Steuerfrei, aber komplex: SFN-Zuschläge für Nacht-, Feiertags- und Sonntagsarbeit

Erhalten die Beschäftigten in Deinem Unternehmen Zuschläge, wenn sie nachts, an Feiertagen oder Sonntagen arbeiten? Solche „SFN-Zuschläge“ sind grundsätzlich steuerfrei und sozialversicherungsfrei, aber nur in bestimmten Grenzen und nicht in allen Fällen. Finde heraus, auf welche Fallstricke bei diesen Zuschlägen zu achten ist.

Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge: die wichtigsten Fakten

• Wenn Arbeitgebende ihren Beschäftigten für die Arbeit an Feiertagen, Sonntagen und in den Nachtstunden einen Zuschlag zahlen, ist dieses zusätzliche Geld grundsätzlich lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei.

• Beides gilt aber nur bis zu einer bestimmten Höhe. Diese Grenze ist für die Lohnsteuer- und die Sozialversicherungsfreiheit unterschiedlich hoch.

• Diese Grenzen der Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit hängen vom Grundlohn pro Stunde ab, den der oder die jeweilige Beschäftigte bekommt. Dazu wird das reguläre Entgelt, beispielsweise das Monatsgehalt, in einen Stunden-Grundlohn umgerechnet. Die Grenzen müssen also individuell ermittelt werden.

• Wenn ein Teil des Zuschlags über einer der Grenzen liegt, ist dieser Anteil steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig beziehungsweise zumindest sozialversicherungspflichtig.

• Bis zu welcher Höhe die Zuschläge steuerfrei beziehungsweise sozialversicherungsfrei sind, ist jeweils als Prozentwert vom Stunden-Grundlohn festgelegt.

• Lohnsteuerfreie Zuschläge können bei Nachtarbeit 25 oder 40 Prozent des Grundlohns betragen, je nach Lage der Nachtarbeitszeit. Für Sonntagsarbeit sind es 50 Prozent. Für Feiertage sind zwei Werte als steuerfreier Zuschlag möglich, 125 Prozent oder 150 Prozent vom Grundlohn. Das hängt vom einzelnen Feiertag ab.

• Außerdem ist der für die Berechnung der Grenzen ausschlaggebende Grundlohn gedeckelt. Für die Berechnung des maximalen lohnsteuerfreien Zuschlags dürfen höchstens 50 Euro als Grundlohn berücksichtigt werden. Für den maximalen sozialversicherungsfreien Zuschlag sind es nur 25 Euro, also die Hälfte.

• Daneben gelten weitere Bedingungen, die am Ende dieses Beitrags zusammengefasst sind.

SFN-Zuschläge können also je nach Höhe der Zuschläge und des Grundlohns komplett lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sein. Es kann aber auch sein, dass nur ein Teil des Zuschlags steuerfrei und ein anderer, kleinerer Teil sozialversicherungsfrei ist. Außerdem gibt es die Möglichkeit, dass der Zuschlag insgesamt lohnsteuerfrei, aber nur teilweise sozialversicherungsfrei ist.

Gesetzliche Grundlage für diese Regelungen sind das Einkommensteuergesetz (§ 3b EStG) und die Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 SvEV). Anmerkungen der Finanzverwaltung stehen in den Lohnsteuerrichtlinien (LStR R 3b).

Grenzen für steuerfreie und sozialversicherungsfreie SFN-Zuschläge

Wie viel an Zuschlag lohnsteuerfrei und sozialversicherungsfrei möglich ist, wird durch Prozentwerte angegeben. Diese beziehen sich auf den individuellen Stunden-Grundlohn des oder der Beschäftigten.

Anmerkungen:

• Steuerfreie Nachtarbeitszuschläge und steuerfreie Sonntagszuschläge können parallel gezahlt werden, steuerfreie Nachtarbeits- und Feiertagsarbeitszuschläge ebenfalls.

• Steuerfreie Sonntags- und Feiertagszuschläge sind dagegen nicht kombinierbar. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, gelten nur die Regeln für Feiertagszuschläge.

• Die Zuschlagsregeln für die Kernzeit der Nachtarbeit (40 % von 00:00 Uhr bis 04:00 Uhr) gelten nur, wenn die Arbeit vor Mitternacht beginnt, und nur in diesen vier Stunden.

• Als Sonntagsarbeit zählen alle Arbeitsstunden von 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr und zusätzlich weiter bis Montag 04:00 Uhr, falls die Arbeit noch am Sonntag, d. h. vor Mitternacht, begonnen hat.

• Als Feiertagsarbeit zählen ebenfalls alle Arbeitsstunden von 00:00 Uhr bis 24:00 Uhr, dazu auch hier die Stunden bis 04:00 Uhr des Folgetags, sofern die Arbeit vor 00:00 Uhr aufgenommen wurde.

• Ostersonntag und Pfingstsonntag dürfen auch in denjenigen Bundesländern als Feiertage behandelt werden, die sie nicht in ihrer Feiertagsliste führen (alle außer Brandenburg).

• An Silvester (31.12.) und an Heiligabend (24.12.) gelten die Regelungen für steuerfreie Feiertagszuschläge ab 14:00 Uhr, das ist gesetzlich festgelegt.

• Das Bundesland, in dem die Arbeitsstätte liegt, entscheidet über die Feiertage. Das gilt auch für Beschäftigte, die in einem anderen Bundesland wohnen.
  
  

Zwei Beispiele zur Berechnung der lohnsteuer- und sozialversicherungsfreien Zuschläge

Beispiel eins: Stunden-Grundlohn unterhalb der Grenzbeträge

Nehmen wir an, Beatrix Beispiel ist eine Arbeitnehmerin, die viel im Schichtdienst arbeitet. Die Arbeit in ihrem Unternehmen geht auch nachts sowie an Sonn- und Feiertagen weiter.

Beatrix verdient ein Bruttogehalt von 2.610 Euro im Monat. Bei einer Arbeitszeit von acht Stunden pro Schicht oder 40 Stunden pro Woche ergeben sich 174 Arbeitsstunden im Monat. Das ergibt einen Grundlohn von 15 Euro pro Stunde (2.610 Euro / 174 Stunden). Deshalb muss die Deckelung des Grundlohns in ihrem Fall nicht beachtet werden.

Die maximal möglichen lohnsteuerfreien und sozialversicherungsfreien Zuschläge errechnen sich aus diesem Grundlohn wie folgt:

Beispiel zwei: Stunden-Grundlohn oberhalb der Grenzbeträge

Elke Exempel ist Fachkraft in einem Mangelberuf mit einer 40-Stunden-Woche. Ihr monatliches Bruttogehalt liegt bei 10.440 Euro. Damit entspricht ihr Grundlohn 60 Euro pro Stunde. Sie arbeitet ebenfalls im Schichtdienst.

In ihrem Fall spielen die Maximalbeträge für den Grundlohn eine Rolle. Die Prozentwerte werden nicht von ihrem individuellen Grundlohn berechnet, sondern vom gedeckelten Grundlohn. Der beträgt für die Lohnsteuer 50 Euro und für die Sozialversicherung 25 Euro. Alles, was an Zuschlägen darüber hinausgeht, ist lohnsteuer- bzw. sozialversicherungspflichtig.

Was zählt zum Grundlohn dazu?

• Berücksichtigt werden alle Leistungen des „laufenden Arbeitslohns“. Dazu zählen: Monatsgehälter, Stundenlöhne, Zulagen und Zuschläge. Der geldwerte Vorteil eines Firmenwagens mit Privatnutzung muss ebenfalls berücksichtigt werden, ebenso andere Formen von Sachlohn, außerdem bestimmte Arbeitgeberleistungen zur betrieblichen Altersvorsorge.

• Nicht berücksichtigt bei der Grundlohn-Berechnung werden „sonstige Leistungen“: Überstundenzuschläge, früher bezahlte SFN-Zuschläge, Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder ein 13. Monatsgehalt, Abfindungen sowie Boni oder Tantiemen, die nicht laufend gezahlt werden.

• Ebenfalls nicht berücksichtigt werden steuerfreie Lohnbestandteile.

Die Abgrenzung ergibt sich aus den Lohnsteuerrichtlinien (LStH R 39b.2).

Vorsicht: Bei SFN-Zuschlägen lauern Stolperfallen

• Nur bei tatsächlicher Arbeitsleistung: SFN-Zuschläge fließen in die Berechnung der Lohnfortzahlung bei Krankheit sowie in das Urlaubsentgelt mit ein. In diesem Fall sind sie jedoch weder lohnsteuerfrei noch sozialversicherungsfrei, unabhängig von der Höhe. Die Befreiung setzt voraus, dass die Zuschläge für eine tatsächliche Arbeitsleistung gezahlt werden.

• SFN-Arbeitsstunden müssen dokumentiert werden: Schon seit einigen Jahren gilt in jedem Fall die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Bei lohnsteuerfreien SFN-Zuschlägen ist das besonders relevant. Ohne Dokumentation der Arbeitsstunden entfällt die Grundlage der Steuerbefreiung.

• Nicht bei nachträglichem Herausrechnen: Die SFN-Zuschläge sollten vereinbart sein und müssen als solche zum regulären Entgelt dazu bezahlt werden. Die Steuerfreiheit kann nicht beansprucht werden, wenn die Zuschläge später nur rein rechnerisch aus dem Bruttoentgelt ermittelt werden.

• Pauschale Zuschläge: Wenn die SFN-Zuschläge in pauschaler Form bezahlt werden, spart das nicht wirklich Arbeit. Sie sind dann nur steuerfrei, wenn die verschiedenen Arbeitszeiten und Zuschlagsgrenzen im Anschluss trotzdem korrekt ermittelt und eingehalten werden. Das muss spätestens bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung erfolgen. Ohne diese Ermittlung bleibt ein pauschal bezahlter Zuschlag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

• Mischzuschläge: Wenn die Beschäftigten für bestimmte Arbeitszeiten sowohl SFN-Zuschläge als auch Überstundenzuschläge erhalten, sollte das sauber getrennt werden. Wird stattdessen ein einheitlicher Mischzuschlag bezahlt, verlangt die Finanzverwaltung eine anteilsmäßige Trennung.

• Arbeitszeitunabhängige Zuschläge werden nicht plötzlich steuerbefreit: Gefahrenzulagen oder Überstundenvergütungen dürfen nicht allein deshalb als SFN-Zuschläge behandelt werden, weil die Arbeitsstunden, für die sie bezahlt werden, in die Nacht, auf einen Sonntag oder Feiertag fallen.

• Bei SFN-Zuschlägen für Bereitschaftsdienste zählt der reguläre Grundlohn. Das gilt selbst dann, wenn für die Bereitschaftsdienste eine geringere Vergütung als für reguläre Arbeitszeiten gezahlt wird (BFH, 11.04.2024 - VI R 1/22).

• Keine Anrechnung auf den Mindestlohn: SFN-Zuschläge fließen nicht in die Berechnung des gesetzlichen Mindestlohns mit ein.
  
  

Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf SFN-Zuschläge?

Grundsätzlich lautet die Antwort nein. Beschäftigte können nur dann auf einem Sonntags- oder Feiertagszuschlag bestehen, wenn das im Arbeitsvertrag, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgelegt wurde oder eine betriebliche Übung dazu besteht.

Etwas anders ist es bei Nachtarbeit: Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgebende in diesem Fall zwar dazu, einen „angemessenen Zuschlag“ zu zahlen. Stattdessen kann aber auch ein Arbeitszeitausgleich erfolgen (§ 6 Abs.5 ArbZG).

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