Der Unterschied zwischen durchlaufenden Geldern und der Weiterberechnung eigener Kosten wird im Geschäftsalltag regelmäßig wichtig.
Ein typisches Beispiel für durchlaufende Gelder sind Reisekosten, die ein Reisebüro bei der Buchung von den Reiseteilnehmern einnimmt und anschließend an den Reiseveranstalter überweist.
Ein weiteres Beispiel für einen durchlaufenden Posten sind die Lizenzgebühren, wenn eine Webdesignerin im Namen und für Rechnung ihres Kunden Rechte an hochwertigen Fotografien erwirbt, um die Bilder auf dessen neuer Unternehmenswebsite einzubauen.
Typisch für eine Weiterberechnung wären Lichterketten, die eine Event-Agentur für das Sommerfest eines Unternehmens besorgt. Nach dem Fest überlässt sie die Beleuchtung dem Unternehmen und stellt ihm die Kosten für ihre Beschaffung in Rechnung.
Auch Spesen, Versand- und Portokosten, Büromaterial, Verpackungsmaterial und viele weitere Nebenkosten, die im Rahmen eines Auftrags anfallen, werden meist weiterberechnet.
Bei durchlaufenden Posten haben Selbstständige es mit Geschäftsabschlüssen zwischen ihren Kunden und deren Geschäftspartnern zu tun. Bei der Weiterberechnung schließen die Selbstständigen zunächst einmal selbst das Geschäft ab. Für Buchführung und Steuern ist das ein wichtiger Unterschied.
Klares Signal für einen durchlaufenden Posten ist eine bestimmte Formulierung: Die Einnahme oder die Ausgabe erfolgt „im Namen und für Rechnung“ eines Dritten. Das stellt klar, dass der Vertragspartner beziehungsweise Verpflichtete oder Berechtigte nicht der Selbstständige ist, der das Geld einnimmt oder ausgibt. Dieser ist nur Mittelsperson, und das Geld für ihn nur ein durchlaufender Posten.
So handelt es sich auch in dem oben erwähnten Beispiel um fremdes Geld, das nicht dem Reisebüro zusteht, sondern dem Reiseveranstalter. Umgekehrt hat nicht der Inhaber des Reisebüros einen Anspruch auf Flug und Hotelübernachtung, sondern die Kunden, die er dem Reiseveranstalter vermittelt. Das Gleiche gilt auch für das zweite Beispiel, wo nicht die Webdesignerin das Recht auf Veröffentlichung der Bilder erwirbt, sondern ihr Auftraggeber.
Weder das Reisebüro noch die Webdesignerin in unserem Beispiel sind die Vertragspartner bei den Buchungen oder der Lizenzierung. Sie sind auch nicht Adressaten der Rechnungen und werden nicht auf Quittungen genannt. Dort stehen vielmehr die Reisegäste beziehungsweise der Website-Betreiber.
Bei durchlaufenden Posten haben Selbstständige Rechnungen, Quittungen, Kassenbons und andere Belege im Original an die eigentlichen Adressaten weiterzureichen. Sie selbst behalten nur Kopien. Damit lässt sich gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass es sich tatsächlich um einen durchlaufenden Posten handelt.
Durchlaufende Gelder wirken sich nicht auf den Gewinn der Selbstständigen aus, die die Zahlung für ihren Kunden ausführen oder entgegennehmen. Deshalb erhöhen oder vermindern sich auch die Einkommensteuer nicht, genauso wenig wie die Körperschaftsteuer und die Gewerbesteuer. Laut Einkommensteuergesetz scheiden „Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben aus, die im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt und verausgabt werden (durchlaufende Posten)“ (4 Abs. 3 Satz 2 EstG).
Durchlaufende Einnahmen und Ausgaben werden nicht in der Einnahmeüberschussrechnung erfasst, sondern als durchlaufender Posten gebucht. Wird ein Kontenrahmen verwendet, erfolgt die Buchung auf einem eigenen Verrechnungskonto. Diese Buchung erfordert Angaben zur Höhe des Betrags, zum Datum und zum Zweck der Zahlung sowie zu der Person oder dem Unternehmen, für das der Betrag verauslagt wurde. Sonst kann es sein, dass bei der nächsten Betriebsprüfung doch noch Umsatz- und Einkommensteuer erhoben wird.
Auch für die Umsatzsteuer sind durchlaufende Posten ohne Bedeutung. Die Selbstständigen selbst erhalten ja im Rahmen des durchlaufenden Posten keine Gegenleistung. Deshalb brauchen sie keine Umsatzsteuer abzuführen und dürfen keine Vorsteuer abziehen – das ist Sache der Rechnungsadressaten, falls diese Unternehmer sind. In der Umsatzsteuervoranmeldung der Webdesignerin beziehungsweise des Reisebüros tauchen die durchlaufenden Posten nicht auf. Rechtsgrundlage ist das Umsatzsteuergesetz ( 10 Abs. 1 S. 5 UStG).
Das Reisebüro erhält von seinen Kunden den Bruttobetrag der Reisekosten und gibt ihn in dieser Höhe ohne Abzüge oder Aufschläge an den Reiseveranstalter weiter. Als eigene Einnahme berechnet es diesem eine Provision, auf die Einkommensteuer und Umsatzsteuer anfallen.
Die Webdesignerin verauslagt für ihren Kunden die Lizenzgebühren der Fotos und lässt sich diese Ausgabe anschließend brutto erstatten, also samt Umsatzsteuer. Als eigene Leistung berechnet sie die Gestaltung der Website, die Installation und Anpassung des CMS, den Zeitaufwand für die Auswahl oder die Bearbeitung der Fotos und ähnliche Arbeiten.
Ihre Rechnung an den Auftraggeber weist die Lizenzgebühren deshalb nicht als regulären Rechnungsbestandteil aus. Wenn der durchlaufende Posten dort erwähnt wird, dann klar getrennt von ihren Leistungen und mit dem Bruttobetrag, aber ohne Angabe einer Umsatzsteuer. Er kann zum Beispiel als „Verauslagung“ gekennzeichnet sein. Außerdem muss die Selbstständige wie erwähnt die Originalrechnung für die Lizenzgebühr zusammen mit ihrer eigenen Rechnung weiterschicken.
Die Alternative zu durchlaufenden Posten aus Sicht von Buchhaltung und Steuern ist die Weiterberechnung. Auch dabei erhalten Selbstständige ihre Kosten ersetzt. Es handelt sich jedoch um anders gelagerte Geschäftsvorfälle. Damit sind auch die Folgen für Buchhaltung und Steuern andere. Auf die oben genannten Beispiele bezogen bedeutet das:
Die Event-Agentur kauft die Lichterketten auf eigene Rechnung. Sie taucht selbst als Adressat auf der Rechnung des Händlers auf und fungiert juristisch als dessen Vertragspartner.
Sie verbucht diese Ausgabe als normale Betriebsausgabe und behält das Original der Quittung oder des Rechnungsdokuments als Beleg dafür.
Da die Lichterketten zunächst in das Vermögen der Event-Agentur übergehen und erst dann an deren Kunden gelangen, muss sie sowohl die Anschaffung als auch die Weitergabe korrekt buchen: die Anschaffung als Betriebsausgabe, die Weiterberechnung an den Kunden als Betriebseinnahme.
Ihrem Kunden stellt sie den Nettopreis der Lichterketten in Rechnung. Sie kann auch einen höheren Preis ansetzen, wenn das so vereinbart wurde. Auf diesen Rechnungsposten berechnet sie 19 Prozent Umsatzsteuer.
Den Umsatzsteueranteil aus der Rechnung des Lichterketten-Lieferanten zieht die Agentur als Teil ihrer Vorsteuer in ihrer nächsten Umsatzsteuervoranmeldung ab.
Die Event-Agentur ist nicht verpflichtet, die Lichterketten zu dem Nettopreis weiterzuberechnen, den sie selbst bezahlt hat. Grundsätzlich kann sie einen Preisaufschlag vornehmen und so an der Beschaffung und der Weitergabe verdienen. Dann handelt es sich streng genommen nicht mehr um eine Weiterberechnung, sondern um einen Weiterverkauf. In der Ausgangsrechnung an den Kunden sollte also nicht von „Auslagenersatz“ oder Ähnlichem die Rede sein. Das wäre irreführend.
Angenommen, die Webdesignerin aus dem Beispiel fährt mit der Bahn von Frankfurt in Leipzig. Sie trifft dort ihren Kunden zu einer Beratung bezüglich der geplanten Website. Beide Seiten haben ausgemacht, dass ihr die Fahrtkosten erstattet werden, zusätzlich zu einem Stundensatz, den sie für die Beratung berechnet.
In diesem Fall muss die Webdesignerin die Fahrkarte so behandeln wie die Event-Agentur die Lichterketten. Sie rechnet die Umsatzsteuer aus dem Fahrkartenpreis der Deutschen Bahn heraus. (Im Bahn-Kundenkonto lässt sich eine Ticketrechnung mit Umsatzsteuer generieren). Den Netto-Fahrkartenpreis stellt sie dem Kunden in Leipzig zusammen mit dem Zeitaufwand der Beratung in Rechnung, zum Beispiel als „Fahrtkosten (Deutsche Bahn)“.
In diesem Fall sind die Reisekosten Nebenkosten zur Hauptleistung, das heißt der Beratung vor Ort. In Bezug auf die Umsatzsteuer teilen Nebenleistungen das Schicksal der Hauptleistung, deshalb sollte die Webdesignerin auch auf die Reisekosten 19 Prozent Umsatzsteuer berechnen, genau wie für die Beratung. Das gilt natürlich nicht, wenn die Webdesignerin umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmerin ist. In diesem Fall sollte sie mit dem Kunden die Nebenkosten brutto in Rechnung stellen.
Eine Alternative zu dieser Form der Abrechnung und zur Einzelabrechnung mit nachgewiesenen Kosten ist die pauschale Berechnung durch einen Gesamtpreis, mit dem alle Nebenleistungen abgedeckt sind. Ausführliche Hinweise zu Spesen und ihrer Abrechnung liefert der Beitrag „Reisespesen & mehr: Wie Sie Nebenleistungen mit Ihren Auftraggebern abrechnen“.
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