Spendable Arbeitgeber: Bewirtungen und Geschenke für Mitarbeiter

Ein großzügiger Arbeitgeber ist für die Mitarbeiter eine feine Sache. Weniger schön ist es, wenn im Gegenzug das Finanzamt Lohnsteuer auf den Wert des Geschenks oder der Einladung fordert.

Der Arbeitgeber zeigt sich großzügig – das Finanzamt hält die Hand auf?

Je nach Art und Umfang werden Wohltaten des Arbeitgebers steuerlich und sozialversicherungsrechtlich unterschiedlich behandelt:

• Sieht das Finanzamt darin eine Form von Entgelt oder eine Gegenleistung für die Arbeitsleistung, wird grundsätzlich Lohnsteuer auf den Wert fällig. Beiträge zur Sozialversicherung fallen dann ebenfalls an.
• Bestimmte Einladungen und Geschenke vom Arbeitgeber können ausnahmsweise aber auch steuer- und sozialversicherungsfrei sein.
• Eine dritte Möglichkeit: Die Lohnsteuer kann unter bestimmten Umständen als Pauschale in Höhe von 30 Prozent des Werts bezahlt werden. Die Lohnsteuer-Pauschalierung macht die Lohnabrechnung wesentlich einfacher. Außerdem fallen dann keine Beiträge zur Sozialversicherung an.

Was davon gilt wann? Leider gibt es im deutschen Steuerrecht selten einfache, allgemeingültige Antworten auf Fragen wie „Ist X steuerfrei, wenn der Arbeitgeber dafür zahlt?“ Es bleibt nur, die Frage umzuformulieren:

Lässt sich die bezahlte Sache als Sachlohn, als Aufmerksamkeit oder als Betriebsveranstaltung buchen?

Zwei wichtige Hinweise vorweg:

• Was der Chef privat spendiert, ist nicht steuerpflichtig. Im Folgenden geht es daher nur um Einladungen und Geschenke, die das Unternehmen als Arbeitgeber bezahlt. Nur dann kann der Wert steuer- und sozialversicherungspflichtig sein. Wenn der Chef als Privatperson einen ausgibt oder etwas verschenkt, ist das natürlich steuerfrei.
• Geldzahlungen sind immer steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Geldbetrag als Geschenk oder Belohnung für den Mitarbeiter zählt in jedem Fall als Lohn und ist damit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das gilt auch für Geldbeträge mit fester Zweckbestimmung. Und zwar selbst dann, wenn der Mitarbeiter die entsprechende Verwendung mit einem Beleg nachweist.
  
  

Variante 1: Steuerfreier Sachlohn

Fällt das, was der Arbeitgeber bezahlt hat, unter die Freigrenze für steuerfreien Sachlohn? Dann fallen auf Belohnungen, Sachprämien, Incentives etc. weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge an. Der steuerfreie Sachlohn beträgt aktuell 44 Euro monatlich (ab 2022: 50 Euro).

Geregelt ist der steuerfreie Sachlohn in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG. Weitere Informationen zum steuerfreien Sachlohn und den Besonderheiten für Gutscheine und Geldkarten liefert der orgaMAX-Blogbeitrag „Mehr Netto vom Brutto: Geld- oder Sachleistungen für Mitarbeiter“.

Variante 2: Steuerfreie Aufmerksamkeit

Lässt sich die Einladung oder das Geschenk als steuerfreie „Aufmerksamkeit“ im Sinne der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR 19.6) buchen? Dann dürfen sie pro Anlass einen Wert von bis zu 60 Euro erreichen. Die 60-Euro-Grenze ist ebenfalls eine Freigrenze, bei Überschreitung wird der gesamte Wert steuerpflichtig. Die Freigrenze darf so oft genutzt werden, wie sich ein passender Anlass findet.

Als Aufmerksamkeiten im Sinne des Einkommensteuerrechts zählen:

• gesellschaftlich übliche Sachgeschenke des Arbeitgebers zu einem persönlichen Anlass wie ein Geburtstag oder eine Beförderung, etwa eine Flasche Wein, Blumen oder Tickets für eine Show.
• Speisen, die der Chef zu einem besonderen betrieblichen Anlass bereitstellt. Das kann zum Beispiel die Pizza für alle Mitarbeiter sein, die wegen eines Sonderauftrags ausnahmsweise am Samstag arbeiten.

Variante 3: Steuerfreie Teilnahme an Betriebsveranstaltungen

Für das Finanzamt ist auch die Teilnahme an einer vom Arbeitgeber ausgerichteten Betriebsveranstaltung zunächst einmal ein geldwerter Vorteil, der die eingeladenen Mitarbeiter „bereichert“ und deshalb grundsätzlich steuerpflichtig ist. Ob die Arbeitnehmer eigentlich lieber daheim geblieben wären, interessiert die Finanzverwaltung nicht.

Immerhin: Bis zu 110 Euro an Kosten pro Arbeitnehmer und Veranstaltung sind steuer- und sozialversicherungsfrei – und zwar je für zwei Veranstaltungen pro Jahr. Voraussetzung ist, dass es um Events „auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter“ geht. Dazu müssen alle Mitarbeiter des Betriebs oder einer bestimmten Abteilung, eingeladen sein. Ein Abend nur für ein paar Arbeitnehmer, die der Chef besonders mag, zählt nicht.

Die Steuerfreiheit ergibt sich aus § 19 Abs. 1a EStG. Die 110 Euro sind ein Freibetrag: Nur, was darüber liegt, muss versteuert werden. Zur Ermittlung der Steuerpflicht müssen die gesamten Kosten der Veranstaltung durch alle teilnehmenden Betriebsangehörigen geteilt werden. Angefangen bei der ...

• Saalmiete über den
• Begrüßungsdrink bis zu den
• Kosten für die Endreinigung.

Praktische Folgen für Anreize, Belohnungen & Co.?

Die praktischen Konsequenzen der genannten Vorschriften sollen anhand einiger Beispiele illustriert werden:

Sachgeschenke als Belohnung, Sachprämie, Incentive oder zur Mitarbeiterbindung

Viele Arbeitgeber belohnen Mitarbeiter durch eine Zusatz-Zahlung oder eine Sachleistung, wenn sie besondere Leistungen erbringen. Mit solchen Incentives lassen sich zum Beispiel Verbesserungsvorschläge, eine persönliche Zertifizierung oder der besondere Einsatz um den Zusammenhalt eines Teams honorieren.

Sachgeschenke (einschließlich Gutscheine, Tickets o.ä.) sind steuerfrei, wenn sie als steuerfreier Sachlohn im oben beschriebenen Sinn gebucht werden können. Dafür darf ihr Wert pro Monat nicht mehr als 44 Euro betragen (ab 2022 maximal 50 Euro).

Reicht der Betrag nicht aus, kann die Lohnsteuer auf das Geschenk mit 30 Prozent abgegolten werden (§ 37b Abs. 1 EStG). Die darauf entfallende Lohnsteuer ist dann unabhängig vom sonstigen Einkommen des Mitarbeiters. In diesem Fall werden auch keine Sozialversicherungsbeiträge auf den Wert der Belohnung fällig.

Die Pauschalversteuerung ist zwar weniger vorteilhaft als die Steuerfreiheit. Doch auch sie hält Aufwand und Kosten überschaubar. Für die Pauschalierung der Steuer bei Sachzuwendungen gibt es eine Obergrenze von 10.000 Euro pro Jahr, Empfänger und Zuwendung. Sie lässt damit recht großzügige Incentives zu.

Geschenke bei besonderen persönlichen Anlässen

Geschenke zu persönlichen Anlässen wie zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Firmenjubiläum, Beförderung etc. dürfen jeweils einen Wert von 60 Euro erreichen. Allerdings muss es innerbetrieblich üblich sein, zu dem betreffenden Anlass Geschenke zu überreichen.

Reicht die 60-Euro-Freigrenze nicht aus, besteht auch in diesem Fall die Möglichkeit, die Steuer auf das Geschenk mit 30 Prozent zu pauschalieren. Es ist möglich, dem Mitarbeiter steuerfrei eine Flasche Wein für 44 Euro als Sachlohn und zusätzlich einen Restaurantgutschein über 60 Euro als Geburtstagsgeschenk zu überreichen. Ein einzelnes Geschenk im Wert von 104 Euro lässt sich jedoch nicht entsprechend aufteilen.

Essen und Trinken auf Unternehmens-Kosten

Für die Mitarbeiter ist eine Restaurant-Einladung durch den Arbeitgeber steuerfrei, wenn die auf ihn entfallenden Kosten unter der Freigrenze von 44 Euro für Sachlohn bleiben (ab 2022: 50 Euro). Ist die Bewirtung für den Arbeitnehmer nicht steuerfrei, kann sie pauschal mit 30 Prozent versteuert werden.

Das Catering im Betrieb zu besonderen betrieblichen Anlässen darf als „Aufmerksamkeit“ sogar bis zu 60 Euro pro Mitarbeiter kosten. Und für im Unternehmen bereitgestellte Getränke und Snacks gilt gar keine Wertgrenze.

Ansonsten stellt es einen steuerpflichtigen, geldwerten Vorteil dar, wenn der Arbeitgeber dem Mitarbeiter das Essen oder einen Essenszuschuss bezahlt. Das gilt auch für (digitale) Essensmarken sowie für Essen und Trinken bei Auswärtstätigkeiten wie Dienstreisen oder Montage-Einsätzen.

Die Versteuerung muss aber nicht für jedes Essen gemäß der tatsächlichen Rechnung erfolgen. Zur Versteuerung legt die Finanzverwaltung pauschale Sachbezugswerte fest, die zum Bruttolohn dazugerechnet werden. Die Werte werden jedes Jahr angepasst.

Einladung zu Veranstaltungen

Die 110-Euro-Freigrenze pro Mitarbeiter gilt nur für Betriebsveranstaltungen. Spendiert das Unternehmen den Eintritt zu einer Sportveranstaltung, einem Konzert oder einer Show, die der Allgemeinheit zugänglich sind, gilt das Gleiche wie für andere Geschenke.

Incentive-Reisen

Bei Incentive-Reisen steht in der Regel der touristische Charakter im Vordergrund. Deshalb stellen sie eine Form von Sachlohn dar. Der geldwerte Vorteil kann auch hier mit 30 Prozent pauschal versteuert werden, wenn der Wert der Reise pro Mitarbeiter nicht gerade 10.000 Euro übersteigt.

Hat die Reise einen klaren betrieblichen Bezug, etwa eine betrieblich veranlasste Fortbildung oder die Pflege von Kundenkontakten, dann ist zumindest der entsprechende Anteil berufsbezogen und deshalb steuerfrei.

Noch mehr steuerfreie Goodies

Mit den dargestellten Möglichkeiten sind die steuerfreien Optionen für spendable Arbeitgeber noch längst nicht ausgeschöpft. Einige weitere Möglichkeiten:

• Streuwerbeartikel wie Kugelschreiber, Feuerzeuge, Kaffeetassen oder USB-Sticks sind auch als Geschenk für die eigenen Mitarbeiter steuerfrei, wenn ihr Wert weniger als 10 Euro beträgt. In diesem Fall muss die monatliche Sachlohn-Freigrenze nicht berücksichtigt werden. Die 10-Euro-Grenze gilt als Netto-Wert, für umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmer als Brutto-Wert (BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015, RN 10.)
• Für Arbeitnehmer, die von einem Todes-, Unglücks- oder Krankheitsfall oder einer anderen Notlage betroffen sind, können Arbeitgeber bis zu 600 Euro pro Jahr als steuerfreie Notstand-Beihilfe bereitstellen (LStR 3.11).
• Eine Erholungsbeihilfe des Arbeitgebers zum Familienurlaub kann mit 25 Prozent pauschal versteuert werden und bleibt sozialversicherungsfrei, wenn sie maximal 156 Euro für Mitarbeiter, 104 Euro für Ehepartner und 52 Euro pro Kind beträgt (40. Abs. 2 Nr. 3 EStG).
  
  

Einladen und schenken ohne Steuer-Sorgen? Beraten lassen!

Es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, um Mitarbeiter steuerfrei oder steuerbegünstigt mit Zuwendungen zu beglücken. Dazu gehören beispielsweise auch vom Arbeitgeber bezahlte und dem Arbeitnehmer übereignete ...

• Fahrräder,
• Handys oder auch
• Telefon-Verträge.

Aber Vorsicht: Das Steuerrecht steckt auch hier voller Fallen. Fragen zur Gestaltung und Buchung überlassen Sie deshalb am besten Fachleuten. Ohne Steuerberatung kann das steuerfreie Spendieren bei der nächsten Betriebsprüfung teuer werden.