Was ist eigentlich eine Quittung? Wofür ist sie gut – und: Was gehört drauf?

Bei einer Quittung handelt es sich um einen Beleg, mit dem der Empfang einer Leistung bestätigt wird. Das kann...

• der Erhalt einer Lieferung (zum Beispiel die Zustellung eines Pakets),
• die Erledigung oder Bestätigung einer Dienstleistung (zum Beispiel die Wartung der Heizung) oder auch
• das Begleichen einer Geldforderung sein (zum Beispiel die Bezahlung einer Rechnung).

Durch die Empfangsbestätigung kann der Schuldner im Zweifelsfall nachweisen, dass er seine vertraglich vereinbarte Zahlungs- oder Leistungspflicht erbracht hat.

Quittungspflicht des Leistungs-Empfängers („Gläubigers")

Die Quittung ist ein Dokument aus dem Schuldrecht. Die gesetzliche Grundlage findet sich in § 368 BGB. Dort ist die Quittungspflicht geregelt: „Der Gläubiger hat gegen Empfang der Leistung auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (Quittung) zu erteilen.“

Da das Gesetz an dieser Stelle die Schriftform vorsieht, muss die Quittung „von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift [...] unterzeichnet werden“. Das steht so in § 126 BGB. Immerhin: Die Unterschrift kann auch in elektronischer Form erfolgen.

Allgemeine Quittungs-Bestandteile

Eine rechtskräftige Quittung enthält generell folgende Informationen bzw. Bestandteile:

• Namen des Empfängers und des Leistenden,
• Art oder Beschreibung der Leistung (z. B. gezahlter Geldbetrag oder auch Art der Lieferung oder Dienstleistung),
• Zeitpunkt der Leistungserbringung sowie
• Unterschrift des Empfängers.

Erst die eigenhändige Unterschrift des Empfängers ergibt dabei eine beweiskräftige Quittung. Nur die ist eine vollwertige Urkunde, mit der notfalls vor Gericht der Empfang einer Leistung nachgewiesen werden kann. Für andere Formen der Empfangsbestätigung gilt das nur bedingt:

• So kann beispielsweise mit einem Kontoauszug die Bezahlung einer Geldschuld zwar glaubhaft gemacht werden. Um ein explizites „Empfangsbekenntnis“ handelt es sich jedoch nicht!
• Kassenbons sind ebenfalls keine vollwertigen Quittungen, weil die Unterschrift des Empfängers fehlt.

Da es sich bei Kassenbelegen in der Regel um kleinere Euro-Beträge handelt, ist die begrenzte Aussage- und Beweiskraft aber zu verschmerzen.

Quittung als Rechnung: Ist das erlaubt?

Manche Händler und Kleingewerbetreibende verwenden Quittungen nicht nur als schuldrechtliche Empfangsbestätigung, sondern zugleich als steuerlichen Rechnungsersatz. Das ist grundsätzlich unbedenklich, denn in § 14 Abs. 1 UStG heißt es:

Wird eine Quittung als Rechnungsersatz genutzt, sind zusätzliche Inhaltsangaben erforderlich. Welche Anforderungen das sind, hängt von der Höhe des Rechnungsbetrags ab:

1. Quittung als Kleinbetragsrechnung

Bis zu einem Rechnungsbetrag von 250 Euro (brutto = inklusive Umsatzsteuer) handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung. In dem Fall sind laut § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) mindestens die folgenden Angaben erforderlich:

1. Gesamtentgelt in Euro (Bruttobetrag = Rechnungsbetrag inklusive Umsatzsteuer),
2. Umsatzsteuersatz - zurzeit 7% oder 19% (bzw. bei steuerfreien Lieferungen und Leistungen der Grund einer eventuellen Steuerbefreiung),
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen,
4. Ausstellungsdatum und vor allem
5. der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers („= leistender Unternehmer“).

Das sieht dann zum Beispiel so aus:

Die auf vielen Quittungsvordrucken vorgesehene Zeile „Gesamtbetrag in Worten“ sowie Informationen zum enthaltenen Steuerbetrag oder der Steuernummer des Ausstellers sind nicht erforderlich. Diese Angaben schaden aber selbstverständlich nicht.

2. Quittung als vollwertige Rechnung

Auch wenn der Brutto-Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt, kann ein Quittungsbeleg durchaus gleichzeitig als Rechnung genutzt werden. Um einen möglichen Vorsteuerabzug auf Seiten des Rechnungsempfängers nicht zu gefährden, sind in dem Fall dann aber ausnahmslos alle Rechnungs-Pflichtangaben erforderlich.

Zur Erinnerung: Der Gesetzgeber verlangt in § 14 Abs. 4 UStG ...

1. den Nettobetrag der Rechnung,
2. den Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag,
3. den Bruttobetrag der Rechnung,
4. eine fortlaufende Rechnungsnummer,
5. den Namen und die Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde),
6. Art und Anzahl der gelieferten Waren und / oder Dienstleistung,
7. Liefer- und / oder Leistungsdatum,
8. das Rechnungsdatum,
9. den Namen und die Anschrift des Rechnungsausstellers (Unternehmen) sowie
10. die Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Ausstellers,

Eine finanzamtskonforme Rechnung im Quittungsformat sieht dann zum Beispiel so aus:

Auch hier gilt: Für die Rechnungsfunktion des Belegs ist die Unterschrift des Ausstellers nicht erforderlich – für die Quittungsfunktion hingegen schon!

Wichtig: orgaMAX-Anwender werden Quittungs-Vordrucke (wenn überhaupt) nur in Ausnahmefällen als Rechnung umfunktionieren:

• Von Hause aus enthält die Bürosoftware eine ebenso flexible wie komfortable Rechnungsfunktion.
• Für den Point-of-sale mit Laufkundschaft in Ladengeschäften, Werkstätten und Büros gibt es zusätzlich das Modul Kasse: Mit der intuitiv bedienbaren, GoBD- und TSE-konformen Kassensoftware stellen Sie unter anderem rechtlich einwandfreie Kassenbons aus. 
  
  

orgaMAX-Rechnung als Quittung?

Umgekehrt können Sie Ihre orgaMAX-Rechnungen aber ohne Weiteres als Quittung verwenden – bei Bedarf wahlweise als Bestätigung der Warenauslieferung und / oder Zahlungsbeleg. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn Sie zwar kein Ladenlokal mit elektronischem Kassensystem haben – manche Kunden ihre Rechnung aber gleich vor Ort bezahlen möchten.

In dem Fall...

• drucken Sie nach Übergabe der Waren je ein Rechnungsexemplar für Ihren Kunden und Ihre eigenen Unterlagen aus,
• lassen sich die Auslieferung auf Ihrer eigenen Rechnungskopie bestätigen („Ware erhalten am 15.06.2022: [Kunden-Unterschrift]“)
• kassieren den Rechnungsbetrag und
• bestätigen dem Kunden die Bezahlung auf dessen Rechnungskopie („bar bezahlt am 15.06.2022: [Ihre Unterschrift]“)
  
  

Zusatztipp: Quittungs-Vordrucke in orgaMAX einbinden

Falls Sie Quittungen und andere Empfangsbestätigungen unabhängig von zugrundeliegenden orgaMAX-Rechnungen ausstellen möchten, können Sie die dazugehörigen Vordrucke den orgaMAX-Arbeitsbereich „Office > Allgemeine Dokumente“ einbinden:

Wie das geht und was dabei zu beachten ist, erfahren Sie im Praxistipp „Eigenbelege, Aktennotizen und Memos drucken“.