Geschenke für Kunden und Geschäftsfreunde: Vorsicht, Steuerfallen!

Sie wollen Ihrer Kundin oder dem Geschäftsfreund etwas schenken, zum Geburtstag, zu Weihnachten oder als Dank für die gute Zusammenarbeit? Die Wertgrenze für steuerfreie Geschenke wurde gerade erhöht: Jetzt können Sie bis zu 50 Euro an Geschenkwert pro Person und Jahr als Betriebskosten absetzen. Allerdings entsteht in vielen Fällen bei den Beschenkten eine Steuerpflicht, die Sie durch einen Pauschalbetrag übernehmen können.

Das Geschenk für die Kundin oder den Geschäftspartner interessiert auch das Finanzamt

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, auch im Geschäftsleben. Trotzdem sorgt das Geburtstagspräsent für die Kundin oder das Weihnachtsgeschenk für den Kooperationspartner nicht selten für Ärger – mit dem Finanzamt. Zum einen dürfen Sie solche Geschenke nur innerhalb bestimmter Grenzen als Betriebsausgabe buchen. Zum anderen kann es sein, dass der oder die Beschenkte das Präsent versteuern muss, wenn Sie die Steuer nicht selbst übernehmen.

In der Praxis sind für die Steuer mehrere Fragen von Bedeutung:

• Handelt es sich wirklich um ein Geschenk – und nicht um einen Rabatt, eine Spende, eine Werbe- oder Sponsoringmaßnahme oder eine Leistung mit Gegenleistung?
• Erfolgt das Geschenk tatsächlich aus geschäftlichen und nicht aus privaten Motiven?
• Geht das Geschenk an Geschäftsfreunde, Kunden, Mitarbeiter anderer Unternehmen oder andere Dritte – oder an eigene Mitarbeiter? Dafür gelten andere Steuervorschriften.
• Wie hoch ist der Wert des Geschenks? Es gibt verschiedene Wertgrenzen, dabei spielt auch die Umsatzsteuerpflicht des schenkenden Unternehmens eine Rolle.
• Ist das Geschenk vielleicht nur zur beruflichen Nutzung geeignet?

Im Folgenden lesen Sie, warum diese Punkte bei Geschenken an Geschäftskontakte wichtig sind.

Geschenke als Betriebsausgabe: Wertgrenze 50 Euro

Entscheidend für den Betriebskostenabzug ist der Wert des Geschenks: „Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind“, dürfen „den Gewinn nicht mindern“, ausgenommen wenn „die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der dem Empfänger im Wirtschaftsjahr zugewendeten Gegenstände insgesamt 50 Euro nicht übersteigen“. So steht es in § 4 Abs. 5 Nr. 1 Einkommensteuergesetz.

Konkret bedeutet das: Die Kosten für Geschenke an Geschäftspartner und Kunden können Sie nur dann als Betriebsausgabe geltend machen, wenn der Wert des Geschenks maximal 50 Euro beträgt. Lassen Sie einer Person mehrere Geschenke innerhalb eines (Geschäfts-)Jahres zukommen, wird deren Wert zusammengerechnet.

Immerhin: eine kleine Erhöhung seit Jahresbeginn 2024

Bis vor kurzem war der Fiskus noch knausriger. Für die Jahre bis 2023 galt bei Geschenken eine Wertgrenze von 35 Euro. Sie wurde erst im März 2024 durch das Wachstumschancengesetz auf 50 Euro erhöht. Die Erhöhung gilt rückwirkend für alle Präsente, die seit dem 01. Januar 2024 überreicht oder zugeschickt wurden.

Wertgrenze überschritten? Kein Betriebskostenabzug!

Sobald die Wertgrenze von 50 Euro überschritten wird, ist der Betriebskostenabzug komplett blockiert. Sie können dann auch keinen 50-Euro-Anteil vom Geschenkwert geltend machen.

Auf der Umsatzsteuer bleiben Sie dann ebenfalls sitzen. Selbst wenn Sie ansonsten vorsteuerabzugsberechtigt sind, dürfen Sie sich den Umsatzsteueranteil an den Kosten des Geschenks nicht erstatten lassen.

Das gilt schon bei geringfügiger Überschreitung, etwa einem Wert von 50,10 Euro. Außerdem bezieht sich die Wertgrenze auf sämtliche Geschenke pro Jahr und Person zusammen.

Unbegrenzt abziehbar: rein beruflich nutzbare Geschenke

Geschenke an Geschäftspartner, die die Beschenkten „ausschließlich betrieblich“ nutzen können, dürfen Sie in jedem Fall in voller Höhe als Betriebsausgabe buchen. Das ergibt sich aus den Einkommensteuerrichtlinien (R 4.10 Abs. 2 EStR 2022). In diesem Fall gilt die 50-Euro-Grenze nicht. Beispiele dafür sind Werkzeuge, Software für den geschäftlichen Einsatz oder Fachbücher passend zum Beruf des oder der Beschenkten.

Wertgrenze und Umsatzsteuer: Stolperstein für Kleinunternehmer

Ob die 50-Euro-Wertgrenze mit oder ohne Umsatzsteuer gilt, hängt davon ab, ob der oder die Schenkende selbst umsatzsteuerpflichtig ist.

• Wer umsatzsteuerpflichtig ist und Vorsteuer geltend machen kann, darf die 50-Euro-Grenze als Nettogrenze anwenden. Damit kann das Präsent beispielsweise in einer Weinflasche für 59,90 Euro brutto bestehen.
• Anders ist das bei umsatzsteuerlichen Kleinunternehmern, die keine Umsatzsteuer auf die eigenen Rechnungen aufschlagen: In ihrem Fall darf die Weinflasche für den Kunden einschließlich „Mehrwertsteuer“ maximal 50 Euro kosten.
• Das Gleiche gilt für Selbstständige mit umsatzsteuerfreien Tätigkeiten wie eine Tierärztin, einen Zahnarzt oder eine Versicherungsmaklerin: Auch für sie gilt die Wertgrenze als Bruttogrenze.

Einkommensteuerpflicht bei Beschenkten: 30 Prozent Pauschalbesteuerung

Ob das Geschenk auf Ihrer Seite als Betriebsausgabe gebucht werden darf, ist nur eine der relevanten Steuerfragen. Dazu kommt die mögliche Steuerpflicht auf Empfängerseite. Grundsätzlich sieht das Finanzamt in dem Geschenk eine „Bereicherung“: Der Geschäftsfreund erhält einen geldwerten Vorteil, auf den er Einkommensteuer abführen muss.

Diese Steuerpflicht des Empfängers auf das Geschenk können Sie als Schenkender übernehmen. So verhindern Sie, dass der Empfänger das Geschenk selbst versteuern muss oder später bei einer Betriebsprüfung deshalb Ärger bekommt. Die Einkommensteuer auf geschäftliche Geschenke lässt sich im Regelfall als Pauschalbetrag ermitteln und beträgt 30 Prozent des Bruttowerts (§ 37b Abs. 1 Nr. 2 Einkommensteuergesetz). Dazu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.

Anmerkungen zur Pauschalsteuer auf Geschenke an Geschäftsfreunde:

• Die Übernahme der Steuer durch den Schenkenden erfolgt freiwillig. Wenn Sie die pauschale Steuer nicht abgeführt haben, haben Sie keine Pflicht verletzt. Dann ist allerdings der Beschenkte Steuerschuldner, selbst wenn er das nicht weiß.
• Mit der Übernahme der Steuer entbinden Sie den Beschenkten von der Pflicht, das Geschenk als Betriebseinnahme zu buchen.
• Sie sind verpflichtet, den Beschenkten von der Übernahme der Steuer durch Sie zu informieren. Das kann beispielsweise als Nachsatz auf einer Begleitkarte geschehen.
• Die Pauschalierung der Einkommensteuer in Höhe von 30 Prozent ist nur bei Sachgeschenken möglich, nicht bei Geldgeschenken!
• Die Pauschalsteuer fällt auf den Wert beziehungsweise Aufwand des Geschenks an, einschließlich Umsatzsteuer.
• Wenn geschäftliche Geschenke die Wertgrenze von 50 Euro einhalten, kann auch die darauf anfallende Pauschalsteuer als Betriebsausgabe gebucht werden.
• Sie können neben einer natürlichen Person auch eine juristische Person beschenken, etwa eine GmbH.
• Geschenke an einen Arbeitnehmer eines befreundeten Unternehmens führen zu keiner Einkommensteuerpflicht des Arbeitgebers.
• Bei Geschäftsfreunden im Ausland, die in Deutschland nicht einkommensteuerpflichtig sind, entfällt die Steuerpflicht ebenfalls.
• Wenn Sie die Pauschalierung anwenden, dann gilt diese Entscheidung für alle Geschenke im Veranlagungszeitraum.
• Die Pauschalierung ist bis zu 10.000 Euro Geschenkwert pro Person und Jahr zulässig.

Sonderfall: „Aufmerksamkeiten“ zu einem persönlichen Anlass

Bei persönlichen Anlässen sind auch gegenüber Geschäftsfreunden oder deren Mitarbeitern sogenannte „Aufmerksamkeiten“ im Sinne des Lohnsteuer-Richtlinien möglich (R 19.6 LStR 2023). Es muss sich um ein Sachgeschenk handeln, keine Geldleistung. Außerdem sollte das Präsent „im gesellschaftlichen Verkehr üblich“ sein und darf maximal 60 Euro an Wert haben.

Typische Beispiele sind ein Blumenstrauß zum Geburtstag oder eine Flasche Wein zum Firmenjubiläum. Allgemeine Feiertage wie Weihnachten oder Ostern zählen nicht als persönlicher Anlass.

Aufmerksamkeiten sind für das Finanzamt etwas anderes als Geschenke: In ihrem Fall ist der Betriebskostenabzug bis 60 Euro möglich, nicht nur bis 50 Euro. Außerdem entsteht beim Empfänger keine Steuerpflicht, damit besteht auch kein Anlass zur Zahlung der Pauschalsteuer.

Was ist fürs Finanzamt ein betriebliches Geschenk – und was nicht?

Manches, was man selbst als Geschenk einordnen mag, fällt für das Finanzamt nicht in diese Kategorie. Keine Geschenke sind beispielsweise:

• Aufmerksamkeiten (siehe vorigen Abschnitt)
• Private Geschenke, zum Beispiel das Geburtstagsgeschenk an einen Unternehmer, mit dem Sie auch privat befreundet sind. Dafür ist weder ein Vorsteuer- noch ein Betriebsausgabenabzug möglich und keine Pauschalsteuer notwendig.
• Alles, wofür eine konkrete Gegenleistung erbracht beziehungsweise erwartet wird, beispielsweise Provisionen oder Sponsoring. Die Erwartung guter gemeinsamer Geschäfte gehört nicht dazu.
• Rabatte oder andere Preisnachlässe
• Werbe- und Probeartikel sowie Probier-Angebote

Weitere Stolpersteine: Compliance-Vorschriften und Korruptionsverdacht

Geschenke für Geschäftsfreunde können nicht nur steuerrechtlich für Ärger sorgen. Noch unangenehmer ist der Verdacht auf „Bestechlichkeit und Bestechung im Geschäftsleben. Mehr dazu lesen Sie in „Korruption im Geschäftsleben: Kein Thema für Selbstständige?“.

Auch abseits von strafrechtlichen Bedenken können Geschenke an Beschäftigte anderer Unternehmen für Probleme sorgen. Größere Betriebe haben oft strikte Compliance-Vorschriften, die die Annahme nur bis zu einer bestimmten Wertgrenze erlauben oder verlangen, dass der Arbeitgeber informiert werden muss.

Vorsicht, Betriebsprüfung

Wer denkt schon an Steuervorschriften, wenn er Weihnachtsgeschenke verschickt? Betriebsprüfer wissen, dass es dabei schnell zu Fehlern kommt, und widmen geschäftlichen Geschenken gern besondere Aufmerksamkeit. Eine Rückfrage beim Steuerberater oder der Steuerberaterin kann helfen, späteren Ärger zu vermeiden.

Wichtig ist, dass Geschenke korrekt gebucht werden, getrennt von anderen Betriebsausgaben. Das Erfassen der Adressaten gehört dazu. Oft hilft es, wenn man zusätzlich zur Quittung oder Rechnung auch ein Foto der Verpackung, der Gebrauchsanleitung oder der Sache selbst aufbewahrt.