?
Ja, aber nur, wenn die Mail selbst einen Handelsbrief, Geschäftsbrief oder Buchungsbeleg darstellt und nicht nur reines „Transportmittel“ der E-Rechnung ist.
Welche Anforderungen muss das Archivierungssystem erfüllen?
Das Archiv muss unter anderem geordnet, revisionssicher, lesbar und maschinell auswertbar sein. Achten sollte man auf eine korrekte Indexierung und ein verlässliches Backup-System.
Was gilt für Eingangsrechnungen?
Der regelmäßige Abruf neuer Eingangsrechnungen muss genauso gewährleistet sein wie die Validierung des Datensatzes. Abruf und Eingang sollten dokumentiert werden. Viele mögliche Rechnungsfehler gefährden den Vorsteuerabzug, deshalb ist neben der inhaltlichen Prüfung auch eine Validierung erforderlich. Mangelhafte Rechnungen müssen beim ausstellenden Unternehmen beanstandet und dazu die fehlerhaften Daten identifiziert werden.
Was gilt für Kontierung und Zahlungsanweisung?
Die Kontierung setzt eine Eingangsprüfung der E-Rechnung voraus. Die eindeutige Verknüpfung der Datensätze der E-Rechnung mit der Buchung muss gewährleistet sein, ebenso die korrekte Zuordnung bzw. Aufteilung der Umsätze für die Vorsteuer. Erst dann darf die Zahlungsanweisung erfolgen.
Was gilt für Ausgangsrechnungen?
Die Erstellung einer korrekten Rechnung mit den richtigen Buchhaltungsdaten und unter Einhaltung der Formatanforderungen muss gewährleistet sein. Die Korrektheit der Angaben sollte zum Beispiel durch einen Stammdatenabgleich überprüft werden. Außerdem sollte es eine Dokumentation der Abläufe geben. Falls es um eine Kleinbetragsrechnung geht oder die Kleinunternehmerregelung greift, müssen die entsprechenden Besonderheiten berücksichtigt werden.
Was ist bei Barzahlung?
Bei Barzahlung kann zunächst eine Quittung oder ein Kassenbeleg als sonstige Rechnung ausgestellt werden, der nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt wird.
Welche Besonderheiten gelten für Dauerrechnungen?
Bei Dauerschuldverhältnissen kann eine E-Rechnung als Dauerrechnung ausgestellt werden, es genügt, wenn diese für den ersten Teilleistungs- bzw. Abrechnungszeitraum ausgestellt wird, solange sie auf den Vertrag explizit Bezug nimmt. Ändern sich die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten, zum Beispiel durch eine Tariferhöhung, muss die Rechnung berichtigt oder eine neue E-Rechnung ausgestellt werden. Bei Nachlässen oder Skonti ist keine Berichtigung erforderlich.
Was gilt für Anzahlungen, End- und Restrechnungen?
Der „Invoice Type Code“ für Anzahlungsrechnungen ist bisher im Format X-Rechnung nicht vorgesehen. Als Workaround wird das Ausstellen einer regulären E-Rechnung mit dem Textvermerk „Anzahlungsrechnung“ empfohlen.
Auch End- und Restrechnungen sind derzeit noch nicht als eigene E-Rechnungsdokumente vorgesehen. Die Empfehlung der BStBK: nur eine Rechnung über den verbleibenden Rechnungsbetrag ohne Abschläge ausstellen oder die notwendigen ergänzenden Angaben für eine Schlussrechnung in den PDF-Teil der Rechnung einbetten. Das macht ein maschinelles Auslesen und Verarbeiten der Angaben zu den Anzahlungen deutlich schwieriger.
Welche Übermittlungswege sind akzeptabel?
Entscheidend ist, dass der Rechnungsdatensatz samt möglicher Zusatzinformationen komplett und ohne Änderungen übermittelt wird. Neben E-Mail können spezielle Plattformen (Peppol, TRAFFIQX, unternehmenseigene Plattformen) und Software-Schnittstellen genutzt werden. Die Mehrfachübermittlung einer E-Rechnung ist unbedenklich.
Weiterführende Informationen zum Thema Rechnungsstellung findest Du im orgaMAX-Blog und Newsletter-Archiv:
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