Geschenke für KundInnen und GeschäftsfreundInnen: Vorsicht, Steuerfalle

Von wegen Freude schenken: Wenn Dein Unternehmen GeschäftspartnerInnen oder KundInnen beschenkt, kann das zu Steuerproblemen führen. So gilt für die Buchung als Betriebsausgabe eine Wertgrenze von 50 Euro. Außerdem kann den Beschenkten Einkommensteuerpflicht drohen, wenn Du nicht vorsorgst und diese Steuer übernimmst. Hier liest Du, wie Du Steuerfallen bei betrieblichen Geschenken umgehst.

Deine Geschenke an KundInnen und GeschäftspartnerInnen interessieren auch das Finanzamt

Kleine Geschenke erhalten die Geschäftsfreundschaft und binden treue KundInnen ans Unternehmen. Allerdings können geschäftlich veranlasste Weihnachts- oder Geburtstagspräsente leicht Ärger mit dem Finanzamt einbringen, wenn Du die Regelungen nicht kennst. Das gilt für Dein Unternehmen wie für die Beschenkten:

• Betrieblich veranlasste Geschenke darf Dein Unternehmen nur bei einem Wert von maximal 50 Euro als Betriebsausgabe buchen. Ist das Präsent mehr wert, darfst Du die Kosten nicht vom Gewinn abziehen. Ob diese Wertgrenze brutto oder netto gilt, hängt von der Umsatzsteuerpflicht ab.

• Wenn das Geschenk nicht an Privatpersonen geht, sondern an Selbstständige, Angestellte oder ein Unternehmen, zählt es steuerrechtlich oft als Einnahme. Dann kann es sein, dass die EmpfängerInnen darauf Steuern entrichten müssen. Um das zu vermeiden, kann Dein Unternehmen die Steuerpflicht in pauschaler Form übernehmen.

Was bedeuten diese Regeln in der Praxis? Beginnen wir mit dem Betriebsausgabenabzug.

Geschenke als Betriebsausgabe: Wertgrenze 50 Euro

Wenn Dein Unternehmen „aus betrieblicher Veranlassung“ Geschenke macht, das heißt aus geschäftlichen Gründen, dann möchtest Du die Kosten natürlich als Betriebsausgabe buchen.

Den Betriebsausgabenabzug lässt das Steuerrecht allerdings nur für eher kleine Geschenke zu. Entscheidend ist der Wert: „Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“, dürfen „den Gewinn nicht mindern“ (= nicht als Betriebsausgabe abgezogen werden), außer wenn „die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 50 Euro nicht übersteigen“ (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz. Konkret bedeutet das:

Beträgt der Wert des Geschenks an eine bestimmte Geschäftspartnerin oder einen bestimmten Kunden mehr als 50 Euro, kannst Du nichts von den Kosten als Betriebsausgabe geltend machen.

Wenn Dein Unternehmen der Person mehrere Geschenke innerhalb eines (Geschäfts-)Jahres macht, wird deren Wert zusammengerechnet.

Wertgrenze überschritten? Kein Betriebsausgabenabzug!

Beim Überschreiten der Wertgrenze ist der Betriebsausgabenabzug komplett versperrt. Das gilt bereits bei einem Wert von 50,01 Euro von sämtlichen Geschenken pro Jahr und Person. Der Betriebsausgabenabzug ist also nicht nur für den Anteil blockiert, der über der 50-Euro-Grenze liegt.

Auf der Umsatzsteuer bleibst Du dann ebenfalls sitzen, selbst wenn Dein Unternehmen sonst vorsteuerabzugsberechtigt ist. Sobald das Geschenk über der Wertgrenze liegt, darfst Du Dir den Umsatzsteueranteil an den Kosten nicht erstatten lassen.

Unbegrenzt abziehbar: rein beruflich nutzbare Geschenke

Es gibt eine Möglichkeit, die 50-Euro-Grenze zu vermeiden: dann, wenn Unternehmen oder Selbstständige die Geschenke Deines Unternehmens „ausschließlich betrieblich“ nutzen können. Beispiele sind besondere Werkzeuge, Software für den geschäftlichen Einsatz oder berufliche Fachliteratur.

In diesem Fall darfst Du die Ausgabe in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen, selbst bei einem Wert von mehr als 50 Euro. Das ergibt sich aus den Einkommensteuerrichtlinien (R 4.10 Abs. 2 Satz 4 EStR 2025).

Wertgrenze mit oder ohne Umsatzsteuer?

Ob die 50-Euro-Wertgrenze mit oder ohne Umsatzsteuer gilt, hängt davon ab, ob das Unternehmen, das die Geschenke macht, selbst umsatzsteuerpflichtig ist.

• Dein Unternehmen ist umsatzsteuerpflichtig und kann Vorsteuer geltend machen? Dann gilt die 50-Euro-Grenze als Nettogrenze. Du darfst einer Kundin eine Flasche Wein für 59,50 Euro brutto überreichen und den Betrag als Betriebsausgaben ansetzen.

• Anders ist das, wenn Du für die Umsatzsteuer als KleinunternehmerIn zählst oder eine umsatzsteuerfreie Tätigkeit ausübst, etwa als PhysiotherapeutIn. Dann sind die 50 Euro eine Bruttogrenze. Ein Betriebsausgabenabzug für die Weinflasche ist nur möglich, wenn sie einschließlich „Mehrwertsteuer“ maximal 50 Euro kostet.

Geschenke können Einkommensteuerpflicht auslösen

Ein zweiter Steueraspekt betrifft die Empfängerseite. Dort kann Dein Geschenk Einkommensteuerpflicht auslösen. In vielen Fällen sieht das Finanzamt in dem Präsent Deines Unternehmens eine „einkommensteuerbare Bereicherung“: Deine Kundin oder der Geschäftsfreund erhalten einen geldwerten Vorteil, auf den Einkommensteuer anfällt. Oder Körperschaftsteuer, wenn Dein Unternehmen zum Beispiel einer GmbH etwas schenkt.

Diese Steuerpflicht auf Empfängerseite kann das schenkende Unternehmen übernehmen und durch einen Pauschalbetrag abgelten. Damit verhinderst Du, dass die positive Geste später Ärger und Kosten verursacht, zum Beispiel bei einer späteren Betriebsprüfung.

Einkommensteuer der EmpfängerInnen als Pauschalsteuer übernehmen

Die Übernahme der Steuerlast erfolgt als Pauschalsteuer in Höhe von 30 Prozent der Aufwendungen für das Geschenk einschließlich Umsatzsteuer (§ 37b Abs. 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz).

Dazu kommt der Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent vom Pauschalsteuerbetrags und im Regelfall auch Kirchensteuer. Da Du meist keinen Nachweis der Konfession von KundInnen oder GeschäftspartnerInnen hast, kannst Du die Kirchensteuer mit einem pauschalen Durchschnitt ansetzen. Er variiert je nach Bundesland zwischen 4 und 7 Prozent der Pauschalsteuer.

Das Finanzamt behandelt diese Steuer als pauschalierte Lohnsteuer, selbst wenn die Beschenkten keine Beschäftigten sind oder sogar eine juristische Person. Du musst dafür eine Lohnsteuer-Anmeldung abgeben, selbst wenn Du niemanden beschäftigst.

Bei der Pauschalierung gilt das Prinzip „ganz oder gar nicht“: Entweder Du bezahlst pauschale Steuer auf alle Geschenke Deines Unternehmens an Dritte innerhalb eines Jahres, soweit bei ihnen Einkommensteuer relevant wird. Oder Du lässt es ganz sein. Die Entscheidung ist freiwillig, Du kannst sie für jedes (Geschäfts-)Jahr ändern.

Wenn Du die Einkommensteuer nicht übernimmst, schulden die Beschenkten die Steuer, unabhängig davon, ob ihnen das klar ist. Übernimmst Du sie, bist zu verpflichtet, die Beschenkten zu informieren. Dafür bietet sich zum Beispiel ein Satz auf einer Begleitkarte an: „Die Einkommensteuer auf dieses Geschenk haben wir übernommen (§ 37b EStG).“

Einkommensteuerpflicht auf Empfängerseite: nicht in allen Fällen

In bestimmten Fällen ergibt sich keine Einkommensteuerpflicht auf Seite der Beschenkten:

• Das gilt vor allem für Privatpersonen, etwa bei Geschenken für PrivatkundInnen.

• Kein Grund zur Pauschalierung besteht bei EmpfängerInnen im Ausland ohne Steuerpflicht in Deutschland.

• Auch Geschenke an steuerbefreite Organisationen wie gemeinnützige Vereine sind grundsätzlich.

Wenn Du bestimmte EmpfängerInnen auf Deiner Geschenke-Liste von der Pauschalierung ausnimmst, solltest Du die Gründe später nachweisen können. Am besten, Du dokumentierst und archivierst dazu Unterlagen.

Ausnahmen: Streuwerbeartikel, Aufmerksamkeiten, Prämien und Gewinne

In bestimmten Fällen sieht das Finanzamt aufgrund der Art oder des Werts der „betrieblich veranlassten Zuwendung“ keine Einkommensteuerpflicht. Dann entfällt der Anlass für die Pauschalbesteuerung.

• Wenn der Wert des Präsents bei maximal 10 Euro liegt, musst Du Dir keine Gedanken um die Einkommensteuer machen. Solche Kleingeschenke zählen als Streuwerbeartikel, die die Beschenkten nicht „bereichern“ (BMF-Schreiben vom 19.05.2015, Rz. 10). Ob die 10-Euro-Grenze die Umsatzsteuer einschließt, hängt auch in diesem Fall von der Umsatzsteuerpflicht des schenkenden Unternehmens ab.

• Gewinne aus Preisausschreiben und Prämien etwa für NeukundInnen zählen in der Regel ebenfalls nicht als Einnahmen.

• Nicht erforderlich ist die Pauschalierung außerdem für „Aufmerksamkeiten“ aus persönlichem Anlass im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien (R 19.6 LStR 2023). Gemeint sind zum Beispiel ein Blumenstrauß zum Geburtstag, eine Flasche Wein zur Hochzeit oder Pralinen zum Firmenjubiläum. Der Wert darf maximal 60 Euro ausmachen. Geschenk und Anlass müssen „im gesellschaftlichen Verkehr üblich“ sein. Nur Sachgeschenke zählen als Aufmerksamkeit, keine Geldgeschenke. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten zählen nicht als persönlicher Anlass. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, entsteht beim Empfänger keine Steuerpflicht. Das schenkende Unternehmen hat also keinen Anlass zur Pauschalversteuerung.

Weitere Stolpersteine: Compliance-Vorschriften und Korruptionsverdacht

Geschenke für GeschäftsfreundInnen können nicht nur steuerrechtlich für Ärger sorgen. Manchmal verstoßen sie auch gegen interne Vorgaben anderer Unternehmen. Immer mehr Betriebe haben klare Compliance-Vorschriften, die die Annahme von Geschenken ganz verbieten, nur bis zu einer bestimmten Wertgrenze erlauben oder eine Information an die Vorgesetzten verlangen. Erkundige Dich im Zweifelsfall, bevor Du das Präsent auf den Weg bringst.

Im schlimmsten Fall musst Du Dich sogar gegen den Verdacht eines Bestechungsversuchs wehren. Mehr zu dem Thema steht in „Korruption im Geschäftsleben: Kein Thema für Selbstständige?“.

Schöne Bescherung: jetzt schon an eine Betriebsprüfung denken

Wer denkt beim Verschicken von Weihnachts- oder Geburtstagsgeschenken schon an Steuervorschriften? BetriebsprüferInnen wissen, dass es dabei schnell zu Fehlern kommt, und widmen geschäftlichen Geschenken gern besondere Aufmerksamkeit. Eine Rückfrage beim Steuerberater oder der Steuerberaterin kann Dir späteren Ärger ersparen.

Wichtig ist, dass Geschenke von anderen Betriebsausgaben getrennt gebucht werden, nur dann darf ein Abzug erfolgen. Das Erfassen der AdressatInnen gehört dazu. Oft hilft es, wenn man zusätzlich zur Quittung oder Rechnung auch ein Foto der Verpackung, der Gebrauchsanleitung oder der Sache selbst aufbewahrt.

Lektüretipps

Weiterführende Informationen zu Rechts- und Finanzierungsthemen findest Du im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:

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