„The same procedure as every year?“ Schon wieder steht ein Jahreswechsel bevor – und trifft viele Betriebe wieder einmal unvorbereitet. Wichtiger als der rechtzeitige Versand von Weihnachtskarten oder Präsenten für Geschäftsfreunden sind dabei die rechtlichen und steuerlichen Deadlines: Daraus ergeben sich oft ungewollte Konsequenzen für das Folgejahr.
So ist vielen Unternehmern nicht bewusst, dass am Jahresende Forderungen aufgrund unbezahlter (oder gar nicht erst gestellter) Rechnungen aus Vorjahren verjähren. Das gilt für alle Unternehmen – ganz gleich, welchen rechtlichen Status sie haben.
Von anderen Vorschriften sind vor allem Selbstständige und Kleingewerbetreibende betroffen, die keine Bücher führen müssen.
Der Zahlungszeitpunkt entscheidet!
Während bilanzierende Unternehmen im Zuge des Jahresabschlusses noch im Folgejahr steuerliche Gestaltungmöglichkeiten haben, kommt es bei kleineren Betrieben bei den meisten Geschäftsvorfällen schlicht auf den Zahlungszeitpunkt an.
Das sogenannte Zufluss-/Abfluss-Prinzip bei Zahlungsströmen gilt unter anderem bei der ...
- Umsatzsteuer (Ist-Versteuerung)
- Einkommensteuer (Einnahmenüberschussrechnung) und
- Gewerbesteuer (Ermittlung des Gewerbeertrags).
| Bitte beachten Sie: Für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen und Ausgaben (z. B. Mieten, Versicherungen, Gehälter) gelten für den Zeitraum 22. Dezember bis 10. Januar Ausnahmen vom Zu- und Abflussprinzip. Ausführliche Informationen über die Zahlungs-Grauzone zum Jahreswechsel finden Sie im orgaMAX-Blogbeitrag „10-Tagesfrist & mehr: Gewinnkosmetik zum Jahreswechsel“. |
Grenzverletzung: Kleiner Unterschied mit großen Folgen
Wichtig: Die Höhe von Umsatz und Gewinn wirken sich nicht nur auf die Steuerbelastung des betreffenden Wirtschaftsjahres aus. Darüber hinaus haben sie zum Beispiel auch Konsequenzen für ...
- den künftigen rechtlichen Status (z. B. Kleinunternehmer-Regelung, Kaufmanns-Status) und
- die Steuer-Vorauszahlungen im Folgejahr, aber auch für
- private Sozialversicherungs-Beiträge und staatliche Leistungen von Selbstständigen und ihren Angehörigen.
Gründe genug, im Dezember einen ganz besonders genauen Blick auf die Geschäftslage zu werfen.
| Praxistipp: orgaMAX stellt Ihnen zahlreiche Berichts- und Analyse-Werkzeuge zur Verfügung. Mit deren Hilfe haben sie jederzeit die laufenden Umsätze, Ihre Kosten- und Erlöse, Ihre Ertrags- und Liquiditätslage und alle anderen wichtigen Kennzahlen im Blick. Mehr dazu weiter unten. |
Doch der Reihe nach:
Umsatzgrenzen beachten
Der voraussichtliche bzw. tatsächlich erzielte Jahresumsatz ist in mehrfacher Hinsicht von Bedeutung. Hier die wichtigsten Anwendungsfälle:
- Umsatzsteuerliche Kleinunternehmer, die 2021 mehr als 22.000 Euro eingenommen haben, unterliegen ab Januar 2022 automatisch der Regelbesteuerung. Eine Aufforderung durch das Finanzamt, ihren Kunden Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen und monatliche oder vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben, bekommen sie nicht. Wie auch: Das Finanzamt erfährt ja frühestens Mitte bis Ende 2022, wie hoch der Jahresumsatz des Jahres 2021 war! Mehr zum Umsatzsteuerprivileg für Kleinbetriebe bietet der orgaMAX-Blogbeitrag „Fluch und Segen der Kleinunternehmerregelung“
- Wer seine Vorsteuer auf Basis „allgemeiner Durchschnittssätze“ ermittelt, darf im Vorjahr nicht mehr als 61.356 Euro Umsatz gemacht haben. Ausführliche Informationen zu diesem Thema (wie auch zu den praktischen Betriebsausgaben-Pauschalen für nebenberuflich Selbstständige und einige Berufsgruppen mit geringen Einnahmen) finden Sie im Beitrag „Steuer-Flatrates: Wie Sie mit Pauschalen Arbeit und Steuern sparen“.
- Gewerbetreibende, die 2021 mehr als 600.000 Euro Umsatz oder 60.000 Euro Gewinn erzielen, müssen unter bestimmten Bedingungen zur kaufmännischen Buchführung übergehen, Bilanzen sowie handels- und steuerrechtliche Jahresabschlüsse aufstellen und sich ins Handelsregister eintragen lassen.
| Bitte beachten Sie: Der Wechsel der Gewinnermittlungsart gilt frühestens ab dem übernächsten Jahr (= 2023). Normalerweise können Sie die Aufforderung durch das Finanzamt abwarten. Angehörige der freien Berufe und ähnliche Selbstständige sind zudem unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze und Gewinne dauerhaft von der Buchführungspflicht entbunden. |
Die gute Nachricht: Wenn Sie Ihre laufenden Umsätze gegen Jahresende im Blick behalten, können Sie das Überschreiten von Umsatzgrenzen mit einfachen Mitteln noch verhindern. Mehr dazu weiter unten.
Voraussichtlichen Gewinn im Auge behalten
Der Jahresgewinn bildet die Berechnungsgrundlage für die Einkommensteuer: Je mehr Gewinn Sie im Laufe des Jahres gemacht haben, desto höher ist gegen Jahresende der „Grenzsteuersatz“: Von jedem Zusatzauftrag, von jedem zusätzlich eingenommenen Euro, bleibt für Sie unterm Strich immer weniger übrig. Das liegt am progressiven Einkommensteuertarif („Steuerprogression“).
In der Praxis bedeutet das: Wenn absehbar ist, dass Sie im nächsten Jahr weniger steuerpflichtigen Gewinn als in diesem Jahr erzielen werden, kann es sinnvoll sein...
- Betriebseinnahmen in den Januar 2022 zu verschieben oder umgekehrt
- Betriebsausgaben in den Dezember 2021 vorzuziehen.
Erwarten Sie für das kommende Jahr hingegen eine günstigere Geschäftslage mit höheren Gewinnen, gehen Sie genau umgekehrt vor.
| Bitte beachten Sie: Die genannten Überlegungen gelten nur dann, wenn alle anderen steuerlichen Verhältnisse unverändert bleiben. Denn die persönliche Steuerbelastung ergibt sich ja nicht allein aus dem Gewinn eines Gewerbebetriebs oder einer selbstständigen Tätigkeit. Die individuelle Steuerlast hängt zudem von Familienstand, Zahl der Kinder, sonstigen Einkünften, aber auch Sonderausgaben etc. ab. |
Ausführlichere Informationen dazu finden Sie im orgaMAX-Grundlagenbeitrag „Steuern für Selbstständige (Teil 1): Die Einkommensteuer“. Die Bedingungen des Einzelfalls besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. Das gilt ganz besonders für Personen- und Kapitalgesellschaften: Hier muss die betriebliche Gewinn-Optimierung unter Umständen auf ganz unterschiedliche persönliche Bedürfnisse der Gesellschafter abgestimmt werden.
Gewinn steuern und Steuerbelastung dosieren
Wenn Sie Ihren steuerlichen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist der Zahlungszeitpunkt entscheidend für die Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben zum Kalenderjahr. Dasselbe gilt für Umsatzsteuer-Einnahmen und Vorsteuerzahlungen.
Den Zeitpunkt der Bezahlung können Sie auf unterschiedlichen Wegen beeinflussen:
- Sie nehmen gegen Jahresende keine Zusatzaufträge mehr an und / oder verschieben laufende Aufträge ins neue Jahr,
- rechnen bereits erledigte Aufträge erst im neuen Jahr ab und / oder bitten Ihre Kunden, Rechnungen erst im Januar zu begleichen,
- ziehen Betriebsausgaben des Folgejahres vor.
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Zusatztipp: Sie haben bereits alle Register gezogen? Oder doch wieder zu spät mit der Gewinn-Steuerung begonnen? Dann bleibt Ihnen noch die Bildung eines „Investitionsabzugsbetrags“ (IAB). Dabei handelt es sich um eine Art Rücklage für künftige Anschaffungen. Mit dem IAB senken Sie den steuerpflichtigen Gewinn nachträglich, ohne auch nur einen Cent gezahlt zu haben. Eile besteht dabei zum Glück nicht: Damit können Sie sich sogar Zeit lassen bis zur Steuererklärung im Sommer 2022. Die Einzelheiten besprechen Sie am besten mit Ihrem Steuerberater. |
Forderungen überwachen: Verjährung verhindern und Ansprüche wahren
Wenn Sie keine Vorkehrungen treffen (oder bereits getroffen haben), verjähren Ende Dezember 2021 standardmäßig alle Forderungen aus unbezahlten Rechnungen des Jahres 2018. Der Verjährungs-Zeitraum ist in § 195 BGB festgelegt.
Hintergrund: Die „regelmäßige Verjährungsfrist“ beträgt drei Jahre. Der Fristlauf beginnt nach Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Hat ein Schuldner zwischenzeitlich Teilzahlungen geleistet, beginnt die Verjährungsfrist neu. In dem Fall läuft die Dreijahres-Frist ab Ende des Jahres, in dem die jüngste Zahlung erfolgt ist.
Wichtig: Durch Verschicken immer neuer Mahnschreiben lässt sich das Verjähren von Forderungen nicht unterbrechen! Für kurzfristige Abhilfe sorgen Sie am besten durch Einleiten des gerichtlichen Mahnverfahrens. Im günstigsten Fall erwirken Sie damit einen Vollstreckungsbescheid über Ihre Geldforderung („Vollstreckungstitel“). Kosten und Risiken halten eines Mahnbescheids sich in Grenzen. Die Details besprechen Sie am besten mit einem Rechtsanwalt. Das gilt vor allem bei sehr hohen Außenständen.
| Praxistipp: Den „Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids“ können Sie aber auch ohne Rechtsbeistand stellen – zum Beispiel über das Justizportal „Online-Mahnantrag“. Dort gibt es auch ausführliche inhaltliche Hilfe-Seiten. |
Software-Tipps: So behalten Sie mit orgaMAX den Überblick
Mit orgaMAX behalten Sie den Überblick über Forderungen und Verbindlichkeiten, Einnahmen und Ausgaben, Umsatz, Gewinn und alle anderen wichtigen Erfolgs- und Liquiditäts-Kennzahlen. So können Sie ...
- ... den laufenden Jahresumsatz im Arbeitsbereich „Office > Übersicht“ im Register „Umsatz“ überwachen:
- ... im Arbeitsbereich „Finanzen“ Ihre „Steuer-Auswertungen“ sowie „Rechnungs- und Buchhaltungslisten“ einsehen. Für die laufende Gewinn-Überwachung eignet sich zum Beispiel die Buchhaltungsliste „Einnahmen-Überschuss-Rechnung“:
- ... sich jederzeit Ihre ganz oder teilweise unbezahlten Rechnungen und „offenen Kundenkonten“ anzeigen lassen. Dafür gibt es im Arbeitsbereich „Finanzen“ die „Offene-Posten-Listen“:
