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E-Rechnungen ab 2025: Details von der Finanzverwaltung

Geschrieben von orgaMAX Redaktionsteam | 07.11.24 07:18

Ab dem Jahreswechsel gilt die E-Rechnungspflicht. In einem „BMF-Schreiben“ hat die Finanzverwaltung klargestellt, wie sie die Vorgaben umgesetzt sehen möchte. Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung bringt etwas mehr Klarheit für betroffene Selbstständige und Unternehmen.

 

Die Finanzverwaltung bezieht Stellung zur E-Rechnung

Mit dem lange erwarteten BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 hat die Finanzverwaltung den Finanzämtern Vorgaben zum Umgang mit der E-Rechnungspflicht erteilt. Diese Verpflichtung wird zum 1. Januar 2025 in Kraft treten. Sie ergibt sich aus der Neufassung von § 14 Umsatzsteuergesetz.

Die Verwaltungsanweisungen klären einige Punkte, die zuvor unklar waren. Dazu gehört der Umgang mit Abschlags- und Schlussrechnungen. Ein weiteres Beispiel sind Verträge, die als Dauerrechnung fungieren, etwa Mietverträge.

Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Aspekte der E-Rechnungspflicht zusammen, einschließlich der entscheidenden Punkte aus dem BMF-Schreiben.

 

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E-Rechnung: Die wichtigsten Punkte im Überblick:

  • Ab dem Januar 2025 gilt die neue E-Rechnungspflicht. Sie betrifft Rechnungen zwischen Unternehmern (im Sinne des Umsatzsteuerrechts), wenn beide ihren Sitz in Deutschland haben.
  • Die wichtigste praktische Folge: Selbstständige und Unternehmen sollten ab dem neuen Jahr mit einer Eingangsrechnung im vorgeschriebenen XML-Format zurechtkommen. Sie müssen das „strukturierte elektronische Format“ eines Rechnungsdokuments verarbeiten, auslesen und archivieren können.
  • Bei Ausgangsrechnungen ist die Situation nicht ganz so dringlich. Hier gibt es eine allgemeine Übergangsregelung bis Ende 2026. Dazu kommen weitere spezielle Übergangsregelungen bis Jahresende 2027. Trotzdem ist es sinnvoll, auch beim Versand rasch zur E-Rechnung überzugehen und auf beiden Seiten der Rechnungsverwaltung zukunftsfähig zu sein.
  • Als E-Rechnung zählen digitale Rechnungsdokumente, die der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind vor allem zwei solche Formate verbreitet: XRechnung und ZUGFeRD.
    XRechnung ist ein reines XML-Format, das eine geeignete Software benötigt, um für Menschen problemlos lesbar zu sein. Es ist vor allem bei öffentlichen Auftraggebern vorgeschrieben.
    Eine ZUGFeRD-Rechnung kann mit jedem PDF-Reader dargestellt werden, sie enthält aber – gewissermaßen unter der Oberfläche – den erforderlichen XML-Code. Da ZUGFeRD-Rechnungen selbst für Privatkunden ohne besondere Software lesbar sind, bietet sich dieses Format als Standard-Lösung an.
    Mehr zu den beiden Standards lesen Sie in „E-Rechnungen mit ZUGFeRD: Ein Überblick“ und „XRechnung: Format, Erstellung und ein Beispiel“.
  • Alle Rechnungen, die nicht der gerade genannten Norm entsprechen, zählen nun als „sonstige Rechnung“. Darunter fallen nicht nur Papier-Rechnungen, sondern auch digitale Rechnungen, zum Beispiel als konventionelle PDF-Datei, als Word- oder als Excel-Dokument.
  • Es ist nicht damit getan, E-Rechnungen lesen und erstellen zu können. Sie müssen auch im Originalformat archiviert Dafür benötigt man ebenfalls eine geeignete Software-Lösung.

 

Welche Rechnungen sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen?

Eine sonstige Rechnung statt einer E-Rechnung bleibt auch in Zukunft zulässig, wenn …

  • die Rechnung an eine Privatperson beziehungsweise Endverbraucher adressiert ist und nicht an ein Unternehmen oder einen Selbstständigen,
  • nur eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto vorliegt, oder ein Fahrschein,
  • die Rechnung an einen Kunden mit Sitz im Ausland geht,
  • die Rechnung ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze betrifft, wie etwa medizinische Fußpflege oder Wertpapiergeschäfte.

 

Übergangsfristen bei Ausgangsrechnungen

Während bei Eingangsrechnungen keine Übergangsfrist gilt, gibt es in Bezug auf Ausgangsrechnungen gleich mehrere davon.

  • Bis Ablauf des Jahres 2026 gilt eine allgemeine Übergangsfrist. So lange können Ausgangsrechnungen auch auf Papier oder als klassische PDF-Datei verschickt werden.
  • Bis Ablauf des Jahres 2027 gilt eine erweiterte Übergangsfrist für Unternehmen und Selbstständige, deren Vorjahresumsatz nicht mehr als 800.000 Euro beträgt.
  • Ebenfalls bis Ende 2027 gilt eine Übergangsfrist für Unternehmen und Organisationen, die mit EDI arbeiten (dem Daten-Austauschstandard „Electronic Data Interchange“).

In allen drei Fällen muss der Rechnungsadressat allerdings damit einverstanden sein, weiterhin sonstige Rechnungen zu erhalten. Außerdem dürfen keine sonstigen Rechnungen vorab ausgestellt werden, wenn der Umsatz selbst erst nach Ablauf der Übergangsfrist entsteht (also zum Beispiel im Jahr 2028). Genauso wenig darf zu einem Umsatz, der 2027 erzielt wurde, 2028 noch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.

 

Keine Befreiung für Kleinunternehmer

Für Umsätze, die laut Gesetz umsatzsteuerfrei sind, muss keine E-Rechnung ausgestellt werden. Das betrifft beispielsweise Heilbehandlungen oder Finanzdienstleistungen.

Dagegen gibt es keine Befreiung von der E-Rechnungspflicht für Kleinunternehmer. Sie müssen zwar keine Umsatzsteuer aufschlagen und dürfen keinen Vorsteuerabzug vornehmen (mehr im Beitrag „Fluch und Segen der Kleinunternehmerregelung“). In Bezug auf E-Rechnungen werden sie jedoch behandelt wie umsatzsteuerpflichtige Selbstständige.

 

E-Rechnungspflicht gilt auch für Gutschriften, Reverse-Charge-Rechnungen und Sammelrechnungen

Das BMF-Schreiben stellt klar, dass die E-Rechnungspflicht nicht nur bei klassischen Rechnungen greift. Sie betrifft auch andere Formen der Rechnungserstellung wie:

  • Gutschriften als „Rechnung mit umgekehrten Rollen“, die vom Empfänger der Dienstleistung oder Lieferung ausgestellt wird (mehr dazu im Beitrag „Vielzweckwaffe Gutschrift“).
  • Rechnungen mit Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, wenn der Adressat seinen Sitz im Inland hat: bei sogenannten Reverse-Charge-Rechnungen ist der Leistungsempfänger für die Umsatzsteuer zuständig. Diese Fälle sind in 13b UStG geregelt, dazu gehören unter anderem Bauleistungen oder die Lieferung von Handys, Tablets und Spielekonsolen an andere Unternehmer ab einer Umsatzgrenze von 5.000 Euro.
  • Rechnungen für Umsätze mit Differenzbesteuerung von Unternehmen, die Gebrauchtwaren von Privatleuten zum Weiterverkauf erwerben (mehr: „Differenzbesteuerung mit orgaMAX ERP“ und „orgaMAX Online unterstützt Differenzbesteuerung“).
  • Auch Sammelrechnungen über mehrere Aufträge, Transaktionen oder Lieferungen müssen als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald für einen der abgerechneten Umsätze die E-Rechnungspflicht gilt. Mehr zu Sammelrechnungen in „Sammelrechnung und Teilrechnung – Gemeinsamkeiten und Unterschiede“.

 

Verträge als Dauerrechnung: einmalige E-Rechnung ab 2027

Vertragsbeziehungen wie Gewerbemietverträgen, Abonnements sowie Lizenz- oder Wartungsvereinbarungen nennt man Dauerschuldverhältnisse. Dabei wird oft monatlich, quartalsweise, halbjährlich oder jährlich ein gleichbleibender Betrag fällig. In diesem Fall kann grundsätzlich eine Dauerrechnung ausgestellt werden, damit nicht zu jedem Zahlungszeitraum eine Rechnungsstellung notwendig wird. Enthält der Vertrag alle vorgeschriebenen Rechnungspflichtangaben, kann er als Dauerrechnung betrachtet werden.

Zu Verträgen über Dauerschuldverhältnisse, die ab dem 01. Januar 2027 abgeschlossen werden, ist einmalig eine E-Rechnung über die erste Zahlungsperiode beziehungsweise den ersten Teilleistungsabschnitt zu erstellen. Diese Rechnung muss den Vertrag als Anhang erhalten oder klar ersichtlich machen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.

Danach ist erst dann wieder eine E-Rechnung erforderlich, wenn sich die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten ändern, etwa bei einer Preis- oder Mieterhöhung.

Auch bei Dauerrechnungen gelten die Übergangsbestimmungen zur E-Rechnung, etwa die für Unternehmer mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro. Diese müssen im Jahr 2027 noch keine E-Rechnung zur Dauerrechnung stellen. Diese wird dann aber im ersten Zahlungszeitraum 2028 erforderlich.

 

Abschlags- und Schlussrechnung

Viele Aufträge und Projekte werden durch Abschlags- und Schlussrechnungen abgerechnet. Statt einer Gesamtrechnung über die gesamte Auftragssumme werden zunächst eine Anzahlung oder Teilzahlungen für bestimmte Teilschritte in Rechnung gestellt. Am Ende erfolgt eine Schlussrechnung. In dieser müssen gemäß Vorschrift die Abschlagszahlungen samt Umsatzsteuer aufgeführt werden. Weitere Informationen dazu lesen Sie in „Abschlagsrechnung – Einfache Erklärung und praktische Tipps“ und „Abschlags- und Schlussrechnungen: So unterstützt Sie orgaMAX“.

Allerdings sind ordnungsgemäße XML-Schlussrechnungen gemäß dem aktuellen E-Rechnungsstandard noch nicht möglich: Die Norm sieht eine Schlussrechnung nach deutscher Vorschrift derzeit nicht vor.

  • Um diesem Problem zu begegnen, schlägt das BMF-Schreiben sogenannte Restrechnungen vor: jede Teilzahlung wird in einer gesonderten Rechnung erfasst und am Ende der noch offene Restbetrag in einer ebenfalls eigenständigen Rechnung berechnet. In einer solchen Restrechnung dürfen die vorherigen Rechnungen zum Gesamtauftrag zumindest erwähnt werden, allerdings nur mit Nettobeträgen.
  • Wer lieber weiterhin mit Abschlags- und Schlussrechnung arbeitet, darf bis Ende des Jahres 2027 die vom Umsatzsteuerrecht geforderten Angaben zu den Abschlagsrechnungen als „unstrukturierte Datei“ in der E-Rechnung unterbringen.

 

Rechnungskorrektur

Natürlich kann auch eine fehlerhaft ausgestellte E-Rechnung korrigiert werden. Dafür gelten die bisher schon bekannten Anforderungen an Rechnungsberichtigungen. Sie werden in „Rechnungskorrekturen, Stornorechnung, Gutschrift und Zahlungserstattung: So ändern Sie fehlerhafte Rechnungen“ dargestellt.

Zusätzlich gilt nun: Eine E-Rechnung kann nur durch eine Korrekturrechnung im gleichen Format berichtigt werden. Die Korrektur durch eine sonstige Rechnung ist nicht zulässig.

 

Rechnungsformat falsch – Vorsteuerabzug trotzdem möglich

Eher beruhigend klingt, was das BMF-Schreiben zum Vorsteuerabzug im Fall einer Rechnung im falschen Format sagt. Wenn Sie selbstständig sind und von einem Lieferanten oder Auftragnehmer eine sonstige Rechnung erhalten, obwohl eine E-Rechnung vorgeschrieben wäre, können Sie den Umsatzsteueranteil am Rechnungsbetrag vermutlich trotzdem geltend machen. Natürlich muss die sonstige Rechnung dafür alle vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten.

„Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung“ seien die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug in der Regel erfüllt, heißt es in dem Schreiben. Allerdings besteht anders als bei einer ordnungsgemäßen Rechnung kein Anspruch auf Erstattung der Vorsteuer.

 

Lektüretipps:

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