Hast Du zu Hause ein Arbeitszimmer? Dann kannst Du damit möglicherweise Steuern sparen. Sowohl Angestellte als auch Selbstständige können die Ausgaben für ein „häusliches Arbeitszimmer“ in der Einkommensteuererklärung abziehen. Allerdings gibt es dafür einige Voraussetzungen. Außerdem wird eine ordentliche Dokumentation verlangt. Hier liest Du, worauf es beim häuslichen Arbeitszimmer ankommt.
Unter bestimmten Voraussetzungen und innerhalb bestimmter Grenzen erkennt das Finanzamt die Ausgaben für ein häusliches Arbeitszimmer als Betriebsausgaben oder Werbungskosten an. Das bedeutet: Du darfst diese Ausgaben von dem Einkommen abziehen, auf das Du Einkommensteuer zahlst. Du sparst also Steuern.
Diese Möglichkeit besteht sowohl für Selbstständige als auch für Angestellte und sowohl bei Arbeitszimmern in Mietwohnungen wie in Wohneigentum. Aber es gibt eine ganze Reihe von Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen.
Zunächst einmal darfst Du Dein häusliches Arbeitszimmer nur geltend machen, wenn es „den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet“. Wenn Du dagegen einen Schreibtisch oder Arbeitsplatz im Betrieb hast und das Arbeitszimmer nur abends und am Wochenende nutzt, ist der Steuerabzug nicht zulässig. Auch bei reinen Außendiensttätigkeiten kann dieses Kriterium zum Problem werden.
Über die Frage „Mittelpunkt oder nicht?“ entscheidet nicht allein, wo Du die meiste Arbeitszeit verbringst. Wenn Streitigkeiten darüber bei Finanzgerichten landen, prüfen diese vor allem, ob die „das Berufsbild prägende Tätigkeit“ im häuslichen Arbeitszimmer ausgeübt wird und dort der „qualitative Schwerpunkt“ der beruflichen Arbeit liegt.
Bei einem Verkaufsleiter wurde der Steuerabzug anerkannt, obwohl er mehr Zeit im Außendienst als im häuslichen Arbeitszimmer verbrachte. Dort kümmerte er sich jedoch um die Organisation von Betriebsabläufen. Das war nach Ansicht des Bundesfinanzhofs die wesentliche berufliche Leistung (BFH, 13.11.2002 – VI R 104/01).
Umgekehrt lag der Fall bei einem Hochschulprofessor, der im häuslichen Arbeitszimmer seine Vorlesungen vorbereitete, Klausuren korrigierte und dort mehr Zeit verbrachte als an der Universität. In seinem Fall sah der Bundesfinanzhof die „das Berufsbild prägende Tätigkeit“ trotzdem an der Hochschule. Damit war das Arbeitszimmer in der Wohnung nicht mehr „Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit“ (BFH, 27.10.2011 – VI R 71/10).
Ein Psychologe, der für Strafgerichte Persönlichkeitsgutachten erstellte, konnte den Anspruch auf Anerkennung seiner Arbeitszimmerkosten erfolgreich durchsetzen. Nicht die extern durchgeführte Befragung der Personen, sondern die im Arbeitszimmer ausgearbeiteten Prognoseentscheidungen und die daraus erstellten Gutachten waren für das Finanzgericht Kern seiner Tätigkeit (FG Münster, 18.08.2022 - 8 K 3186/21 E).
Dagegen erfüllte ein Musikzimmer, das eine Konzertpianistin und Klavierpädagogin zu Hause zum Üben und Unterrichten nutzte, für den Bundesfinanzhof nicht das Kriterium des Mittelpunkts der gesamten Tätigkeit. Als Konzertpianistin lag der Schwerpunkt nicht im Übungsraum, als Klavierlehrerin unterrichtete sie nicht nur dort, sondern auch an der örtlichen Musikschule (BFH, 09.06.2015 - VIII R 8/13).
Man sieht: Die Frage, ob das häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten Tätigkeit bildet, wird sehr einzelfallabhängig entschieden. Selbst wenn Du den Raum aus beruflichen Gründen benötigst oder dort den größeren Teil Deiner Arbeitsstunden verbringst, kann es passieren, dass das Finanzamt den steuerlichen Abzug nicht anerkennt.
Nicht nur die Art und Funktion des Arbeitszimmers ist entscheidend. Weitere Voraussetzungen betreffen seine Lage, die Ausstattung und die mögliche weitere Nutzung.
Das Arbeitszimmer muss „in die häusliche Sphäre eingebunden“ sein, d. h. in der Wohnung oder im Haus liegen. Arbeitsräume in einer anderen Immobilie sind kein häusliches Arbeitszimmer. Dagegen zählt ein Arbeitsraum, der im Keller, auf dem Dachboden und sogar in einem Nebengebäude vom Haupthaus liegt, aber in die „häusliche Sphäre eingebunden“ ist und mit der Wohnung eine „gemeinsame Wohneinheit“ bildet.
Gleichzeitig muss das Arbeitszimmer ein eigener Raum sein, der durch Wände und Tür vom übrigen Wohnbereich abgetrennt ist. Eine Arbeitsecke im Wohnzimmer ist kein Arbeitszimmer im steuerlichen Sinn.
Außerdem darf das Arbeitszimmer nicht parallel für andere Dinge genutzt werden, zum Beispiel als Gästezimmer oder Hobbyraum. Eine „private Mitbenutzung“ wird spätestens dann zum Problem, wenn sie zehn Prozent erreicht.
Einrichtung und Ausstattung sollten zur beruflichen Nutzung passen. Bei einem Büro helfen typische Dinge wie ein Schreibtisch, passende Beleuchtung, ein Drucker etc., das Finanzamt zu überzeugen.
Neben Büroräumen werden je nach Beruf auch Werkstatt-, Unterrichts- oder Übungsräume anerkannt. Reine Lagerräume, Betriebsräume oder Archive sind dagegen kein häusliches Arbeitszimmer.
Für das Arbeitszimmer kannst Du entweder die tatsächlichen Kosten oder eine Pauschale von 1.260 Euro pro Jahr ansetzen. Die Wahl zwischen beiden Verfahren liegt bei Dir. Du kannst sie für jedes Jahr neu treffen. Entscheidest Du Dich für die Pauschale, sparst Du Dir den Aufwand fürs Rechnen und Dokumentieren. Allerdings bringen die tatsächlichen Kosten oft deutlich mehr an Steuerersparnis. Dafür musst Du dann Belege sammeln und buchen.
Wenn Du mit Deiner Partnerin oder Deinem Partner zusammenwohnst und Ihr das Arbeitszimmer gemeinsam nutzt, dürfen beide von Euch die Pauschale ansetzen. Natürlich muss der Raum dann für euch beide Tätigkeitsmittelpunkt im oben beschriebenen Sinn sein. Die tatsächlichen Kosten können dagegen nur einmal berücksichtigt werden.
Umgekehrt darfst Du die Pauschale selbst dann nur einmal nutzen, wenn Du das Arbeitszimmer für zwei Berufe benötigst, zum Beispiel für Deinen Angestelltenjob und eine nebenberufliche Selbstständigkeit.
Tatsächliche Kosten sind die folgenden Ausgaben, wobei immer der auf das Arbeitszimmer entfallende Anteil berücksichtigt wird:
Miete bei Mietwohnungen
Gebäude-Abschreibungen und Sonderabschreibungen bei selbst genutztem Wohneigentum
Kreditzinsen für die Finanzierung von Bau, Kauf oder Reparatur von Wohneigentum
Grundsteuer und Gebäudeversicherungen
Energie-, Wasser- und sonstige Versorgungskosten
Müll- und Schornsteinfegergebühren sowie andere Betriebskosten (z. B. Winterdienst),
Reinigungs- und Renovierungskosten
Ausgaben für die Ausstattung des Zimmers (z. B. Lampen und Beleuchtung, Tapeten, Teppiche oder Auslegeware, Jalousien, Gardinen etc.)
Wichtig: Ausgaben für Möbel und Geräte gehören nicht zu den Raum- und Ausstattungskosten. Schreibtisch und Aktenschrank, Notebooks, Drucker, Router oder Telefonanlagen sind kein Teil der Arbeitszimmerkosten. Trotzdem verringern diese Kosten die Steuern: Als beruflich benötigte Arbeitsmittel stellen sie Betriebsausgaben oder Werbungskosten dar. Du kannst sie deshalb ebenfalls in Deiner Einkommensteuererklärung angeben. Und zwar selbst dann, wenn Du für das Arbeitszimmer die Pauschale anwendest.
Viele der Kostenpositionen betreffen die gesamte Wohnung und das Wohnhaus. Davon ist dann nur der Teil abzugsfähig, der dem Flächenanteil des Arbeitszimmers an der gesamten Wohnfläche entspricht. Man muss also die Quadratmeterzahl des Arbeitszimmers und der gesamten Wohnung kennen.
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Ein Beispiel: Angenommen, die gesamte Wohnfläche beträgt 75 qm und das Arbeitszimmer ist 15 qm groß. Die Raum- und Ausstattungskosten der Wohnung belaufen sich insgesamt auf 11.500 Euro pro Jahr. Dann kann der oder die Steuerpflichtige 15/75 x 11.500 Euro = 2.300 Euro als Arbeitszimmer-Betriebsausgabe geltend machen. |
Zur gesamten Wohnfläche gehören neben dem eigentlichen Arbeitszimmer sämtliche Wohn- und Schlafräume, Küche und Esszimmer, Flure und Dielen, Badezimmer und Toilettenräume, Abstellkammern und andere Nebenräume sowie mögliche weitere rundum geschlossene Räume wie Fitnessräume und Wintergärten. Nicht mitgezählt werden dagegen Dachböden und Kellerräume ohne Wohnstandard.
Kosten, die nur das Arbeitszimmer betreffen, wie eine Renovierung nur dieses Raums, kannst Du voll ansetzen.
Eine wichtige Anforderung betrifft Selbstständige, die die tatsächlichen Kosten für ihr häusliches Arbeitszimmer geltend machen wollen. Wenn das auf Dich zutrifft, musst Du diese Ausgaben und die dazugehörigen Belege gesondert buchen, „einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben“. Dieser gesetzlichen Vorschrift hat der Bundesfinanzhof vor kurzem Nachdruck verliehen (BFH, 24.03.2026 - VIII R 6/24). Er besteht darauf, dass sämtliche Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer „einzeln und zeitnah“ sowie „in einer besonderen Spalte der Ausgabenaufzeichnungen“ erfasst werden. Als Mindestanforderung verlangt das Gericht, dass sie „gebündelt in einem gesonderten schriftlichen oder digitalen Dokument“ dokumentiert werden.
Anders ausgedrückt: Es genügt nicht, wenn Du die Ausgaben für das Arbeitszimmer erst dann zusammensortierst, wenn die Steuererklärung ansteht und Du einen Gesamtbetrag fürs häusliche Arbeitszimmer in der Anlage EÜR eintragen sollst. Stattdessen musst Du jeden dieser Vorgänge bald buchen, den zugehörigen Beleg erfassen und direkt dem häuslichen Arbeitszimmer zuordnen. In einer Buchhaltungssoftware wie orgaMAX kannst Du das über ein spezielles Konto oder durch besondere Tags tun.
Ohne laufende und separate Aufzeichnung kann das Finanzamt Dir die Anerkennung des Steuerabzugs rein aus formalen Gründen verweigern. Das gilt aber nur beim Geltendmachen der tatsächlichen Kosten. Wenn Du stattdessen die Pauschale ansetzt, kannst Du dir die gesonderte Buchung sparen.
Ein Büroraum in einer anderen Immobilie, etwa im Nachbarhaus, ist wie erwähnt kein häusliches Arbeitszimmer. Genauso wenig fallen darunter häusliche Betriebsstätten. Das sind zum Beispiel Praxis-, Kanzlei- oder Ladenräume, die im Erdgeschoss oder in einem eigenen Flügel Deines Wohnhauses liegen und einen gesonderten Besuchereingang haben.
Das in beiden Fällen kein häusliches Arbeitszimmer vorliegt, muss kein Nachteil sein. Im Gegenteil: Oft stellt dann der gesamte Aufwand abziehbare Betriebskosten dar.
Du nutzt Dein Arbeitszimmer in der Wohnung ergänzend zum Schreibtisch in der Firma? Oder Du hast nur eine Büro-Ecke im Schlafzimmer? Die Steuervorteile eines häuslichen Arbeitszimmers stehen damit zwar nicht zur Verfügung. Aber vielleicht kannst Du zumindest die Homeoffice-Pauschale nutzen.
Du darfst für jeden Tag, an dem Du „überwiegend“ zu Hause gearbeitet hast und zudem nicht an Deiner „ersten Tätigkeitsstätte“ warst, sechs Euro geltend machen. Insgesamt ist die Homeoffice-Pauschale auf einen Gesamtbetrag von 1.260 Euro pro Jahr gedeckelt. Das entspricht 210 Tagen im Homeoffice.
Wenn Dir dauerhaft kein anderer Arbeitsplatz als das Homeoffice zur Verfügung steht, fällt das Kriterium der „überwiegenden“ Arbeit fort. Dann darfst Du die Homeoffice-Pauschale selbst dann nutzen, wenn Du überwiegend außerhalb der Wohnung aktiv bist, zum Beispiel als Kundenbetreuerin.
Wenn Du ein häusliches Arbeitszimmer in der Steuererklärung geltend machst, kannst Du nicht gleichzeitig die Homeoffice-Pauschale nutzen.
Bei der Überprüfung der Steuerabzüge für ein häusliches Arbeitszimmer nehmen es die Finanzämter gern genau. Bei Steuerprüfungen vor Ort messen Betriebsprüfende manchmal die Quadratmeterzahl mit Bandmaß oder Zollstock nach.
Weil so viele Aspekte eine Rolle spielen, wollen die Finanzämter jede Menge Details zu den Räumlichkeiten wissen. Manche nutzen einen umfangreichen Fragebogen, wenn das häusliche Arbeitszimmer erstmals in den Steuererklärungen auftaucht. Was dabei alles abgefragt wird, zeigt das siebenseitige Fragebogen-Beispiel der Steuerverwaltung in Brandenburg.
Die Regelungen zum häuslichen Arbeitszimmer stehen im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG). Sie gelten auch für die Werbungskosten von Angestellten (§ 9 Abs. 5 EStG). Wie die Finanzverwaltung diese Vorgaben anwendet und auslegt, hat sie im BMF-Schreiben vom 15.08.2023 zusammengefasst.
Weiterführende Informationen zu Rechts- und Steuerthemen findest Du im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv:
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