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🔍 Sie möchten wissen, welche Kosten Sie sofort absetzen können – und welche nur über Jahre abgeschrieben werden dürfen? Dann lesen Sie auch den zweiten Teil: Abschreibung und Sonderfälle. |
Auf Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung wird Einkommensteuer fällig. Daran lässt das Einkommensteuergesetz keinen Zweifel.
Vermieten Sie eine Wohnung oder eine Ferienwohnung, ein Haus, Gewerberäume oder eine Garage? Verpachten Sie ein Grundstück? Dann müssen Sie die Einkünfte aus Vermietung oder Verpachtung in Ihrer Einkommensteuererklärung
Ihre Ausgaben im Zusammenhang mit der Vermietung dürfen Sie von den Einnahmen abziehen. Sie stellen Werbungskosten dar, zum Beispiel Handwerkerrechnungen.
Wenn die Kosten die Einnahmen übersteigen, können Sie den Verlust aus der Vermietung mit Ihren anderen Einkünften steuerlich verrechnen und ein verbleibendes Minus innerhalb bestimmter Grenzen sogar auf andere Jahre übertragen. Bei ständig fortlaufenden Verlusten aus der Vermietung wird das Finanzamt allerdings misstrauisch.
Bestimmte Ausgaben können Sie steuerlich sofort und in voller Höhe Dazu gehört unter anderem der sogenannte Erhaltungsaufwand, also Instandsetzungs- und Modernisierungskosten.
Den Kaufpreis oder die Baukosten Ihrer Immobilie können Sie dagegen nur in Jahresraten abschreiben. Das bedeutet: Sie müssen den Steuerabzug auf viele Jahre verteilen. Bei Wohnimmobilien sind das je nach Alter typischerweise 33 oder 50 Jahre. Erweiterungs- oder Renovierungsmaßnahmen, die den Standard grundlegend verbessern, müssen ebenfalls abgeschrieben werden.
Für das Vermieten von Ferienwohnungen gelten besondere Regeln. Hier schaut das Finanzamt zum Beispiel auf den Anteil der Eigennutzung.
Besonders aufmerksam ist der Fiskus außerdem bei Vermietung an nahe Angehörige.
In bestimmten Fällen kann das Vermieten einen Gewerbebetrieb begründen. Dann gelten für Steuern und Buchführung andere Vorschriften als bei Vermietung im Rahmen privater Vermögensverwaltung.
Ein eigenes Thema für Vermieter ist die Umsatzsteuer. Die Vermietung von Wohnraum ist von der Umsatzsteuer ausgenommen. Auf die Gewerbemiete kann in vielen Fällen Umsatzsteuer aufgeschlagen werden. Vorteil: Dem Vermieter wird vom Finanzamt die selbst an Handwerker und Dienstleister bezahlte Vorsteuer erstattet.
Die wichtigste gesetzliche Regelung zur Besteuerung von Mieteinnahmen ist § 21 EStG. Dort steht, wann Steuern auf Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung anfallen.
In vielen Fällen ist der Vermieter eine Privatperson, die ihren privaten Immobilienbesitz, zum Beispiel ein Einfamilien- oder Mehrfamilienhaus, eine Eigentumswohnung oder auch ein Gewerbeobjekt, vermietet und damit Einkünfte erzielt. Oft haben auch mehrere Privatpersonen ein sogenanntes Bruchteilseigentum: Die Immobilie gehört ihnen gemeinsam, sie bilden jedoch keine Personengesellschaft mit Gesellschaftsanteilen. Ein typisches Beispiel für eine Bruchteilsgemeinschaft ist die Erbengemeinschaft.
Es gibt aber auch andere Konstellationen. Häufig gehört eine Immobilie einer GbR. Sie kann zum Beispiel dadurch entstehen, dass sich eine Bruchteilsgemeinschaft auf einen Gesellschaftsvertrag mit klar definierten Anteilen und Grundsätzen zur Geschäftsführung einigt. Auch eine andere Personengesellschaft wie die OHG oder eine Kapitalgesellschaft wie die GmbH kann als Eigentümer und Vermieter auftreten.
Dabei ergeben sich je nach Rechtsform unterschiedliche Folgen für Steuern und Buchführung.
Private Vermieter zahlen Einkommensteuer auf Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Ab einem Überschussgewinn von 500.000 Euro gelten Aufbewahrungspflichten. Das gilt auch für Privatpersonen mit Bruchteilseigentum an einer Immobilie.
Eine GbR muss eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen, ab 80.000 Euro Jahresgewinn oder 800.000 Euro Jahresumsatz ist sie bilanzierungspflichtig. Einkommensteuer auf Gewinne aus der Vermietung werden bei den einzelnen Gesellschaftern versteuert. Fällt Umsatzsteuer aus Gewerbevermietung an, wird diese bei der GbR erhoben.
Für eine OHG, eine KG, eine GmbH oder UG gelten die jeweiligen Steuer- und Buchführungsvorschriften. Sie müssen sämtlich doppelte Buchführung betreiben. GmbH und UG zahlen Körperschaftssteuer. Bei der OHG oder KG wird grundsätzlich Einkommensteuer von den Gesellschaftern erhoben.
Anders als bei Selbstständigen oder Unternehmen schreiben die Steuergesetze bei privaten Vermietern keine Buchführung vor. Erspart bleibt sie ihnen trotzdem nicht:
Auch private Vermieten müssen die Angaben in ihrer Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt belegen können. Wichtig wird dies vor allem bei den Werbungskosten und bei Steuervergünstigungen wie der Sonderabschreibung (mehr dazu im zweiten Teil).
Außerdem haben die Mieter Anspruch auf eine ordnungs- und fristgemäße Nebenkostenabrechnung. Das erfordert als Grundlage eine korrekte Buchführung und die passenden Belege.
Aus diesem Grund bleibt privaten Vermietern in der Praxis nur, korrekte Aufzeichnungen zu gewährleisten, zum Beispiel in Form eine einfachen EÜR. Sie sollten sämtliche Einnahmen und Ausgaben im Zusammenhang mit der vermieteten Immobilie korrekt festhalten und die dazugehörigen Belege wie Eingangsrechnungen und Bankauszüge erfassen. Ein weiterer Teil dieser Aufgabe ist die sorgfältige Archivierung von Unterlagen wie Mietverträge, Kündigungen, Abnahmeprotokolle, Selbstauskünfte oder Nebenkostenabrechnungen.
Für private Vermieter ist eine sechsjährige Aufbewahrung aller relevanten Dokumente Pflicht, sobald ihre Überschusseinkünfte (aus Vermietung, Lohn oder Gehalt, Kapitalvermögen und sonstigen Einkünften) mehr als 500.000 Euro betragen (§ 147a AO).
Stellt die Vermietung einen Gewerbebetrieb dar, gilt in jedem Fall Buchführungspflicht. Unternehmen müssen entweder eine Einnahmeüberschussrechnung erstellen oder je nach Rechtsform, Umsatz und Gewinn doppelte Buchführung betreiben. Dazu kommen die Aufbewahrungspflichten für Unternehmer.
Für Vermieter gilt E-Rechnungspflicht, sie müssen E-Rechnungen zumindest akzeptieren. Für Gewerbevermieter kommt später auch die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen dazu, außer bei Kleinunternehmern oder bei umsatzsteuerfreier Vermietung. Dann muss zum Mietvertrag als Dauerrechnung einmalig eine E-Rechnung erstellt werden. Weitere Informationen bietet der Beitrag „E-Rechnungen ab 2025: Details von der Finanzverwaltung“.
Wenn ein Unternehmen Räume oder Immobilien vermietet, gelten für Steuern und Buchführung andere Regeln, als wenn Privatleute ihr Immobilienvermögen vermieten.
Ein klares, eindeutiges Kriterium für die Abgrenzung gibt es nicht. Entscheidend ist die Gesamtschau. Selbst bei hohen Mieteinnahmen, einem Gewerbeobjekt, einem großen Wohnhaus mit vielen Mietparteien und entsprechendem Verwaltungsaufwand kann die Vermietung Teil der privaten Vermögensverwaltung sein.
Werden jedoch Zusatzdienstleistungen wie das Stellen von Bettwäsche erbracht, die Räume immer nur kurzzeitig vermietet oder mit vom Amt zugewiesenen Personen belegt, steht schnell ein Gewerbebetrieb im Raum (Beherbergung). Auch ein Betrieb mit professionellem Marketing, eigenem Mitarbeiterstab oder umfangreicher Verwaltungsstruktur weist darauf hin.
Nutzt der Vermieter beispielsweise sein Mehrfamilienhaus für Airbnb-Gäste oder zur Unterbringung von Geflüchteten, benötigt er in der Regel eine Gewerbeanmeldung. Auch die Vermietung von Ausstellungsräumen oder Festsälen an wechselnde Mieter ist in der Regel gewerblich.
Auch für private Vermieter sind Einnahmen aus Vermietung steuerpflichtig. Vermieter müssen eine Einkommensteuererklärung abgeben und diese Einnahmen in einem eigenen Zusatzformular erfassen, der Anlage V.
In zwei Fällen können Vermieter sich die Steuererklärung sparen:
Arbeitnehmer, deren Einkünfte aus Vermietung zusammen mit anderen Nebeneinkünften 410 Euro im Jahr nicht überschreiten, brauchen keine Steuererklärung einzureichen.
Wer mit vorübergehender Untervermietung maximal 520 Euro pro Jahr einnimmt, muss darauf keine Steuer entrichten. Diese Regelung ist auf die Vermietung von Teilen einer selbst genutzten Wohnung oder eines selbst bewohnten Hauses beschränkt (R 21.2, EStH 2023). Der Betrag ist eine Freigrenze. Liegen die Mieteinnahmen darüber, müssen sie insgesamt versteuert werden.
Für Vermieter, die Werbungskosten wie Reparaturen steuerlich geltend machen wollen, führt an der Einkommensteuererklärung samt Anlage V kein Weg vorbei. Das gilt auch, wenn unterm Strich ein Verlust entsteht und steuermindernd genutzt werden soll.
Ausgaben, die ein Vermieter durch seine Immobilie hat, darf er als Werbungskosten ansetzen. Das bedeutet: Sie werden von den Mieteinnahmen abgezogen und verringern so die Steuern.
Manche Werbungskosten sind sofort abzugsfähig. Sie können in dem Jahr, in dem sie anfallen, in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Dazu gehören zum Beispiel die Reparatur einer defekten Haustür und andere Formen von „Erhaltungsaufwand“ des Gebäudes.
Manche Anschaffungen müssen dagegen über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Das betrifft Dinge bzw. Wirtschaftsgüter, die mehr als 800 Euro netto kosten und nicht als Gebäudebestandteil zählen, zum Beispiel eine neue Einbauküche.
Die Kosten für Herstellung oder Anschaffung eines Gebäudes oder einer Wohnung müssen immer über viele Jahre hinweg abgeschrieben werden. Gemeint sind die Kosten, die beim Bau oder Kauf entstehen. Die genaue Abschreibungsdauer hängt vom Baujahr ab – mehr dazu steht im zweiten Teil des Beitrags.
Schließlich gibt es eine Sonderregelung für die Kosten von Instandsetzung oder Modernisierung, die in den ersten drei Jahren nach dem Erwerb einer Immobilie entstehen. In dieser Zeit entscheidet das Verhältnis dieser Kosten zu den Anschaffungskosten, ob sie abgeschrieben werden müssen.
Wie so oft im deutschen Steuerrecht ist es auch beim Steuerabzug von Kosten, die einem Vermieter entstehen, sehr kompliziert.
Außer bei Abschreibungen gilt in Bezug auf Einnahmen und Ausgaben aus Vermietung und Verpachtung das Zufluss- und Abflussprinzip. Wann diese Ausgaben und Einnahmen steuerlich relevant sind, hängt davon ab, wann das Geld beim Vermieter ankommt oder abgeht.
Eine Ausnahme besteht in Bezug auf einen 10- Tageszeitraum vor und nach dem Jahreswechsel. Dann können Zahlungen dem jeweils anderen Jahr zugeordnet werden, wenn sie wirtschaftlich dorthin gehören. Das gilt zum Beispiel für eine Januarmiete, die im Dezember überwiesen wird. Mehr dazu: „10-Tagesfrist zum Jahreswechsel“.
Vermieter legen viele ihrer Kosten auf die Mieter um. Die von Mietern bezahlten Umlagen für Betriebs- und Nebenkosten müssen Vermieter als Einnahmen buchen. Kosten, die der Mieter trägt, verringern unter dem Strich die Werbungskosten. Das gilt entsprechend auch für Leistungen aus einer Gebäudeversicherung oder anderen Versicherungen nach einem Versicherungsfall.
Sind die Abzüge durch Werbungskosten höher als die Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, darf der entstehende Verlust mit anderen Einnahmearten verrechnet werden, etwa mit den Einkünften aus einer Selbstständigkeit, aus Kapitalvermögen oder dem Gehalt. Der Verlust aus der Vermietung senkt so die Einkommensteuer. Bleibt insgesamt ein Verlust, kann dieser innerhalb bestimmter Grenzen als Verlustvortrag oder Verlustrücktrag für andere Jahre geltend gemacht werden (§ 10d EstG).
Dass Vermietungspläne zunächst mehr Geld verschlingen als abwerfen, ist bei größeren Reparaturmaßnahmen oder beim Kauf eines renovierungsbedürftigen Wohnhauses nicht ungewöhnlich. Bei anhaltenden Verlusten wird das Finanzamt jedoch misstrauisch. Dann kann es eine Totalüberschussprognose einfordern: eine in der Regel auf 30 Jahre angelegte Gewinnkalkulation der Immobilie.
Nur wenn sich perspektivisch ein Gesamtüberschuss ergibt, werden die Kosten aus der Vermietung steuerlich anerkannt. Andernfalls droht die Einordnung als „Liebhaberei“. So nennt das Finanzamt Projekte, die aus persönlicher Leidenschaft betrieben werden, und nicht primär zum Erzielen von Einnahmen. (Mehr dazu: „Liebhaberei und fehlende Gewinnerzielungsabsicht: Wenn das Finanzamt Verluste nicht anerkennt“). Eine Einordnung als Liebhaberei ist problematisch, weil Steuerbescheide mit Verlusten aus Vermietung oft vorläufig ergehen. Das Finanzamt kann sie später wieder aufheben und die Anerkennung der Verluste im Nachhinein streichen. Dann müssen Steuern nachgezahlt werden.
Weiterführende Informationen zu Rechts- und Businessthemen finden Sie im orgaMAX-Blog und im Newsletter-Archiv: