Ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung im XML-Format

Ab 2025 wird zwischen Unternehmern die XML-basierte elektronische Rechnung zur Pflicht. Es gibt einige Übergangs- und Ausnahmeregelungen. Ansonsten sind Rechnungen auf Papier, im Word- oder im PDF-Format dann nicht mehr zulässig.

Ab 2025 wird die E-Rechnung zur B2B-Pflicht

Selbstständige und Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, erhalten die Umsatzsteuer, die ihnen von Lieferanten und Dienstleistern berechnet wird, vom Finanzamt erstattet. Dieser Vorsteuerabzug setzt eine vorschriftsmäßige Rechnung voraus. Das betrifft neben den Pflichtangaben auch das Format der Rechnung. Beim Rechnungsformat gelten ab 2025 neue Vorschriften.

• Noch bis zum Jahresende 2024 steht im Umsatzsteuergesetz: „Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers elektronisch zu übermitteln.“ (§ 14 Abs. 1 UStG). Der Rechnungsadressat kann derzeit also stets auf einer Papier-Rechnung bestehen, selbst wenn das selten vorkommt. Zur digitalen Alternative sagt das Gesetz in der bis zum Jahreswechsel gültigen Fassung nur: „Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“.
• Das wird sich ab dem 01. Januar 2025 ändern. Dann wird die elektronische Rechnung im XML-Format zum Standard. Die entsprechende Neufassung des Paragrafen wurde als Teil des Wachstumschancengesetzes verabschiedet (§ 14 Abs. 1 UStG n. F.).
• Zukünftig wird zwischen elektronischen und „sonstigen“ Rechnungen unterschieden. Elektronische Rechnungen müssen „in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen“ werden. Dafür hat sich der Begriff E-Rechnung eingebürgert. Alle anderen Rechnungsformen sind „sonstige Rechnungen“.
• Strukturiertes elektronisches Format bedeutet: Die Rechnung muss den Vorgaben der europäischen Richtlinie 2014/55/EU und damit der CEN-Norm EN16931 entsprechen. Diese Vorgaben erfüllen derzeit die XML-basierten Formate XRechnung und ZUGFeRD. Per Verordnung können weitere zulässige Formate definiert werden.
• Als „sonstige Rechnung“ gelten Papierdokumente und alle digitale Rechnungen, die nicht der genannten Richtlinie entsprechen. Rechnung in Form einer PDF-, Word- oder Excel-Datei sind keine „strukturierten elektronischen Formate“ im Sinn des Umsatzsteuerrechts und zählen nicht als E-Rechnung im Sinne der Neuregelung.
• Ab dem 01. Januar 2025 dürfen sich Geschäftsleute untereinander grundsätzlich nur noch E-Rechnungen ausstellen, zumindest innerhalb Deutschlands. Es gelten einige Übergangsregelungen und Ausnahmen. Trotzdem sollten alle Selbstständigen ab dem Jahr 2025 auf den Empfang und Versand von E-Rechnungen im vorgeschriebenen XML-Format vorbereitet sein. Sie können dann nicht mehr auf Papier- oder PDF-Rechnungen bestehen.
• Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Rechnungen an Verbraucher.

Ausnahmen und Übergangsregelungen

Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro (Quittungen) und Fahrausweise müssen auch in Zukunft nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Das steht in der Neufassung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (§ 33, 34 USt-DV).

Neben dieser zeitlich unbegrenzten Ausnahme gibt es drei befristete Übergangsregelungen, die ins Umsatzsteuergesetz aufgenommen werden (§ 27 Abs. 38, 39 UStG n. F.):

• In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin auf Papier, als PDF-Dokument oder in einem anderen „sonstigen Format“ ausgestellt werden, falls der Empfänger einverstanden ist. Außerdem darf sich die Rechnung nicht auf Umsätze nach 2026 beziehen, etwa bei Vorkasse.
• In den Jahren 2025, 2026 und 2027 dürfen Rechnungen in einem sonstigen Format wie Papier oder PDF erstellt werden, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers 800.000 Euro nicht überschritten hat. Auch in diesem Fall muss der Empfänger zustimmen, und der Umsatz darf nicht auf die Zeit ab 2028 fallen.
• Unternehmen, die zur Übermittlung von Rechnungen das EDI-Format nutzen, können dies in den Jahren 2025 bis 2027 weiterhin tun. Auch diese Ausnahme setzt die Zustimmung des Rechnungsempfängers voraus.

Die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD

Wer Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellt, muss das schon seit spätestens November 2020 in Form einer E-Rechnung tun. Diese Vorgabe folgt aus dem E-Rechnungsgesetz und der E-Rechnungsverordnung. Verlangt wird die Rechnungsstellung in einem Format, das die „automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments“ ermöglicht. Diese Vorgaben werden nun schrittweise auf den B2B-Bereich ausgeweitet.

• Dabei wird das Format XRechnung als grundsätzlicher Standard festgelegt. Dieser XML-Standard gibt den Rechnungsinformationen eine bestimmte semantische Struktur vor und entspricht der EU-Richtlinie zu elektronischen Rechnungen und der zugehörigen europäischen NORM EN16931. Weitere Informationen zur XRechnung bietet die federführende Bremer Koordinierungsstelle für IT-Standards.
• Der ebenfalls etablierte Rechnungsstandard ZUGFeRD kombiniert die maschinell auswertbare XML-Rechnungsdatei mit einem für Menschen lesbaren und ausdruckbaren PDF-Dokument. Diese Hybridform ist ebenfalls zur Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge und gemäß den neuen Rechnungsvorschriften im B2B-Geschäft erlaubt. Mehr zum ZUGFeRD-Format findet man beim Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).

Die neue Rechtslage ermöglicht es auch, dass Rechnungsempfänger und Rechnungsersteller ein eigenes beziehungsweise zusätzliches Dateiformat vereinbaren, wenn es die Interoperabilität gemäß der Norm EN16931 gewährleistet.

Perspektive: die Digitalisierung wird noch weiter gehen

Die Einführung der Pflicht zu maschinenlesbaren elektronischen Rechnungsformaten ist nur ein erster Schritt. Die weitergehenden Planungen sind auf ein bundesweites Umsatzsteuer-Meldesystem gerichtet, das sämtliche B2B-Transaktionen in Deutschland erfassen soll. Das ergibt sich aus der Gesetzesbegründung zum Wachstumschancengesetzes (Seite 204). Dazu kommen europäische Planungen zu einer EU-weiten, einheitlichen Mehrwertsteuerregistrierung.

Die gute Nachricht: Wer orgaMAX nutzt, ist auf der sicheren Seite

Selbstständige und Unternehmen, die zu ihrer Rechnungserstellung noch keine spezielle Software nutzen, sollten sich rechtzeitig auf die verpflichtende E-Rechnung vorbereiten: Bereits ab nächstem Jahr müssen sie in der Lage sein, entsprechende Rechnungsdokumente zu empfangen und zu verarbeiten.

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