Mit einer professionellen Bürosoftware stellen Sie im Handumdrehen Finanzamts- und GoBD-konforme Rechnungen aus. Falls Sie Ihre Ausgangsrechnungen noch nicht mit orgaMAX schreiben, lohnt sich ein Blick auf den Grundlagenbeitrag „Warum Sie nicht auf Excel & Co. setzen sollten“.
So weit, so einfach – nur: Wie sieht es mit eingehenden Rechnungen Ihrer Lieferanten und Dienstleister aus? Als Unternehmen haben Sie laut § 14 Abs. 2 UStG „innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung“ Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung.
Erfahrungsgemäß ist jedoch ein beträchtlicher Teil der Eingangsrechnungen unvollständig oder sogar fehlerhaft. Fast 20 Jahre nach der drastischen Verschärfung der Umsatzsteuer-Vorschriften für Rechnungsdokumente tun sich immer noch viele Selbstständige und Unternehmer schwer, korrekte Rechnungen auszustellen.
Dass Sie Anzahl und Preise der gelieferten Waren und erbrachten Leistungen in Ihrem eigenen Interesse kontrollieren, versteht sich ohnehin von selbst:
Doch wie sieht es mit den gesetzlichen Pflichtbestandteilen aus? Besonders oft fehlen ...
| Lektüretipp: Was bei der Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit von Rechnungen ganz allgemein zu beachten ist, erfahren Sie im orgaMAX-Grundlagenbeitrag „So geht´s: Korrekte Bearbeitung von Eingangsrechnungen“. Eine große Erleichterung bei der Überwachung und Kontrolle eingehender Rechnungen bietet dabei der orgaMAX-Arbeitsbereich „Finanzen > Eingangsrechnungen“. |
Wenn Pflichtangaben ganz oder teilweise fehlen, ist zumindest Ihr Vorsteuerabzug in Gefahr: Die Umsatzsteuer-Zahllast steigt dadurch entsprechend. Mehr noch: Unter Umständen kann sogar der Betriebsausgaben-Abzug gestrichen werden. Dadurch erhöht sich dann der steuerpflichtige Gewinn und damit die Einkommensteuer-Last!
Weil solche Mängel meistens erst Jahre später bei einer Betriebsprüfung auffallen, ticken in vielen Betrieben finanzielle Zeitbomben. Zumal nachträgliche Rechnungskorrekturen dann oftmals nicht mehr möglich sind.
Die Folgen: Bei Fahrzeugen, Maschinen, Anlagen und anderen teuren Anschaffungen beträgt allein der Vorsteueranteil fehlerhafter Eingangsrechnungen schnell mehrere Tausend Euro. Auch Mängel bei regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen können zu spürbaren Steuernachzahlungen führen.
Sie sehen: Die rechtlichen und finanziellen Fehlerfolgen badet grundsätzlich der Rechnungsempfänger aus. Rechnungsaussteller ziehen sich zunächst „nur“ den Unmut ihrer Auftraggeber auf sich...
Ganz gleich, ob Eingangs- oder Ausgangsrechnung: Die Liste der Pflichtangaben findet sich in § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz.
Einige Rechnungs-Elemente werden von Finanzamtsprüfern ganz besonders oft moniert. Bei der Kontrolle von Eingangsrechnungen sollten Sie sich daher vor allem fragen:
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Bitte beachten Sie: Welche Überschrift eine Abrechnung trägt, spielt normalerweise keine Rolle. Denn als Rechnung gilt laut § 14 Abs. 1 UStG „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“ Einzige Ausnahme: Falls der Auftraggeber mit Einverständnis des Auftragnehmers die Abrechnung eigenhändig vornimmt, muss die Rechnung die Bezeichnung „Gutschrift“ tragen! Ausführlichere Informationen zum Rollentausch beim Rechnungsschreiben finden Sie im orgaMAX-Blogbeitrag über die „Vielzweckwaffe Gutschrift“. |
Und gleich noch ein Hinweis hinterher: Bei „Kleinbetragsrechnungen“ bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro (brutto) genügen gemäß § 33 Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Rechnungsangaben:
Die Prüfung eingehender Rechnungsdokumente kann orgaMAX Ihnen leider nicht abnehmen: Deshalb sollten Sie oder Ihre Mitarbeiter am besten jede Eingangsrechnung gründlich unter die Lupe nehmen. Bei der Überprüfung der einzelnen Pflichtbestandteile helfen Ihnen bei Bedarf unsere praktischen Checklisten:
Laden Sie sich hier unsere kostenlose Kopiervorlage herunter.
Vor allem bei höheren Beträgen und regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen sollten Sie außerdem prüfen, ob auch sämtliche Zwischenrechnungen und die Gesamtsumme stimmen.
Wichtig: Lassen Sie sich bei der Rechnungsprüfung bloß nicht von professioneller Optik täuschen: Nicht jede Rechnung ist inhaltlich und rechnerisch korrekt. Und nicht bei jeder (scheinbar) maschinell erstellten Rechnung werden die Grundrechenarten einwandfrei angewendet.
Als Unternehmer haben Sie laut § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG einen gesetzlichen Anspruch auf eine Rechnung: Sofern ein Unternehmen „einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen […] ausführt, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen.“
| Bitte beachten Sie: Mit „Rechnung“ ist ein Abrechnungsdokument gemeint, das alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält und inhaltlich richtig ist. |
Fehlerhafte Rechnungen an Geschäftskunden müssen auf Anforderung des Adressaten nachträglich korrigiert werden. Mehr noch: Als Empfänger sind Sie sogar verpflichtet, die Korrektur zu verlangen!
Eine freundliche Bitte um ein finanzamtskonformes Rechnungsdokument liest sich zum Beispiel so:
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Guten Tag, Frau / Herr... vielen Dank für Ihre Rechnung Nr. 2022-12345. Bei der obligatorischen Rechnungsprüfung ist uns aufgefallen, dass leider nicht alle Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG enthalten sind.
Folgende Angaben fehlen oder sind unvollständig:
Bitte schicken Sie uns eine korrigierte Rechnung. Bereits jetzt vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung!
Beste Grüße aus Musterstadt Martha Mustermann |
Wichtig: Die Bezahlung von Rechnungen ist nicht vom Vorliegen einer korrekten Rechnung abhängig:
Da sich keineswegs alle Geschäftsleute mit dem Zusammenhang von Rechnungspflicht und Verzugseintritt auskennen, können Sie mit der Bezahlung trotzdem warten, bis Sie eine Rechnung in den Händen halten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit des Entgegenkommens. Da der Aussteller möglichst bald sein Geld bekommen möchte, erhalten Sie meist problemlos eine korrigierte Rechnung.
Auf welche Weise eine Rechnung korrigiert werden kann, ist nicht festgelegt. Es genügt durchaus ein Zusatzschreiben, in dem fehlende Angaben nachgereicht werden. Grundsätzlich ist das unbedenklich: Denn gemäß § 31 UStDV darf eine Rechnung „aus mehreren Dokumenten bestehen“.
Allerdings müssen in einem dieser Dokumente sämtliche dazugehörigen Abrechnungsunterlagen genannt sein. Aus der Zusammenfassung muss zudem das endgültige „Entgelt und der darauf entfallende Steuerbetrag jeweils zusammengefasst“ hervorgehen.
Um Missverständnisse vorzubeugen, bestehen Sie – vor allem bei höheren Rechnungsbeträgen – am besten auf einer komplett neuen Rechnung sowie einer Gutschrift für die ursprüngliche Rechnung.
| Lektüretipp: Sie selbst haben versehentlich eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt? Im Blogbeitrag „Vielzweckwaffe Gutschrift: Worauf muss ich achten?“ erfahren Sie, wie Sie mit orgaMAX bei Bedarf im Handumdrehen Korrekturrechnungen und Gutschriften erstellen. |
Bitte beachten Sie: Ob eine Eingangsrechnung vorschriftsmäßig ist oder nicht, erfahren Sie im Zweifelsfall bei Ihrem Steuerberater. Sie können sich aber auch direkt ans Finanzamt wenden. Mit Ihrem Steuerberater besprechen Sie auch den zu Ihrem Betrieb passenden Umgang mit offenen Forderungen und Verbindlichkeiten.