Arbeitgeber: Bis Ende Mai 2025 Initialmeldung übermitteln

Betriebsnummern und Unternehmensnummern sollen in einem neuen Register miteinander verknüpft werden. Dafür müssen Arbeitgeber 2025 erneut eine „Initialmeldung“ mit den beiden Kennnummern abgeben. Eine erste Meldepflicht im Jahr 2024 brachte keine zufriedenstellenden Ergebnisse. Für viele Unternehmen erledigen das Lohnabrechnungsprogramm oder der Steuerberater diese Aufgabe. Einige Arbeitgeber müssen allerdings selbst aktiv werden.

Initialmeldung bis Ende Mai 2025

Bis Ende Mai 2025 müssen Arbeitgeber den Sozialversicherungsträgern die Betriebsnummer die und die Unternehmensnummer ihres Betriebs als „Kopplungsinformation“ bekanntgeben. Die entsprechende digitale Meldung soll möglichst bis Ende März 2025 erfolgen, spätestens aber bis zum 31. Mai 2025.

• In den meisten Fällen wird die Meldung automatisch über die Lohnabrechnungssoftware übermittelt. Der Datensatz „Betriebsdatenpflege“ enthält seit 2024 auch ein Feld für die Unternehmensnummer. Da Unternehmens- und Betriebsnummer im Regelfall bereits als Stammdaten im Lohnabrechnungsprogramm abgespeichert sind und die Meldung digital erfolgt, bleibt für den Arbeitgeber selbst nichts zu tun.

• Lässt ein Arbeitgeber die Lohnabrechnung vom Steuerberater oder einem Abrechnungsdienstleister erledigen, kümmern diese sich um die Initialmeldung. Es kann allerdings nicht schaden, nachzufragen.

• Anders liegt der Fall, wenn Arbeitgeber kein zertifiziertes Abrechnungsprogramm nutzen und die Meldungen zur Sozialversicherung selbst über die „Online-Ausfüllhilfe“ SV-Meldeportal.de Dort müssen sie bis spätestens Ende Mai 2025 eine Initialmeldung mit Abgabegrund 09 auslösen.

Erneute Meldepflicht 2025

Die Initialmeldungen standen bereits im letzten Jahr auf dem Programm. Allerdings war die Meldekampagne 2024 nur bedingt erfolgreich. Den Spitzenverbänden der Sozialversicherung zufolge fehlten am Ende in mehr als einem Viertel der Fälle die notwendigen Daten. Grund waren offenbar Mängel bei der technischen Umsetzung der Vorgaben.

Deshalb wird diese zusätzliche Meldepflicht 2025 erneuert. Sie gilt ausdrücklich auch für Unternehmen, die bereits 2024 eine Initialmeldung mit der Kopplungsinformation abgegeben haben.

Das Ziel: Unternehmensnummer und Betriebsnummer verknüpfen

Seit einiger Zeit wird ein deutsches Zentralregister für Unternehmensdaten aufgebaut: das „Basisregister für Unternehmen“. Es soll die verfügbaren Stamm- und Registerdaten zu Unternehmen zentral zusammenführen und dadurch ein „hohes Bürokratieabbaupotential“ schaffen.

Jedes im Basisregister verzeichnete Unternehmen wird mit Betriebsnummer, Unternehmensnummer und Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) gespeichert, sodass es steuerlich, für die Unfallversicherung und für die anderen Zweige der Sozialversicherung identifizierbar ist.

Bisher werden Arbeitgeber im Bereich der gesetzlichen Sozialversicherung auf verschiedene Arten erfasst:

• Für die Unfallversicherung werden einzelne Arbeitgeber über ihre Unternehmensnummer identifiziert. Sie wird seit 2022 vergeben und löste die zuvor verwendete Mitgliedsnummer ab.

• Dagegen ordnet die Bundesagentur für Arbeit jedem Arbeitgeber eine Betriebsnummer zu. Die Betriebsnummer wird generell bei den Meldungen zur Sozialversicherung verwendet und dient auch den gesetzlichen Krankenkassen und der Deutschen Rentenversicherung dazu, einzelne Beschäftigte einem bestimmten Arbeitgeber zuzuordnen.

Inzwischen werden neue Betriebsnummern nur gegen Nennung einer Unternehmensnummer vergeben. Das betrifft jedoch nur Neuanmeldungen. Um auch im Bestand eine einheitliche Datenbasis für das Basisregister zu erhalten, müssen Betriebs- und Unternehmensnummern untereinander und dem jeweiligen Arbeitgeber beziehungsweise „wirtschaftlich Tätigen“ zugeordnet werden. Das ist der Sinn der Initialmeldung.

Anmerkung: Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?

Seit Ende 2024 erhalten sowohl Unternehmen als auch Einzelselbstständige eine neue, zusätzliche Steuernummer: die Wirtschafts-Identifikationsnummer oder W-IdNr. Sie wird an alle „wirtschaftlich Tätigen“ vergeben.

Das schließt sowohl natürliche Personen als auch Personenvereinigungen und juristische Personen ein. Eine Einzelselbstständige, eine eingetragene GbR und eine GmbH bekommen die neue Kennnummer ebenso wie der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb eines gemeinnützigen Vereins oder eine Wohnungseigentümergemeinschaft.

• In vielen Fällen ist die neue Steuernummer schon bekannt: Wer eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer besitzt, erhält diese auch als W-IdNr. zugewiesen.

• Wer ein Elster-Konto hat, bekommt ebenfalls automatisch eine W-IdNr.

Selbstständige, die mehrere Unternehmen oder Gewerbebetriebe besitzen, erhalten trotzdem nur eine W-IdNr.

Diese und die USt-IdNr. haben den gleichen Aufbau: ein führendes DE als Länderkennzeichen, gefolgt von neun Ziffern. Um verschiedene Gewerbe oder Unternehmen einer Person zu kennzeichnen, können bei der W-IdNr. fünf zusätzliche Ziffern dazukommen.

Bis 2026 soll die Vergabe der Wirtschafts-Identifikationsnummern abgeschlossen sein. Zuständig ist das Bundeszentralamt für Steuern, das auch weitere Informationen bereitstellt. Von sich aus aktiv werden müssen Selbstständige oder Unternehmen nicht.

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